Das 4 Augen Prinzip: Die Definition bei der Buchhaltung macht’s deutlich
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Das 4 Augen Prinzip: Die Definition bei der Buchhaltung machts deutlich

11.04.2016 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

Die ‚4 Augen Prinzip Definition‘ ist eigentlich einfach und unterliegt der einfachen Regel, dass vier Augen mehr sehen als zwei Augen. Warum wird das Prinzip auch in Hotels immer wieder sträflich vernachlässigt?

Vier Augen Prinzip in großen Firmen: Einer macht Admin, ein anderer checkt die Daten
Vier Augen Prinzip in großen Firmen: Einer macht Admin, ein anderer checkt die Daten

Ach Du großer Gott, denken viele Hoteliers, wenn sie den Begriff ‚Qualitätsmanagement‘ nur hören. ‚Muss bestimmt zertifiziert werden, DIN-Norm, Kosten, hab' andere Sorgen‘ geht es da vielen durch den Kopf, gerade bei denen, die das Haus finanziert haben oder nach einem langen Arbeitsleben in einem unverkäuflichen Desaster in der Pampa stecken. Aber gerade hier muss man aufpassen und seine Kernkompetenzen richtig wahrnehmen. Das Hotelmanagement ist gefordert, Änderungen herbeizuführen.

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Warum die ‚Vier Augen Prinzip Kontrolle‘ leider oft außen vor bleibt

Die Preise sind und bleiben im Hotel die Achillesverse des Erfolgs. Fehlerhafte Eingaben können dringend benötigt Liquidität verringern. Das Front Office gibt die Preise in die Hotelsoftware oder den Channelmamager ein und kommuniziert manchmal falsche Preise, die im schlechtesten Fall so teuer sind, dass kein Verkauf zustande kommt. Oft sind verkrustete Strukturen schuld, die nicht Fehler, sondern Vorsatz mutmaßen lassen, den man aus Scham nicht benennen möchte. Die Maxime ‚Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser‘ sollte bei einem Briefing durch die Formel ‚Teamwork bringt bessere Ergebnisse‘ ersetzt werden. Und die Hotelleitung muss auch nicht mehr vor Ort sein, um in der Administration der Hotelsoftware eine zweite Clickbox abzuhaken — der Hotelzimmerverkauf über iPhone ist längst Alltag.

Das ‚4 Augen Prinzip‘ bei der Bank und der Buchhaltung

Die Definition des '4 Augen Prinzips' wurde ursprünglich für Bankgeschäfte und die Buchhaltung entwickelt. Grundsätzlich wird hier das 4-Augen-Prinzip bei allen sicherheitsrelevanten Aufgaben angewandt. Sicherheitsrelevante Prozesse sind immer organisatorisch so gestaltet, dass die 4 Augen-Kontrolle zwingend notwendig stattfinden muss, damit ein Vorgang abgeschlossen werden kann.

Die Urdefinition ist das Mehraugenprinzip, das auch als Sechs-Augen-Prinzip bis zum ‚10.000-Augen-Prinzip‘ geht, das eine Methode der Qualitätssicherung bei Großprojekten ist und anscheinend in Deutschland teilweise sehr vernachlässigt wird, betrachtet man z.B. den BER Airport (das so genannte verschärfte Null Augen- oder Masken Prinzip des großen Vorsitzenden - ironisch-sarkastische Anmerkung des Autors) und die Elbphilharmonie.

Anweisungen bei Zahlungsabwicklungen der Buchhaltung dürfen also nicht von den gleichen Mitarbeitern wahrgenommen werden. Zahlungen von Beträgen sind von 2 Mitarbeitern freizugeben. Beschäftigten, denen die Buchführung oder die Abwicklung von Zahlungen obliegt, darf die Befugnis zur sachlichen und rechnerischen Feststellung nur übertragen werden, wenn der Sachverhalt von ihnen beurteilt werden kann.

Im Zahlungsverkehr kann beispielsweise eine Person die Zahlungsverkehrsdaten zwar in das dazu verwendete System eingeben. Die passwortgesteuerte Freigabe kann durch aber nur durch eine weitere Person ermöglicht werden.

Was also in der sicherheitsrelevanten Buchhaltung gilt, sollte bei kritischen Wegen im Hotel auch gelten - im Housekeeping machen es die Zimmermädchen und Hausdamen vor, in anderen Bereichen - u.a. beim Brandschutz - hapert es. Natürlich wird bei den Ketten das Vier Augen Prinzip angewendet, in der Privathotellerie wurschtelt man sich oft noch durch.

Was sagen Sie zu diesem Management Tipp?  - gern empfangen wir Ihre Meinung, die wir umgehend mit Linkhinweisen (wenn gewünscht) unten veröffentlichen.

Weitere Hinweise zum 4 Augen Management

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