Tagungsplanung und Seminarplanung betrifft die Planung und Organisation der Tagung.

Die Kunden haben meistens sehr genaue Vorstellungen von der Gestaltung und der Verpflegungsleistung ihrer Veranstaltungen, die häufig von den vorgefertigten Tagungspaketen abweichen.

Empfehlenswert ist deshalb eine Tagungspauschale als Basistarif (mit einer technischen Grundausstattung und Verpflegungsleistungen, siehe hierzu auch -> Tagungsraumausstattung) mit hinzu buchbaren Servicebausteinen. Dadurch ist eine individuelle Tagungsplanung möglich.

Für eine Basis-Tagungspauschale gibt es also zahlreiche Leistungsbausteine, die individuell und dem Budget entsprechend ergänzt werden können. Dies macht auch die Preisgestaltung für den Kunden überschaubarer.

Seminarplanung und Tagungsplanung wird auch als Dienstleistung von Dritten angeboten. Tagungsplanung ist vor allem für Firmen, die noch nie eine Tagung durchgeführt haben, mit vielen Unwägbarkeiten verbunden.

Damit eine Tagung, ein Seminar oder eine Weiterbildungsmaßnahme ein wirklicher Erfolg wird, erbringen diese Firmen folgende Leistungen bzw. prüfen Locations auf folgende Merkmale ab (die Reihenfolge der Nennung stellt gleichzeitig eine Wertigkeit der einzelnen Leistungen dar):

• Auswahl von Hotels oder Locations, die Ziergruppen orientiert ausgerichtet sind
• Tagungsräume in den gewünschten Größenordnungen und Ausstattung mit dem Lernziel förderlichen Umfeld wiez.B. gute Lichthelligkeit
• Moderne Tagungsraumtechnik für alle Anforderungen
• Rahmenprogramme für spezielle Anlässe
• Sicherstellung der Veranstaltung durch einen zuverlässigen Vor-Ort-Service
• Erholungs- und Wellness- Möglichkeiten für die Teilnehmer
• Organisation von Bus-Exkursionen, Shuttle- Services, VIP-Transfers

Bei größeren Events führen diese Firmen auch Ausschreibungen durch, um den besten Preis zu ermitteln.

Fachbegriff Hotellerie


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