Erarbeiten Sie sich Ihre universelle Angebotserstellung Vorlage unter Anleitung dieses Artikels - Verträge für buchungsschwache Zeiträume oder ganzjährige Angebote erarbeiten mit dem Abgleich der Gästezielgruppe, Angebotsinhalt und Vertriebsweg - Lesen Sie diese Checkliste und individualisieren Sie diese für Ihr ganz persönliches Angebotserstellungs Muster!
Zunächst: Wer wird Ihr Vertragspartner?
Welche Positionen müssen für welche Vereinbarung berücksichtigt werden?
- Buchungsumfang/ Kontingente/ free sale
- Buchungswege - wer bucht für wen, sind evtl. Dritte involviert und wird die Buchung dadurch für Sie kostenpflichtig?
- Freiplatzregelung (eine Person im EZ oder ein halbes DZ?)
- No Show Regelung
- Optionsdaten/Stornofristen
- Preis
- Volumenverträge/Bonus-Malus Regelung
- Zahlungsmodalitäten (Zahlungsziele, Zahlungsart, Zahlungsumfang)
Diese Stichpunkte sollen Sie in erster Linie motivieren, mal im Geiste alle Ihre Geschäftspartner durchzugehen und zu überprüfen, ob vertragliche Bindungen bestehen. Ob die Spielregeln im Umgang miteinander klar sind und z.B. für Ihre Firmenkunden überhaupt eine Basis vorhanden ist, auf der Konditionen für das Folgejahr verhandelt werden können.
Angebote/ Specials bei der Angebotserstellung
Ähnlich wie bei der Positionierung Ihres Hauses müssen Sie bei der Gestaltung von Specials/ Arrangements/ Sonderangeboten folgendes abklären:
- Was will ich mit diesem Angebot überhaupt erreichen (in Qualität und Quantität)?
- Welche Gästegruppe will ich damit ansprechen?
- Wie kann ich das Arrangement inhaltlich gestalten? Und überprüfen Sie, ob SIE dieses Angebot reizen würde?! Oder suchen Sie sich eine Testperson aus Ihrem Bekanntenkreis.
- Wo bekomme ich entsprechendes Adressmaterial für potenzielle Kunden her?
- Welche Vertriebswege kann ich nutzen, um mein Angebot zu kommunizieren?
Das Ziel - zu welchem Zeitpunkt will ich was verkaufen? Angebotserstellung Vorlage erstellen
Überlegen Sie sich, ob das Angebot einen buchungsschwachen Zeitraum füllen oder ein ganzjähriges Paket darstellen soll. Wie viele Pakete wollen Sie verkaufen? Beschreiben Sie, für welche Buchungssituationen/ Zeiträume ein Arrangement für Ihr Haus angebracht ist.
Geben Sie nach Möglichkeit 3 Beispiele!
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2. Welche Gästezielgruppe haben Sie im Auge?
Überprüfen Sie, welche Zielgruppe Sie ansprechen wollen - touristische Gruppen, Vereine, Tagungsteilnehmer, den Last Minute Bucher, den Gästekreis 50+ oder ein anderes Klientel? Wen können Sie sich als Gast in Ihrem Haus in den oben von Ihnen umrissenen Zeiträumen vorstellen?
Geben Sie entsprechende Beispiele
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3. Angebotsinhalt
Was könnte diese Zielgruppe jetzt besonders interessieren? Kennen Sie Angebote aus Ihrer Stadt, die besonders erfolgreich laufen? Was zeichnen diese aus? Versuchen Sie kurz 3 verschiedene Angebote mit unterschiedlichen Angebotsschwerpunkten zu formulieren!
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4. Adressaten und vorher Adressdaten recherchieren
Das schönste Angebot nützt mir nichts, wenn ich nicht weiß, an wen ich es adressieren soll. Nutzen Sie das Material, dass Ihnen der Gast zur Verfügung stellt. Firmen in anderen Bereichen müssen Adressen teuer einkaufen, Sie haben mit jedem Meldeschein die Adresse eines Kunden, der sich auf jeden Fall für Ihr Produkt interessiert. Denn er war ja schon einmal da!
Formulieren Sie, wo Sie, zugeschnitten auf Ihre Angebote und Ihre Gästezielgruppe das entsprechende Adressmaterial herholen - sofern Sie sich mit Ihrem Angebot an konkrete Adressaten wenden wollen.
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5. Vertriebsweg
Drucken Sie einen Flyer dafür? Oder machen Sie das Angebot ausschließlich auf Ihrer Internetseite buchbar? Betrachten Sie vorher alle möglichen Vertriebswege!
Je nach Gästekreis sollten Sie die Art der Veröffentlichung Ihres Angebotes wählen. Ist ein Mailing per Post nötig? Oder reicht es aus einen automatischen P.S.-Satz an Ihre E-Mails anzuhängen?
Oder können Sie den Flyer auch direkt Ihren Tagungsgästen beim Check out mitgeben?
Beschreiben Sie konkret 3 Wege, wie Sie die oben skizzierten Angebote vertreiben wollen! Und nach Möglichkeit geben Sie Ihrem Gast auch gleich die Chance, sein Interesse zu signalisieren oder auch schon direkt zu buchen!
Tipps
- Bei Vertragsgestaltungen ist Ihnen sicher Ihr lokaler DEHOGA oder die IHA gern behilflich!
- Beherbergungsvertrag - muss drin stehen?/Muster
- Sie haben Fragen? Schreiben Sie Frau Sabine Möller sam@cph-hotels.com
Übrigens - einerseits gilt bei Angeboten der Satz ‚keep it simple and stupid' - die Erfahrung zeigt, das einfache, klar formulierte Angebote meist am besten gebucht werden. Andererseits ist ein aufwendig gestaltetes und formuliertes Angebot unterstützend im Bereich SEO Suchmaschinenoptimierung.