Controlling- und Managementinformations-System Profit & Loss
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Controlling- und Managementinformations-System Profit & Loss

24.09.2010 | Steinkogler Software-, Entwicklungs- und Vertriebsgesellschaft mbH
Erwin Steinkogler, Gründer von "Steinkogler Management", setzt sich seit mehr als zwei Jahrzehnten mit dem Thema "Controlling in der Hotellerie" auseinander. Das Unternehmen entwickelte das Controllingsoftware "Profit & Loss", das ein strategisches Controlling auf Basis einer IT Lösung darstellt. In die Software ist das gesamte Know-how aus der langjährigen Consultingtätigkeit von Erwin Steinkogler ebenso eingeflossen wie die Erfahrungen und Erkenntnisse aus zahlreichen Managementleistungen im Hotelsektor Mit Profit & Loss ist die Entwicklung eines Management-Informationssystems gelungen, das dem Anwender tagesaktuell einen gesamtheitlichen Überblick über die wesentlichen betrieblichen Kennzahlen und Größen liefert. Jeder Entscheidungsträger erhält damit die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, inwieweit wirtschaftliche als auch strategische Ziele erreicht wurden. Die Visualisierung erfolgt über den so genannten "Management Ticker". Hier werden Umsatz, Kosten und Ergebnis in einem Soll-Ist-Abgleich komprimiert und grafisch übersichtlich dargestellt.

Profit & Loss importiert die erforderlichen betriebswirtschaftlichen Daten automatisch aus den entsprechenden Vorsystemen wie Hotelverwaltungs- und Buchhaltungsprogrammen. Bereits in Profit & Loss integriert sind eine Mitarbeiterverwaltung sowie ein Planungs- und Marketingtool mit relevanten Vertriebsdaten. Die Integration dieser Analysefunktionen hat den Vorteil, dass nicht mehr auf gesonderte Excel-Tabellen einzelner Abteilungen zurück-gegriffen werden muss. Durch Rechenprozesse werden die Daten der vier Kernbereiche - Human Resources, Märkte/Kunde, Finanzen und interne Prozesse - in Beziehung zuein-ander gesetzt und transparent gemacht, so dass der Anwender in Sekundenschnelle bereichsübergreifende Analysen und Auswertungen in variablen Detailgraden erhält.

Die Tagesaktualität der Daten und der schnelle Überblick auch im laufenden Geschäftsmonat und damit die Möglichkeit, absolut zeitnah die strategische Vorgehensweise zu überdenken, gehören zweifelsohne zu den großen Stärken von Profit & Loss. Als modernes Management-Informationssystem stellt es aber natürlich nicht nur ein reines Analysemodul dar, sondern leistet auch dem gesamten Kreislauf von Planung, Steuerung und Kontrolle Genüge.

Neben den Möglichkeiten detaillierter Analysen unterstützt das Programm den Unternehmer auch im Planungsprozess. Mit Profit & Loss lassen sich in kürzester Zeit präzise und komplexe Planungen erstellen, da alle für die Planung und Budgetierung notwendigen Daten und Informationen im gleichen System gespeichert sind. Soll beispielsweise eine Erlösplanung erstellt werden, so berücksichtigt das System nicht nur Vergangenheitswerte sowie bestehende fixe und tentative Buchungen, sondern auch aktuelle Daten aus dem Yield-Kalender, der ebenfalls in dem System integriert ist. Auch bei der Kostenplanung müssen lediglich die variablen Kostenanteile explizit ergänzt werden, alle Fixkosten werden automatisch eingelesen. Zeit- und personalaufwändige Berechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Um die Planung so realitätsnah wie möglich zu erhalten, können grundsätzlich durch den Planungsverantwortlichen jederzeit optimierte Werte hinzugefügt und Anpassungen vorgenommen werden. So kann Marktentwicklungen zu jedem beliebigen Zeitpunkt Rechnung getragen werden und exakte GOP-Hochrechnungen können auf Basis aktueller Zahlen auch während eines laufenden Monats erstellt werden.

Profit & Loss erleichtert auch die Finanzplanung. Aus der Finanzbuchhaltung übernimmt das Programm automatisch tagesaktuelle Daten betreffend offene Posten und Forderungen inklusive einer Risikoeinschätzung. In Verbindung mit den Kontodaten lassen sich so Liquiditätsveränderungen und -schwankungen schnell erkennen. Das Programm schafft damit die Grundlage für eine aktive Liquiditätssteuerung, die nicht nur dem Betrieb, sondern auch allen Stake-Holdern zugute kommt. Die nachfolgende Übersicht über offene Forderungen veranschaulicht solch eine tagesaktuelle Darstellung.

Durch die fortlaufende Erfassung und Integration aller relevanten Daten aus dem Analyse- und Planungsprozess wird die Tagesaktualität der Daten sichergestellt. Dynamische Auswertungen und Abgleiche sind zu jedem gewünschten Zeitpunkt bzw. Zeitraum abrufbar. Abweichungen zu vorgegebenen Planzielen und Schwachstellen werden unmittelbar deutlich, so dass vom Management notwendige steuernde Maßnahmen sofort eingeleitet werden können. Zeigt zum Beispiel die Marketinganalyse nicht zufriedenstellende Ergebnisse einer bestimmten Aktion auf, so kann kurzfristig mit entsprechenden Veränderungen auf die Marktentwicklung reagiert und weitere wirtschaftliche Einbußen verhindert werden. Hierzu kann auch die Funktion "Forecast" herangezogen werden, die sowohl die fixen als auch die optionalen Reservierungen der kommenden drei Monate darstellt und mit den Vorjahreswerten zu dem entsprechenden Zeitpunkt vergleicht. 

Wie der Aufbau und die Beispiele zeigen, bietet Profit & Loss alle zur Unternehmenssteuerung erforderlichen Mechanismen. Neben den Auswertungen und Analysen erhält der Anwender mittels strategischer Abfragen auch konkrete Empfehlungen im Hinblick auf Optimierungen oder strategische Maßnahmen, die das Erreichen der wirtschaftlichen Ziele sichern sollen. Die auf Basis realer Fakten erstellten Hochrechnungen ermöglichen bei Bedarf nicht nur die Definition neuer Ergebnisziele, sondern zeigen auch auf, wo und wann ein kurzfristiges Eingreifen in das Betriebsgeschehen notwendig ist.

Last but not least steht mit Profit & Loss auch ein Informationssystem zur Verfügung, das es den Verantwortlichen ermöglicht, allen betrieblichen Entscheidungsträgern und allen externen an der betrieblichen Entwicklung interessierten Personen oder Gruppen ohne großen Aufwand in unterschiedlichen und spezifischen Reports die zu einer ertragsorientierten Unternehmenssteuerung erforderlichen Daten zur Verfügung zu stellen.

Profit & Loss eignet sich somit als Management-Informationssystem für jedes moderne Hotel- und Dienstleistungsunternehmen.

Die technischen Anforderungen von Profit & Loss an System und Hardware sind relativ gering. Das Programm zeichnet sich durch einen hohen Bedienungskomfort aus, verlangt keine speziellen Software-Kenntnisse und ist durch die Webbasierung jederzeit und überall erreichbar. Das System bietet zugleich hohe Datensicherheit im Off- und Online-Bereich, um betriebsinterne und vertrauliche Daten zu schützen. Die Sicherheit der Daten ist durch eine 128bit-SSL-Verschlüsselung gegeben.


Eine Präsentation des Systems vor Ort, oder im Showroom der Zentrale von Steinkogler-Management, ebenso wie online per Internet, kann jederzeit telefonisch mit Herrn Harbich unter

0049/8035/96390-132

vereinbart werden.

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