Was ist eine Rechnung? Definition:
Eine Rechnung dient zur Begleichung einer Schuld aufgrund einer vertraglich vereinbarten und erbrachten Leistung in einer Form des Geldes.
Die Zahlung dieser Schuld ist gesetzlich festgelegt im Bürgerlichen Gesetzbuch gemäß § 286. Wann ist die Rechnung spätestens zu zahlen? § 286 (3): Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.
Mustervorlage 'Rechnung schreiben' - Was muss in einer Rechnung stehen?
Auch die Unternehmer von Hotels, Restaurants und Lieferanten sowie Hersteller von Waren führen Leistungen oder Lieferungen aus und erstellen deshalb Rechnungen.
Wie schreibe ich nun eine korrekte Rechnung? Diese muss untere steuerliche Angaben enthalten. Der Rechnungsempfänger hat zu prüfen, ob die Rechnungsangaben in Ordnung sind. Ist die Rechnung fehlerhaft, versagt das Finanzamt den Vorsteuerabzug, wenn dies geprüft wurde.
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Nummer für die Rechnung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstandes der Lieferung oder Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Hotel →Dienstleistung)
- Zeitpunkt der Lieferung oder Ausführung
- Angewendeter Steuersatz, Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen sind mit entsprechenden Steuersätzen getrennt auszuweisen
- Entgelt für die Lieferung oder Ausführung
- Steuerbetrag auf das Entgelt, ist gesondert auszuweisen - bei Steuerbefreiung wie z.B. Kleinunternehmer Hinweis einpflegen
- Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung sollte der Zeitpunkt der Zahlung vereinbart werden - am besten AGB Hinweis machen
Enthält eine Rechnung nicht alle Angaben, muss sie berichtigt werden gemäß § 31 Abs. 5 UStDV.
Wichtig: Alle Rechnungen sind für das Finanzamt prüfungssicher zu administrieren.
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Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung betrifft die Fertigung von Rechnungen, deren Höhe unter 250 € liegt.
Sie muss enthalten: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, genaue Lieferbezeichnung, Bruttopreis, Umsatzsteuersatz 7 oder 19 Prozent.
Quelle siehe Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung UStDV § 33 Rechnungen über Kleinbeträge.
Elektronische Übermittlung der Rechnung an den Rechnungsempfänger
Durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind rückwirkend zum 1. Juli 2011 die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers … zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend.
Tipp: Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Übermittlung der Rechnung auf dem elektronischen Weg von Vorteil, da erheblich Porto gespart werden kann. Auch muss die Datei nicht mehr wie früher mit einer qualifizierten Signatur verschickt werden.
Gegenüber dem früher als Alternative nur zugelassenen Fax kann der Empfänger jetzt einen Mail-Anhang in bester Qualität (wie das Original) erhalten.
Erfahrungsgemäß verlangen nach wie vor Rechnungsempfänger eine "Originalrechnung". Das Original ist in diesem Fall die Datei auf dem PC des Rechnungserstellers. Doch Vorsicht: Oft ist die Verteilung der Rechnung auf elektronischem Weg mit erhöhtem Mahnaufwand verbunden (Gründe: nicht erhalten, übersehen, im Spam-Filter gelandet, nicht erhalten haben wollen etc.)- und damit Personalaufwand, der den Porto-Aufwand schnell übersteigen kann.
Aufbewahrungsfristen von Rechnungen
Eine Rechnungskopie muss der Unternehmer zu den Akten nehmen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Ausstellung und beträgt zehn Jahre, bei Privatpersonen 2 Jahre.
Eingangsrechnungen unterliegen dem gleichen Recht. Die Verpflichtung zur Rechnungslegung besteht auch bei der Ausführung von steuerfreien Leistungen. Verstöße gegen Rechnungsausstellungspflicht werden mit Bußgeld geahndet.
Dies bedeutet weiterhin die Aufbewahrung und Prüffähigkeit der Rechnungen gemäß GDPdU.
Neue Rechnungserstellung nach Erbringung einer Leistung
Werbekostenzuschuss Rechnung
Werbekostenzuschüsse sind begehrte, kostenlose Hilfen für die Gastronomie. Aber auch hier muss die Rechnung allen Ansprüchen des Finanzamtes genügen, siehe den Eintrag Werbekostenzuschuss Rechnung.
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Tipps
- Finanznachrichten lesen
- Ist die elektronische Übermittlung der Rechnung gesetzlich erlaubt: ja, siehe oben
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) lesen
- Rechnungen unter 250 € - eventuell interessant für Kleinunternehmer wie die Betreiber von Pensionen etc. - müssen wesentlich weniger Ansprüchen genügen.
Beispiel Rechnung Schreiben Vorlage kostenlos - ein Begriff der Rubrik BWL