Geht es um Kassensysteme, fällt der Finanzamtkonformität eine große Bedeutung zu. In Deutschland gibt es verschiedene Gesetze, die sich auf die Nutzung von Kassensystemen in der Gastronomie und in anderen Branchen beziehen. Unser Artikel stellt die bisher geltenden Richtlinien anschaulich dar und erklärt, was sich ab 2020 ändert
Regelungen nach der GoBD von 2017
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" werden unter dem deutlich weniger sperrigen Kürzel GoBD zusammengefasst und gelten seit 2017 für alle deutschen Unternehmen, die mit Bareinnahmen und Barausnahmen zu tun haben. Die Richtlinien nahmen den Platz der zuvor gültigen GDPdU ein.
Sämtliche Barumsätze müssen demnach in chronologischer Reihenfolge vollständig einzeln erfasst und für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Dabei darf keine Option auf nachträgliche Abänderungen bestehen. Jeder Umsatz ist mit einem Kassenbeleg zu untermauern. Eine finanzamtkonforme Registrierkasse muss nach der GoBD 2017 manipulationssicher sein, Protokolle bezüglich der Kassenprogrammierung, Organisationsunterlagen und nummerierte Z-Belege abspeichern und zusätzlich zu den Kassenbüchern und gängigen Aufzeichnungen Arbeitsanweisungen beinhalten, sofern diese für das Verständnis der Inhalte von Bedeutung sind.
Gastronomie Kassensysteme – Digitale Registrierkasse und offene Ladenkasse im Vergleich
Im Gegensatz zur Sachlage in Österreich gibt es in Deutschland bislang keine Registrierkassenpflicht. Nutzt man eine offene Ladenkasse, bleibt man aber keineswegs von GoBD Regelungen verschont. Tägliche Kassensturz-Protokolle und eine lückenlose Protokollierung der Z-Bestände sind unerlässlich.
Im Vergleich zum digitalen Kassensystem, in dessen Rahmen viele Prozesse vereinfacht werden, ist die Nutzung einer offenen Ladenkasse daher mit mehr Aufwand verbunden. Allerdings können moderne Gastronomie Kassensysteme mit Tablet und Handheld viel mehr als nur bonieren und Rechnungen drucken. Oft sind, wie beispielsweise beim Anbieter Orderbird, schon Buchhaltungssysteme, Warenwirtschaftssysteme und auch DATEV Schnittstellen zum Finanzamt integriert.
Gesetz der Kassennachschau 2018
Seit Gültigkeit des Gesetzes der Kassennachschau aus dem Jahr 2018 haben Finanzämter die Möglichkeit, jederzeit unangekündigte Kassenprüfungen vorzunehmen. Schneit ein Finanzbeamter während der Ladenöffnungszeiten herein, ist er also berechtigt, Auskünfte bezüglich der Kassenführung zu erhalten und Einblick in die Kassenbücher zu nehmen. Ein Grund mehr, der finanzamtkonformen Speicherung diesbezüglicher Daten und Protokolle eine hohe Priorität beizumessen.
Das ändert sich mit der KassenSichV 2020
Die KassenSichV, die 2020 in Kraft treten wird, bezieht sich auf elektronische Registrierkassen, sodass Nutzer einer offenen Ladenkasse nicht von den neuen Regelungen betroffen sind. Doch was genau sieht die KassenSichV vor? Diese Punkte stehen im Fokus:
TSE
Bis zum 30.09.2019 sind digitale Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, auszustatten. Dies findet im Sinne des Manipulationsschutzes statt, wobei die damit zusammenhängenden Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zu berücksichtigen sind.
Kassenmeldepflicht
Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt bis Ende September 2020 gemeldet werden. Eine Meldung ist auf elektronischem Wege oder auf dem Postweg einzureichen. Die rechtsgültige Meldung muss verschiedene Angaben, zum Beispiel zur steuerpflichtigen Person, der Anzahl an Aufzeichnungssystemen, der TSE und zum Kaufdatum, enthalten.
Belegausgabepflicht
Mit Beginn des Jahres 2020 sind Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, dazu verpflichtet, ihren Kunden einen Kassenzettel auszuhändigen, sofern diese den Bon nicht eigeninitiativ ablehnen. Unter gewissen Umständen lässt sich ein Befreiungsantrag aus Gründen der Unzumutbarkeit stellen. Sofern ein Unternehmen im Zeitraum zwischen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 eine nicht umrüstbare elektronische Registrierkasse angeschafft hat, die den Richtlinien der Speicherung digitaler Unterlagen bei Barumsätzen gerecht wird, profitiert es von der Übergangsfrist bis zum Ende des Jahres 2022.