Die Digitalisierung hat mittlerweile auch den Back-of-House-Bereich (BoH) von Hotels erreicht, um Abläufe wesentlich zu beschleunigen. Alexander Melle gehört hierzulande zu den Pionieren. Wir sprachen mit ihm über eine neue Art Smartwatch-Lösung, SAMFEX und Strommanagement
Herr Melle, bereits 2006 sind Sie mit Ihrer ersten Back-of-House-Managementlösung gestartet. Was bringt ein eigenes System in diesem Bereich?
Ein Hotel funktioniert im Alltag nur so reibungslos, wie seine Abläufe im Hintergrund. Das wissen wir alle zu gut. Und ich selbst habe das nach meinem Studium der Elektrotechnik und anschließenden neun Jahren als IT-Leiter bei Hyatt International im EMEA-Raum hautnah erleben können. So kam mir die Idee einer Software, die die verschiedenen BoH-Bereiche Housekeeping, Maintenance oder Asset Management besser miteinander verknüpft und die Kommunikation auch zum Servicebereich erleichtert.
Statt manuelle Listen zu führen, häufig zu telefonieren, Mitarbeiter zu suchen und viele Wege von A nach B zu nehmen, gelangt der Hinweis über eine Reparatur oder über ein Gästefeedback sofort beim zuständigen Mitarbeiter. Reporting-Funktionen informieren wiederum automatisch die einzelnen Abteilungen detailliert und zuverlässig über anstehende und erledigte Abläufe, Bestände, Verbräuche etc. Die Teams können leichter und flexibler agieren und sich am Ende noch besser aufeinander verlassen.
Was konnte Ihre erste SAMFEX-Version 2008? Was kann sie heute im Zuge veränderter Abläufe und Anforderungen im Hotel?
2008 konnte sie Abläufe in der technischen Abteilung mit dem Housekeeping verbinden. Seitdem haben wir zahlreiche Erweiterungen umgesetzt, Schnittstellen ergänzt, u. a. auch für die Kommunikation mit Front-Office-Systemen.
Denn die Anforderungen im Bereich der Vernetzung von Personen und technischen Systemen miteinander und untereinander, gehen weit über die Möglichkeiten hinaus, die vor zehn Jahren in Sachen technischer Kommunikation möglich waren. SAMFEX vernetzt heute die eingebundenen Abteilungen und Systeme lückenlos untereinander – ob als mobile oder Desktop-Lösung.
Geht es nun bei dem System vor allem um die Meldung, dass z. B. eine Glühbirne ausgetauscht werden muss?
Auch, aber nicht nur. Die App nimmt Arbeitsaufträge entgegen, also z. B. die defekte Glühbirne, die das Housekeeping dem zuständigen Kollegen zuweist. Aber die App hilft auch dabei, in Echtzeit den Reinigungsstatus der Zimmer anzuzeigen oder die Housekeeping-Dienstpläne zu erstellen. Zudem läuft das Auffüllen und Abrechnen der Minibar über das System, indem es direkt mit dem FOH-System, z. B. Opera, kommuniziert.
Im Bereich Global Asset Management verwaltet SAMFEX Bestellungen und erinnert z. B. an fehlende Bestände. Zudem vereinfacht die App über Barcodes und RFID die Inventur. Doch besonders deutlich wird die effizientere Kommunikation für alle Serviceleistungen: Ob Weckruf oder Austausch des Föns – die App teilt Gästewünsche den zuständigen Mitarbeitern zu, sie regelt die Gepäckzustellung und unterstützt Checklisten- und Reporting-Funktionen.
Zudem reagiert SAMFEX auf Gästefeedback, kommuniziert Beschwerden an die richtigen Stellen und teilt Lob mit den Mitarbeitern.
Im Sommer 2017 haben Sie SAMFEX wearable als eine Art Smartwatch auf den Markt gebracht. Was kann sie?
Unsere neueste App-Lösung ist klein, leicht, wie eine Armbanduhr tragbar und mit einer robusten Hülle ausgestattet, die auch auf Handschuhe reagiert. Aber vor allem ist die App maßgeschneidert für das neue, auf Microsoft Windows 10 basierende, IoT Wearable von TREKSTOR samt Anbindung an Cloud-Dienste wie Azure IoT Hub und in naher Zukunft auch mit Azure Machine Learning und die Cognitive Services von Microsoft.
Damit sind bei einem besseren Handling alle Bereiche nun noch effektiver und lückenloser miteinander verknüpft. Hier ein visuelles Beispiel, was mit Samfex und dem Wearable möglich ist:
Inwiefern sind solche umfangreichen Systeme auch für Einzelhotels interessant?
Grundsätzlich ist SAMFEX stark individualisierbar, und das nicht nur für Ketten, sondern auch für Einzelhotels. Innerhalb von drei bis fünf Tagen bringen wir das System vor Ort zum Laufen und weisen die Mitarbeiter ein, allerdings besteht nur ein minimaler Schulungsbedarf. Alle künftigen Wartungskosten und Updates sind in einem Fixpreis enthalten. Zudem steht neben unseren Mitarbeitern vor Ort und in der Zentrale unser Service S.A.M. als Art virtueller Coach 24 Stunden am Tag für Fragen jeder Art zur Verfügung.
Energieeinsparmöglichkeiten sind für Hotels heute elementar. Inwiefern kann SAMFEX über die reine Dokumentation hinaus helfen, Energiereduzierungen im Haus umzusetzen?
Neben Informationen über den Energieverbrauch bzw. erreichte Einsparungen, erstellt die App Wartungszyklen für Gerätschaften und verwaltet Angebote von externen Dienstleistern mit detaillierten Energiestatistiken. Mithilfe nachrüstbarer Messgeräte hilft die App Betreibern, die Energieeffizienz ihres Hauses signifikant zu verbessern, was Geld spart und dem Klimaschutz zugutekommt.