Was ist Briefing? Definition
Briefing ist das englische Wort für Anweisung oder Kurzanweisung, im Hotel aber auch der Begriff für das morgendliche Besprechen des Tagesablaufes. Das briefen der Mitarbeiter geschieht höflich und verständlich, sprich nicht zu schnell, aber verbindlich. Wecken Sie den Teamgeist durch gute Laune und bei Herausforderungen wie großen Events durch Incentives. Nutzen Sie das Briefing zur Definition der kleinen Weiterbildung - der Informationsfluss kann auch vom Mitarbeiter zum Chef erfolgen! Zu den unten dargestellten Abläufen erstellen Sie sich am besten eine individuelle Checkliste.
Briefing Checkliste für Event- und Veranstaltungsplanung
Mit den Mitarbeitern ist zu behandeln
- Angaben zum Veranstaltungsprofil erstellen mit
- Thema
- Rahmen
- Termin & Dauer
Teilnehmerprofil mit Angaben zu:
- Besuchertyp
- Geplanter Teilnehmerzahl
- Begleitpersonen
- Budget
- Wer tragt die Kosten?
- Sehr wichtig: Kann man dem Auftraggeber ein Finanz-Förderprogramm z.B. EU empfehlen? Damit können Sie andere Bewerber gezielt unterbieten!
Mitarbeiter Briefen für die Aufgaben (im Hotel)
- Bis zu welchem Termin müssen die Aufgaben erledigt sein z.B. bei der Zimmerreinigung, dem Bankettservice oder einem neuen Mis en place
- Termine immer wieder mit der Wiedervorlagenliste kontrollieren!
Vorlaufzeiten für Planung in Abhängigkeit abhängig von der Art und Größe der Veranstaltung
- 200 bis 1000 Teilnehmern etwa 6 bis 12 Monate
- ab 1000 Teilnehmern etwa 2 bis 3 Jahre
Zusammenarbeit mit professionellen Dienstleitern?
- Convention Büros
- Event- und PR- Agenturen
- Incoming-Agenturen
- Messebau
- Reisebüros
- Verkehrsträger wie Airlines etc.
- Werbe- und PR-Agenturen
Was wird im Laufe der Planung, Organisation und Durchführung benötigt?
- Ankündigungsschreiben
- Briefumschläge
- Drucksachen
- Einladungen/Anmeldeformulare
- Eintrittskarten
- Finanzamtsbescheinigung
- Geschäftsdrucksachen
- Menükarten
- Namensschilder
- Poster
- Presseausweise
- Programmhefte
- Rechnungsvordrucke
- Reiseinformationen
- Reservierungsbestätigungen
- Tagungsmappen
- Tagesordnung
- Teilnehmerliste
- Tischschilder
Kongressmaterial
- Informationsbroschüren
- Kongresstaschen
- Namensschilder
- Präsente, Preise
- Schreib- und Büromaterial
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Tipps:
- Messe News der Hotellerie und Gastronomie lesen
- Stellenanzeigen aufgeben und finden
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Briefing - ein Begriff der Rubrik Marketing & Sale
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