E-Mail rechtssicher archivieren
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E-Mail rechtssicher archivieren

30.12.2013 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de
E-Mails werden gerade in der Hotellerie und Gastronomie millionenfach verschickt. E-Mails, Anhänge, Abrechnungen, Vereinbarungen, Hotelgutscheine, Leistungen und Hotelbuchungen müssen aufgrund den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums (BMF) über die 'Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)' archiviert werden. Wir erklären die Rechtsgrundlagen und mögliche Techniken zur E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierung ist die Bezeichnung für eine sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten.

Sinn der Archivierung sind zum einen Anforderungen an die Verwaltung für immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse  und zum anderen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von rechtlich (steuerlich) relevanten Dokumenten.

Eine Speicherung im eigenen Mailprogramm reicht selten aus. Alle Mails müssten verlustsicher aufbewahrt werden und nachweislich unverändert bleiben. Natürlich ist eine schnelle Auffindbarkeit sinnvoll. Ebenso müssen sie druckbarfähig sein wie im Originalzustand.

Es müssen handelsrechtliche, steuerliche, mediengesetzliche und technische Bedingungen berücksichtigen werden. Die Art und Weise der Speicherung schreibt die Legislative nicht vor. Auch in der Hotellerie ist das von Nöten - E-mails von potentiellen Gästen müssen aufbewahrt werden, um später zu dokumentieren, dass die Buchung auch tatsächlich vorgenommen wurde. Oder im Sektor der Hotelgutscheine, wo immer noch gestritten wird, wie lange Gutscheine vorzuhalten sind. Zu dem Thema der Gutscheingültigkeit siehe unseren Bericht:

Hotelgutscheine und Restaurantgutscheine - rechtliche Relevanz der Gutscheingültigkeit - Tipps zum Hotelmarketing und Restaurantmarketing

Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen wie z.B. Hotels, Herstellern und Lieferanten besteht seit dem Jahr 2002. Grundsätzlich müssen alle E-Mails, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang stehen, sechs Jahre gespeichert werden (Buchhaltungsrelevante Daten zehn Jahre).

Die rechtlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten. Diese Grundsätze schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen.

Dies trifft auch auf die E-Mails und deren Dateianhänge zu. Weiter gilt die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) - diese Normen bieten aber im Gegensatz zur GDPdU keine konkreten Hinweise, ergo ist diese im Focus des Interesses.

Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert werden. Sie hierzu das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 16. Juli 2001:

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die Archivierung unterscheidet man in zwei grundlegenden Arten. Eine Variante ist die serverseitige Archivierung, die andere die clientseitige Archivierung. Bei der Archivierung mittels Server werden alle E-Mails nach ihrem Eingang auf den E-Mailserver oder ausgehende E-Mails in das Archivsystem übertragen. Bei der clientseitigen Archivierung steuert der Anwender selbst welche E-Mails archiviert werden und welche nicht.

Es gibt verschiedene Software-Programme, die so einen Service anbieten.

Empfehlung für eine serverseitige Archivierung - hier entlasten Sie ihre Angestellten, sparen damit Arbeitszeit und gehen zudem auf Nummer sicher: www.billiton.de/

Tipps

                                          

Archivierung e mails - ein Begriff der Rubrik Technik und Internet

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