Bevor Sie Ihre neue Tagungssoftware bzw. Veranstaltungsmanagement Software planen, sollten Sie diese Checkliste durchgehen
Die Eventbranche macht in Deutschland ca. 50 Milliarden Euro Umsatz per anno. Das Veranstaltungsmanagement in persona des Convention Sales Managers muss vielfältige Feiern ausrichten, sei es für private Veranstalter oder Corporate Events für Messen, Ausstellungen und Kongresse, aber auch im Bereich der Gesundheit, des Sports und der Freizeit, der Kunst und Kultur.
Diese Branche hat als starker Wirtschaftszweig mit seinen unzähligen Veranstaltungen auch für viele ausländische Kunden eine internationale Wirkung. Informationen und Emotionen müssen auf Veranstaltungen gleichermaßen transportiert werden. Dazu sind Fachkräfte erforderlich, aber auch eine gute Veranstaltungsmanagement Software. Diese Software ist im Bereich der Hotellerie die Spezial Hotelsoftware für Tagungen, Events und Kongresse.
Übersicht zur Planung einer Tagungssoftware bzw. Veranstaltungsmanagement Software
Dies beinhaltet die Planung, Durchführung und Abrechnung eines Kongresses oder einer Tagung. Bei größeren Häusern kommt die Veranstaltungsmanagement Software zum Einsatz, für kleinere die untere Liste:
- Abrechnung der Aussteller
- Abstractmanagement - Inhaltsangabe einer wissenschaftlichen Arbeit gemäß DIN 1426 (Kurzreferat ohne Wertung)
- Einlasserfassung: mobile Kontrolle gemäß Zertifizierung EIV-FOBI, d.h. mobile Anwesenheitserfassung/Zugangskontrolle vor den Räumen mit 2D Barcodescanner
- Erfassung der Teilnehmer: beliebig viele Arten der Teilnehmerarten müssen erzeugt und gebucht werden können
- HTML Anbindung der Tagungssoftware
- Internetregistrierung von der Anmeldung bis zur Mausklick akzeptierten Registrierung
- Kongresskalender
- Listenausdrucke für Teilnehmer, Rahmenprogramme und Zimmerbelegungen sowie Rechnungsjournal
- Mahnwesen
- Kreditkarten- und ec-Karten Bezahlung gemäß Payment Card Industry Data Security Standards (PCIDSS)
- Office-Anbindung der Tagungssoftware
- Planungsmodul mit grafischen Darstellungen für große Veranstaltungen
- Rahmen- und Abendprogramme mit Kontingenten
- Rechnungen mindestens in Deutsch, Englisch und Französisch erstellen, ausdrucken, faxen oder per E-Mail versenden, an Finanzsoftware versenden
- Referentenbuchungen ermöglichen
- Reporte: die obige Listen in Office-Programme und HTML exportieren
- Sales Report und Statistiken
- Suchfunktion in allen Daten und selektiv (Teilnehmer, Zimmer etc.)
- Tagungsraumausstattung Checkliste
- Verfügbarkeiten via Kalender und Zahlen
- Verwaltung der Fortbildungs- (EFN) Nummern mit Meldung an EIV-FOBI (siehe oben)
- Walk in: Auch vor Ort werden Teilnehmer registriert
- Währungen in unterschiedlichen Währungen abrechnen
- Zimmerverwaltung (EZ/DZ etc.) und Reservierung mit Kontingenten
Firmen für Veranstaltungsmanagement Software oder Tagungssoftware
Nutzen Sie diese kostenlose Möglichkeit des Preisvergleiches für Eventmanagment Software: Anfrage gemäß AGB kostenlos.
Tags: Veranstaltungsmanagement Software Open Source, Freeware, Karlsruhe, Hotelsoftware