Insbesondere kleinere Betriebe kämpfen bei der Digitalisierung um den Anschluss zur Konkurrenz. Das muss nicht sein, sagt Telekom-Digitalisierungsexperte Thomas Spreitzer. Wie auch kleine Hotels von der Digitalisierung profitieren, erklärt er im Gastbeitrag
Schon beim Check-in treffen Gäste persönlich auf den Inhaber. Der erkennt seine Stammkunden bei jedem Besuch wieder und begrüßt sie mit Namen. Und die Zimmer sind individuell und mit liebevollen Details eingerichtet: Oft ist es dieser besondere Charme, der kleine, inhabergeführte Hotels bei ihren Gästen so beliebt macht. Das zeigt: Besonders Inhaber solcher kleinen Betriebe erweisen sich oft als wahre Experten für Hotellerie. Digitale Dienstleistungen gehören bei vielen hingegen nicht zur Kernkompetenz.
Dabei sollten gerade kleinere Hotels dringend aktiv werden - auch dann, wenn das Geschäft im Augenblick gut läuft. Einerseits, um nicht den Anschluss zur Konkurrenz zu verlieren. Andererseits, um nicht von agileren Unternehmen überholt zu werden. Bestes Beispiel ist Airbnb, das Hoteliers inzwischen weltweit Kunden streitig macht. Das zeigt: Durch die Digitalisierung drängen neue Player in den Markt, die Geschäftsmodelle verändern. Und das setzt nicht nur etablierte Mittelständler, sondern auch kleinere Unternehmen unter Druck.
Ja zur Digitalisierung - aber wie?
Um digitaler zu werden, brauchen insbesondere kleine Hotels jedoch bezahlbare, einfach umzusetzende Lösungen. So wie MagentaBusiness POS - die wir bei der Telekom gemeinsam mit dem Unternehmen enfore auf den Markt gebracht haben. Damit bieten wir kleineren Hoteliers die Möglichkeit, auch ohne IT-Fachwissen ihr Geschäft digital zu verbessern.
Kern der Lösung: ein so genanntes Point-of-Sale-System - kurz: POS-System - inklusive digitaler Kasse, das weit mehr kann, als nur Preise berechnen und Bons ausdrucken. Es dient vor allem als Zugangstor zu kostenlosen, branchenspezifischen Software-Modulen, mit denen Hoteliers wesentliche Abläufe ihres Betriebs lückenlos planen, umsetzen und automatisieren können; zum Beispiel die Zimmerverwaltung. Denn mit dem System steuern Hoteliers ihre Website gleich mit.
Bucht jemand online, zeigt das System das auf dem Bildschirm der Kasse in Echtzeit an. Kommen Gäste spontan und buchen ein Zimmer, hinterlegt das System die Information auch auf der Website, sodass Kunden jederzeit online sehen, wann welche Zimmer verfügbar sind. Doch mit MagentaBusiness POS steuern Hoteliers nicht nur die Zimmerbelegung, sondern auch gleich die Rechnungsstellung, den Bezahlvorgang, die Personalplanung oder nachgelagerte Buchhaltungsprozesse.
So funktioniert Digitalisierung für kleine Hotels
Hauptelement der Lösung ist ein 14-Zoll großer Touchscreen mit intuitiver Menüführung. Über das Internet gewährt das Terminal Zugang zu verschiedenen Software-Modulen - etwa für die Raumplanung. So erkennen Mitarbeiter auf einen Blick, welche Zimmer belegt oder frei sind - oder welche noch zu reinigen sind, bevor sie wieder vermietet werden können - und das direkt über den Touchscreen des Kassenterminals. Und ganz nebenbei erfüllen Hoteliers die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht (GoBD). Die Rolle der Telekom dabei? Sie hilft bei der Ersteinrichtung, sorgt für bestmögliche Netzanbindung und stellt den Support.
Mit einer solch integrierten Lösung haben jetzt auch kleine Hotels und Pensionen die Chance, die Potentiale der Digitalisierung für sich zu nutzen - und damit nicht nur ihren Service zu verbessern. Sondern dank einfacheren Prozessen, effizienterem Arbeiten und noch zufriedeneren Kunden darüber hinaus ihren Umsatz zu steigern. Und das ohne eigene IT-Abteilung oder hohe Kosten.
Thomas Spreitzer ist bei der Telekom Deutschland verantwortlich für den Vertrieb im Bereich kleine und mittlere Unternehmen.