Wer ein Ladengeschäft, eine Gastronomie oder gar ein Hotel eröffnen möchte, muss sich um viele Dinge kümmern. Unabhängig von der Branche und der Einrichtung des Geschäfts stellt sich die Frage nach einem Kassensystem, denn ohne Registrierkasse lassen sich Waren, Produkte oder Dienstleistung nur verschenken. Man sollte diesen Punkt von vornherein bedenken um spätere Verzögerungen oder Änderungen zu vermeiden. Worauf sollte man also achten, wenn es um die Wahl des passenden Kassensystems geht und welche Lösungen gibt es überhaupt?
Gesetzliche Bestimmungen beachten
Bei der Auswahl einer Registrierkasse gibt es eine Menge Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt. Neben der großen Auswahl an Systemen und Herstellern sind vor allem auch gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Alle wichtigen Informationen lassen sich den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD entnehmen. Insbesondere die Registrierkassenpflicht sollte hier beachtet werden, hier werden die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung geregelt. Die Regelung wurde erst im Jahr 2017 geändert, um Steuerhinterziehung zu bekämpfen.
Ist das System hinsichtlich aller Richtlinien konform?
Seit 2017 sind Unternehmen in Deutschland, welche digitale oder elektronische Kassensysteme verwenden dazu verpflichtet, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Dabei müssen sämtliche Daten, Umsätze, Einnahmen und sonstigen Geschäftsvorfällen des Kassensystems lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden.
Zudem muss ein elektronisches Kassenbuch für das Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Alle Aufzeichnungen müssen anschließend für 10 Jahre so gespeichert werden, dass keine nachträgliche Änderung mehr möglich ist. Es ist ratsam, den Hersteller vor dem Kauf eines bestimmten Kassensystems zu fragen, ob das System auch den gesetzlichen Regelungen entsprechen, um so auf der sicheren Seite zu sein.
Individuelle Ansprüche berücksichtigen
Wie bereits erwähnt werden bei unterschiedlichen Geschäften auch unterschiedliche Kassensysteme benötigt. Prinzipiell unterscheidet man hier zwischen zwei Varianten. Zum einen Kassensysteme für die Gastronomie und zum anderen Kassensysteme für den Handel. Während eine Kasse in der Gastronomie häufig auch zusätzliche Funktionen erfüllen muss, etwa als Bestell- und Informationssystem, kommt es bei Kassen für den handel mehr darauf an, dass diese vielfältig verknüpfte Daten kommunizieren und ausgeben zu können.
In den letzten Jahren haben sich Kassensysteme stark entwickelt und das Angebot an verfügbaren Systemen hat sich stetig erweitert. Zahlreiche Zusatzfunktionen ermöglichen es sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren und einzusehen. Da ein Kassensystem in der Regel eine langfristige Entscheidung darstellt, sollten die individuellen Ansprüche genau definiert und das passende System nach genauen Kriterien ausgewählt werden. Folgende Fragen können dabei helfen:
- Wie viele Warengruppen und Artikel befinden sich im geplanten Sortiment?
- Wie viele Mitarbeiter sollen Zugriff auf die Kasse haben?
- Wie ist das zu erwartende durchschnittliche Kundenaufkommen?
- Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt? Beispielsweise Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung aber auch Kreditkartenterminals oder Druckern?
- Sollen mit dem Kassensystem auch Daten ausgewertet werden?
Auf einfache Handhabung achten
Je einfacher die Kasse zu bedienen ist, desto weniger Zeit muss der Händler später im Büro verbringen. Ein Kassensystem sollte vor allem einfach in der Handhabung sein. Zudem sollte es auch zur jeweiligen Branche passen, ein Restaurant beispielsweise benötigt ein anderes Kassensystem als ein Supermarkt. Ein zu kompliziertes Kassensystem ist in vielerlei Hinsicht nicht zu empfehlen, Mitarbeiter müssen sich lange hineinarbeiten, Bedienungsfehler können nicht nur die Kunden, sondern auch das Finanzamt verärgern.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Produkte eigenhändig in das System geladen werden können. Manche Hersteller bieten nur Kassensysteme an, bei denen dafür ein Techniker benötigt wird. Das stellt einen unnötigen Zeit- und Kostenfaktor dar.
Auf Kompatibilität achten
Mit dem jeweiligen Kassensystem müssen verschiedene Geräte kommunizieren. Drucker, Barcodescanner, Kundendisplay, Kassenlade sowie weitere Zusatzgeräte müssen alle untereinander kompatibel sein. Auch ist es wichtig, dass das System erweitern lässt und so flexibel an geschäftliche Änderungen angepasst werden kann, etwa wenn eine zusätzliche Kasse dazu kommt. Darüber hinaus sollte die Registrierkasse mit allen gängigen Kassenrollen umgehen können. Weiterhin ist es sinnvoll ein System von einem renommierten Hersteller zu erwerben, sodass der Kundensupport für die nächsten Jahre gesichert ist.
Gegen Ausfälle absichern
Ein Ausfall des Kassensystems kann einen mehr oder minder hohen Schaden verursachen. Insbesondere in Geschäften, in denen die Kasse rund um die Uhr in Betrieb ist, sollte also gegen einen möglichen Blackout vorgesorgt werden. Ausfallsicherheit ist ein wichtiger Aspekt in Bezug auf ein Kassensystem. Es gibt unterschiedliche Lösungen hier vorzugehen, etwa Cloud-basierte Systeme oder die Anschaffung einer zweiten Kasse.
Fazit
Eine Kasse ist zunächst einmal ein unabdingbarer Bestandteil eines Geschäfts. Bequeme Kassiervorgänge sind für Kunden und Personal wichtig und essenziell für einen guten Kundenservice. Eine moderne elektronische Kasse kann betriebliche Prozesse optimieren und leistet so einen wichtigen Beitrag für ein Unternehmen. Moderne Registrierkassen kosten je nach System zwischen 500 und 1500 Euro. Da es eine langfristige Investition handelt, sollte die Wahl gut überlegt sein. Alternativ gibt es auch die Möglichkeit ein Kassensystem zu mieten oder zu leasen.