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Elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe - Vorteile, Test, Datenschutz

09.04.2018 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

Wann macht eine elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe Sinn? Wir geben Empfehlungen für die Hoga und Kleinbetriebe wie Lieferanten und entsprechende Herstellerfirmen. Themen: ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht? - Vorteile der elektronischen Zeiterfassung - Die Elektronische Zeiterfassung und der Datenschutz sowie gesetzliche Grundlagen - Stellen Sie kostenlose Anfragen an entsprechende Software Frmen

Geld kann man vermehren, Zeit leider nicht
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Einführung: ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Eine generelle Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gibt es nicht, es sei denn, es gibt hierzu  eine Betriebsvereinbarung. Dies ist eventuell bei größeren Betrieben der Fall, die einen Betriesbrat haben ('Kann' Bestimmung ab 5 stimmberchtigten Mitarbeitern). Maßgeblich ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). § 16 zum Aushang des Gesetzes und Dokumentation der Arbeitszeitnachweise sagt aus, Zitat:  

(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Fazit: Gemäß § 3 Satz 1 darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Tut sie es doch, ist eine Zeiterfassung Pflicht und zwar unabhängig von der Größe der Firma, ergo auch Kleinbetriebe wie Hotels, selbst wenn es nur einen Angestellten gibt. Eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung gibt es per Gesetz nicht, die Aufzeichnung kann auch durch Mitarbeiter  geleistet werden. Hier stellen sich nur dann die Fragen zur Qualität, Effizienz und Nachhaltigkeit z.B. beim Thema der Lohnabrechnung

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung

In vielen Kleinbetrieben hat sich über viele Jahre eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickelt. Jeder kann sich auf den anderen verlassen und dies dokumentiert sich dann auch oft in einer langen, erfolgreichen Firmenhistorie. Hier bringt eine elektronische Zeiterfassung eher Nachteile als Vorteile. Ab 4 Mitarbeitern werden die Strukturen aber unübersichtlich.

Die Personalplanung und Arbeitszeiterfassung muss dann in über ein modernes Zeiterfassungssystem gesteuert werden. Der Arbeitgeber möchte zudem diese Daten für die weitere Arbeitszeitplanung  und die Lohnabrechnung auswerten. Wichtige Leistungsmerkmale für den Arbeitsnehmer bei so einer Software sind eine Kommunikations-App sowie eine digitale Arbeitszeitabrechnung, die die Stempeluhr abgelöst hat.

Die elektronische Zeiterfassung kann fgolgende Vorteile bieten:

  • Archivierung, rechtssicher über eine ‚Cloud'
  • Aufgabenmanagement mit  Ausgabe von Arbeitsanweisungen z.B. für das Briefing
  • Online-Zeiterfassung von A bis Z
  • Kostenmanagement (ein mögliches Zusatzmodul)
  • Planung der Schichten
  • Schichtplanung mit Tausch von Schichten via App
  • Schnittstelle zu Schließsystemen
  • Upload von Arbeitsdokumenten

Der Arbeitgeber hat damit ein effizientes Tool für die komplette Personalplanung und Arbeitszeit zur Verfügung. Herkömmliche Schichtpläne in Papierform gehören dann der Vergangenheit an. Schichten z.B. in Hotels oder Zulieferern lassen sich damit schnell und sicher planen.

Elektronische Zeiterfassung Datenschutz

Die verschiedenen Arbeitszeitverordnungen der Länder bestimmen, dass die erfassten Arbeitszeitdaten nur für die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit sowie für Zwecke der Lohnabrechnung verwendet werden dürfen. Die personenbezogenen Daten dürfen in dem Zeiterfassungssystem nur zu diesem genau bestimmten Zweck verarbeitet werden. Sie sind spätestens nach zwei Jahren zu löschen.

Elektronische Zeiterfassung Gesetz

Wie bereits oben beschrieben ist hier das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) maßgeblich, für die Hotellerie und Gastronomie insbesondere: § 9 Sonn- und Feiertagsruhe und § 10 Sonn- und Feiertagsbeschäftigung sowie speziell: § 11 Ausgleich für Sonn- und Feiertagsbeschäftigung: (1) Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben. Und: ‚(3) Werden Arbeitnehmer an einem Sonntag beschäftigt, müssen sie einen Ersatzruhetag haben, der innerhalb eines den Beschäftigungstag einschließenden Zeitraums von zwei Wochen zu gewähren ist'.

Elektronische Zeiterfassung Test

Zum Beispiel mit RFID Transponder Chip, Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip Leser für Tischbetrieb oder Wandmontage, z.B. für Windows, - ideal für kleine Unternehmen mit Lizenz für 15 Mitarbeiter (erweiterbar). Machen Sie über die

einen Test für die Hard- und Software von Zeiterfassungssystemen. Die Anfragen sind dazu gemäß AGB kostenlos.

Tipps

  • Elektronische Zeiterfassung Betriebsrat: Rechtliche Grundlage in Deutschland ist das Betriebsverfassungsgesetz, nach welchem Arbeitnehmer eines Unternehmens mit mindestens fünf ständigen und wahlberechtigten Arbeitnehmern berechtigt sind, einen Betriebsrat zu wählen. Dieser legt in einer Vertriebsvereinbarung fest, wie die (elektronische) Zeiterfassung geregelt wird. Mehr Info siehe Personalzeiterfassung, siehe hier Abschnitt Personalzeiterfassung im Arbeitsrecht
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise
  • Schnitstelle zu Hotelschliesssystemen
  • Software für Zeiterfassungssysteme

Tags: Zeiterfassung: elektronisch, Einführung elektronische Zeiterfassung Pflicht, elektronische Zeiterfassung Vorteile/Nachteile, Elektronische Zeiterfassung Vertriebsvereinbarung

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