Basis E-Mail Wissen
Kostenlose Anfragen an unsere Lieferanten stellen und Preisinformationen erhalten

E-Mail Wissen E-Mail-Archivierung

Aktualisiert am: 22.10.2020

Was ist eine E-Mail? E-Mail Erklärung, Definition

Der Begriff E-Mail kommt aus dem anglo-amerikanischen Sprachbereich und ist die Abkürzung von electronic mail = elektronische Post. Sie ist eine Nachricht, die elektronisch generiert und über Computer-Netzwerken gesendet wird und stellt den Hauptdienst des Internets dar. Ca. 90 % der E-Mails sind Spam.

De Mail Gesetz

Das Gesetz zum System De-Mail soll ein rechtssicheres E-Mail-System schaffen, das es Behörden und Unternehmen ermöglicht, rechtsverbindlich mit Bürgern und Kunden per E-Mail zu kommunizieren. Schreiben mit amtlichen Status werden dann per E-Mail zugestellt. Briefpost fällt dann zum großen Teil weg, Kosten werden gespart - doch letzteres ist zurzeit noch eine Frage. Dafür mussten in Deutschland noch einige Gesetze geändert werden. De-Mail-Dienste sollen über das De-Mail-Gesetz definiert werden, auch Übergangsbestimmungen und Änderungen anderer Gesetze, Verordnungen etc. Mehr Information: https://www.gesetze-im-internet.de/de-mail-g/ 

E-Mail Aufkommen weltweit

Bereits 2010 wurden weltweit über 100 Billionen E-Mails verschickt. Die Hotellerie und Gastronomie als Branchen mit hohem Kommunikationsbedürfnis hat einen Anteil von ca. 6,5 % %.

E-Mail-Archivierung (Software)

Die E-Mail-Archivierung ist die Bezeichnung für eine sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Sinn der Archivierung sind zum einen Anforderungen an die Verwaltung für immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse  und zum anderen gesetzliche Anforderungen für die lückenlose Dokumentation von rechtlich (steuerlich) relevanten Dokumenten. Eine Speicherung im eigenen Mailprogramm reicht selten aus. Alle Mails müssten Verlust-sicher aufbewahrt werden und nachweislich unverändert bleiben. Natürlich ist eine schnelle Auffindbarkeit sinnvoll. Ebenso müssen sie druckfähig sein wie im Originalzustand.

Es müssen handelsrechtliche, steuerliche, mediengesetzliche und technische Bedingungen berücksichtigen werden. Die Art und Weise der Speicherung schreibt die Legislative nicht vor. Auch in der Hotellerie ist das vonnöten - E-Mails von Gästen müssen aufbewahrt werden, um später zu dokumentieren, dass die Buchung auch tatsächlich vorgenommen wurde. Gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung:  Für Unternehmen wie z.B. HotelsHersteller und Lieferanten besteht sie seit dem Jahr 2002. Grundsätzlich müssen alle E-Mails, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang stehen, sechs Jahre gespeichert werden (Buchhaltungs-relevante Daten zehn Jahre). Die rechtlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung sind in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten. Diese Grundsätze schreiben Unternehmen vor, dass alle steuerrelevanten Daten in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen.

Die Archivierung unterscheidet man in zwei grundlegenden Arten. Eine Variante ist die serverseitige Archivierung, die andere die clientseitige Archivierung. Bei der Archivierung mittels Server werden alle E-Mails nach ihrem Eingang auf den E-Mailserver oder ausgehende E-Mails in das Archivsystem übertragen. Bei der clientseitigen Archivierung steuert der Anwender selbst welche E-Mails archiviert werden und welche nicht.

Anbieter E-Mail-Archivierung Software: Es gibt verschiedene Software-Programme, die so einen Service anbieten. Empfehlung für eine Server- oder clientseitige Archivierung finden Sie über folgende Firmen

E-Mail-Marketing Definition

E-Mail Marketing gehört zum Online-Marketing und ist das Marketing mittels E-Mail. Der Versand von Werbung per E-Mail unterliegt rechtlichen Bestimmungen. 

E-mail Marketing Recht:  In Deutschland regeln Gesetze den Versand und bestimmte Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails z. B. über das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb, UWG. Es enthält in § 7 über unzumutbare Belästigungen Bestimmungen zur „Werbung unter Verwendung von elektronischer Post”. Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, EHUG, bestimmt, dass bestimmte Impressumsangaben in einer geschäftlichen E-Mail enthalten sein müssen. Seit dem 1. März 2006 ist auch als Spamming zu verstehen, wenn im Business-to-Business-Bereich mit unverlangten E-Mails geworben wird. Auch im Business-to-Business-Bereich muss das Opt In Verfahren angewendet werden.

E-Mail Marketing für Hotels: Siehe hierzu den Bericht E-Mail Marketing Tipps

Tipps: Marketing News lesen                           

E-Mail rechtssicher

Um ein rechtssicheres E-Mail-System in Deutschland zu schaffen, das es Behörden und Unternehmen ermöglicht, rechtsverbindlich mit Bürgern und Kunden per E-Mail zu kommunizieren, ist ein De-Mail-Gesetz zurzeit in der Abstimmung der Legislative. 

Spam Definition

Als Spam oder Junk (für Abfall, Müll) werden unerwünschte, in der Regel elektronisch generierte Nachrichten bezeichnet. Kreiert wurde der Begriff von Monty Python, eine britische Komikergruppe, die in einem Sketch in einer Speisekarte immer wieder das Wort ,Spam' fanden. Ursprünglich war ‚Spam' ein Dosenfleisch, das im Krieg jedem Menschen in Amerika zur Verfügung stand.

Newsletter E-Mail

E-Mail News

Tipps

E-Mail - ein Begriff der Technik

Tags: Definition E-Mail, Übersetzung E-Mail, E-Mail deutsch, wie funktioniert eine E-Mail, Erklärung E-Mail, Was ist eine E-Mail