HotelFriend automatisiert als globales Softwareunternehmen mit Sitz in Berlin die Prozesse im Reise- und Gastgewerbe durch eine intuitive All-in-One-Lösung für das Property Management. Das Unternehmen nutzt seine europäische Präsenz für die Entwicklung hochspezialisierter Cloud-, CRM- und ERP-Anwendungen zur Steigerung der betrieblichen Effizienz...
Heimvorteil zählt
Der Markt für Hotelsoftware ist international geworden. Gerade im deutschsprachigen Raum sind in den letzten Jahren zahlreiche neue Anbieter hinzugekommen. Für Hoteliers wächst damit die Auswahl und mit ihr die Frage, worauf es bei der Entscheidung wirklich ankommt.
Denn wer ein Hotel in Deutschland, Österreich oder der Schweiz führt, kennt die doppelte Anforderung des Alltags: Der Betrieb soll modern, schnell und flexibel laufen und zugleich jede gesetzlichen Vorgaben lückenlos erfüllen. Beides zusammen, ohne Kompromisse, ist der Anspruch, an dem sich Hotelsoftware im DACH-Raum messen lassen muss.
HotelFriend ist mit genau diesem Anspruch angetreten, als Anbieter, der den deutschsprachigen Markt als seine Heimat versteht. Diese Haltung prägt, wie die Software programmiert, betrieben und betreut wird: tief verwurzelt in den Anforderungen der Region, von der ersten Zeile Code bis zum Ansprechpartner am Telefon.
Abgesichert von Grund auf
Der DACH-Raum zählt zu den anspruchsvollsten regulatorischen Umfeldern Europas. Wer hier ein Hotel betreibt, bewegt sich in einem dichten Geflecht aus Vorschriften: GoBD, DSFinV-K, TSE und KassenSichV in Deutschland, die RKSV in Österreich, die DSGVO über allem. Diese Regeln sind kein bürokratisches Beiwerk, denn eine saubere, prüfungssichere Buchführung ist die Grundlage eines jeden Hotelbetriebs.
Bei HotelFriend ist die Einhaltung dieser Vorgaben fest in die Plattform eingebaut. Finanzdaten werden GoBD-konform erfasst, also nachvollziehbar, manipulations- und revisionssicher. Elektronische Kassendaten lassen sich im vorgeschriebenen DSFinV-K-Format für die deutschen Steuerbehörden exportieren. Jede POS- und Kassentransaktion wird über die TSE verschlüsselt, signiert und manipulationssicher protokolliert. In Österreich sind sämtliche Kassenprozesse RKSV-konform inklusive Signaturerstellung.
Weil sich Gesetze ändern, wird die Plattform zudem laufend an die Anforderungen aller drei Länder angepasst. Das Ergebnis ist eine seltene Gewissheit: Kommt die Betriebsprüfung, sind die Daten so, wie das Finanzamt sie sehen will.
Gespeichert nach deutschem Recht
Mit Gästedaten umzugehen heißt, Vertrauen zu verwalten. Und dazu gehört die Frage, wo diese Daten liegen und welches Recht für sie gilt. HotelFriend betreibt seine Software in einem deutschen Rechenzentrum. Die Daten der Gäste bleiben damit im deutschen und europäischen Rechtsraum und unterliegen strengsten Datenschutzstandards.
Im Alltag zeigt sich der Wert dieser Klarheit. Bittet ein Gast um Auskunft über seine gespeicherten Daten oder um deren Löschung, lässt sich beides direkt im System nachvollziehen und erledigen. Fragt eine Aufsichtsbehörde nach, ist von vornherein eindeutig,
wo und nach welchem Recht die Daten verarbeitet werden. Es sind unscheinbare Momente, aber gerade sie machen den Unterschied zwischen einem System, das mitdenkt, und einem, das Fragen offen lässt.
Begleitet von Branchenkennern
Ein Systemwechsel ist für jedes Hotel ein sensibler Moment. Damit er gelingt, braucht es mehr als gute Software. Es braucht Menschen, die den Betrieb verstehen und im richtigen Augenblick zur Stelle sind. Bei HotelFriend übernimmt dies ein deutschsprachiges Team, das den hiesigen Markt und die Abläufe in einem Hotel aus eigener Erfahrung kennt. Es ist da, wenn man es braucht, telefonisch, online und bei Bedarf direkt vor Ort.
Besonders beim Start zahlt sich diese Nähe aus. Wenn Daten übernommen, Schnittstellen eingerichtet und Mitarbeiter geschult werden, entscheidet die richtige Begleitung darüber, wie schnell ein Haus produktiv arbeitet. Auch danach bleibt ein fester Ansprechpartner erreichbar, der das Haus kennt und mitdenkt, wenn neue Fragen oder Anforderungen auftauchen.
Vereint auf einer Plattform
HotelFriend ist seit 2018 als durchgängige Komplettlösung im DACH-Raum etabliert und deckt alle wesentlichen Bereiche eines Hotelbetriebs in einem System ab. Im Tagesgeschäft übernimmt die Plattform die wiederkehrenden Aufgaben des Front Office, hält den Zimmerstatus im Housekeeping in Echtzeit aktuell und bildet auch komplexe Veranstaltungen vollständig ab – von der Reservierung bis zum fertigen Function Sheet, das alle Abteilungen auf denselben Stand bringt.
Ebenso durchgängig ist der Vertrieb gelöst. Über den Channel Manager bleiben Preise und Verfügbarkeiten auf mehr als 200 Buchungsportalen synchron, während die Booking Engine Direktbuchungen provisionsfrei über die eigene Website ermöglicht, für Zimmer ebenso wie für Pakete und Zusatzleistungen. Die Zimmerpreise lassen sich dabei nach Auslastung und weiteren festgelegten Kriterien automatisch anpassen, sodass die Raten ohne manuelles Nachsteuern zur jeweiligen Buchungslage passen.
Was im System zusammenläuft, kommt auch dem Gast zugute: Aus zentral gepflegten Profilen und automatisierter Kommunikation entsteht ein persönlicheres Erlebnis, und der digitale Check-in mit mobilem Zimmerschlüssel verkürzt die Wartezeit an der Rezeption. Weil zudem alle Daten an einem Ort zusammenlaufen, behält die Leitung über das Reporting jederzeit den Überblick über die Kennzahlen, die wirklich zählen.
Mitwachsen kann die Lösung in drei Ausbaustufen, vom schnellen Einstieg mit Core über die frei kombinierbaren Bausteine von Flex bis zur vollständig anpassbaren Variante Signature für Ketten und anspruchsvolle Betriebe, wahlweise in der Cloud, vor Ort oder hybrid. So leistungsfähig diese Plattform ist, ihren vollen Wert entfaltet sie im Zusammenspiel mit der Nähe zu einem Markt, für den sie von Anfang an gebaut wurde.
Verwurzelt im Heimatmarkt
Der eigentliche Wert einer Hotelsoftware zeigt sich dort, wo sie dem Hotelier Arbeit abnimmt, statt neue zu schaffen. Rechtliche Sicherheit, Datenhaltung im Inland und ein Team, das den Betrieb kennt, sind keine zufälligen Einzelmerkmale: Sie entstehen daraus, dass die Plattform von Anfang an für den deutschsprachigen Markt entwickelt wurde und nicht nachträglich an ihn angepasst werden musste.
Genau das ist der Heimvorteil, und für Hoteliers bedeutet er weniger Reibung im Hintergrund und mehr Raum für das, was ihr Haus ausmacht. Wer wissen möchte, was das konkret für den eigenen Betrieb bedeutet, ist beim HotelFriend-Team an der richtigen Adresse.
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