Trends Tagungsmarkt Deutschland - welche Ansprüche stellen heute Seminarveranstalter

Für privat geführte Einzelhotels wird es immer schwieriger, Neukunden im Tagungs-und Seminargeschäft zu gewinnen -  Tagungen planen - Checkliste Tagung - Organisation einer Tagung

Bildquelle Feldmann & Partner

Jahr für Jahr entstehen in den Großstädten neue hochmoderne Konferenz- und Businesscenter, die teilweise mit Dumpingpreisen neue Kunden locken. In den Schulungsakademien der Banken und Versicherungen, die eigentlich für firmeninterne Veranstaltungen entstanden sind, melden immer mehr externe Seminarveranstalter ihre Schulungen an, weil sie wesentlich preisgünstiger sind als Hotels. Selbst Jugendherbergen verfügen mittlerweile über technisch perfekt ausgestattete Tagungsräume und nehmen durch geringe Mitgliedsbeiträge der Hotellerie die klassischen Tagungskunden weg. Auch die Qualität ist für Veranstalter von Tagungen entscheidend

Doch nach wie vor entscheidet nicht alleine der Preis darüber, wo eine Firma ihre Aussendienst-Tagung oder ihr Motivationstraining durchführt. Auch die Qualität in Bezug auf Unterbringung, Betreuung und Service ist für viele Tagungsveranstalter genau so maßgeblich. Hotels, die die heutigen Ansprüche der Seminarveranstalter kennen, können auch mit höheren Preisen ihre Veranstaltungsräume gut auslasten und im Wettbewerb um den Tagungsort bestehen.

Tipp 1: Tagungsangebote auf die Ziele des Kunden abstimmen
Wenn Sie Kontakt zu einem potenziellen Neukunden im Tagungsbereich haben, sollten Sie feststellen, welche Art von Veranstaltung er bei Ihnen durchführen würde und, was für Sie entscheidend ist, was er durch das Seminar erreichen will. Damit er seine Tagung erfolgreich durchführen kann, braucht er einen Tagungsort, der ihm dafür optimale Voraussetzungen bietet und ihn dabei unterstützt. Genau dieses Gefühl müssen Sie ihm vermitteln.

Tipp 2: Speiseangebot individuell an Tagungsteilnehmer anpassen
Bewertungslisten von Seminarteilnehmern machen immer wieder deutlich, wie wichtig das Speiseangebot für die Teilnehmer und Referenten eines Seminars sind. Deshalb sollten Sie dieses den Ansprüchen der Tagungsveranstalter anpassen. Im besten Falle sprechen Sie vorher ab, ob die Teilnehmer der Tagung eher bürgerliche oder leichte Speisen wünschen. Grundsätzlich sollten Sie jedoch berücksichtigen, dass Teilnehmer einer Tagung fast den ganzen Tag sitzen und somit eher ein leichtes und vollwertiges Essen sinnvoll ist. Werben Sie damit, dass Sie Ihr Speiseangebot nicht pauschal anbieten, sondern auf die Bedürfnisse des Veranstalters der Tagung abstimmen.

Tipp 3: Moderne Tagungsraumtechnik anbieten
Die Seminarveranstalter wissen, dass fast jedes Hotel mit einer modernen Tagungstechnik wirbt, diese jedoch oft veraltet ist. Auch wenn damit einige Investitionen verbunden sind, sollten Sie darauf achten, Ihre Standard-Tagungstechnik immer in einwandfreiem Zustand und auf dem neuesten Stand zu halten. Für Technik, die Sie nicht regelmäßig brauchen, wie beispielsweise eine Videokonferenz-Anlage, sollten Sie sich einen Zulieferer in Ihrer Nähe suchen, bei dem Sie die Technik anmieten können.

Tipp 4: Wettbewerb permanent beobachten
Bedenken Sie, dass Ihre Mitbewerber wahrscheinlich auch beobachten, wie Ihre Tagungsangebote gestaltet sind und welche Firmen auf Ihrer Veranstaltungstafel stehen. Umgekehrt sollten Sie das Selbe tun. Denn einerseits können Sie dadurch eventuelle Marktlücken auf regionaler Ebene erkennen und besser einschätzen, wie wettbewerbsfähig Ihre Seminarangebote in Bezug auf Preis und Leistung sind. Wenn es zum Beispiel in Ihrer Nähe einen See gibt, der bisher von noch keinem Hotel genutzt wird, könnten Sie der Erste sein, der seinen Seminargästen ein spannendes Wettrudern als Rahmenprogramm anbietet. Denn auch Aktiv- und Rahmenprogramme sind für Seminarveranstalter heute von großer Bedeutung.

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