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Meldeschein für Beherbergungsstätten & Hotels

Aktualisiert am: 14.02.2024

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Was ist ein Meldeschein?

Ein Meldeschein ist ein einfach strukturiertes Formular für die Hotellerie zur Erfassung der persönlichen Daten des Gastes. Der Gast muss die Melde-Bögen vor Aushändigung des Zimmerschlüssels bzw. Key-Card ausfüllen. Die Behörden erheben die Daten für den Meldeschein u.a. für Beherbergungsstätten wie Hotels, um diese anderen Fachbehörden zur Verfügung zu stellen, zum Beispiel für die Statistik-, Ausländer- und Ausweisbehörden sowie die Schul- und Gesundheitsämter.

Sogar Bürger sowie Unternehmen können Melderegisterauskünfte erfragen. Insofern dient das Meldewesen heutzutage als Informationsgrundlage zu Einwohnerdaten für die Wirtschaft, den Handel, Verwaltung und Privatpersonen. Viele Hoteliers nehmen an, dies geschehe im Wesentlichen aus Gründen der Sicherheit.

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Bundestag: Einsichtnahme in Meldescheine von Beherbergungsstätten

Nachricht aus den Ausschüssen des Bundestages vom 20. November 2018: Um die "Einsichtnahme in Meldescheine von Beherbergungsbetrieben" geht es in einer Kleinen Anfrage der FDP-Fraktion (Drucksache 19/5723). Darin erkundigt sich die Fraktion, welche Kenntnisse der Bundesregierung darüber vorliegen, in wie vielen Fällen Einsicht in Meldescheine von Beherbergungsstätten genommen wurde. Auch möchte sie unter anderem wissen, welche Kenntnisse der Bundesregierung darüber vorliegen, in wie vielen Fällen die Einsicht in Meldescheine zu einem Fahndungserfolg beitragen konnte.

Nachricht aus den Ausschüssen des Bundestages vom 27. Januar 2021: Die Koalition von CDU/CSU und SPD haben den Gesetzentwurf "zur Erprobung weiterer elektronischer Verfahren zur Erfüllung der besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten" (19/26176) vorgelegt, der am 28. Januar 2021 erstmals auf der Tagesordnung des Bundestagsplenums seht. Danach sollen durch die Einführung einer "Experimentierklausel" im Bundesmeldegesetz (BMG) "weitere elektronische Verfahren eines digitalen Meldeverfahrens in Beherbergungsstätten" erprobt werden können sollen.

Derzeit sind zur Erfüllung der besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten nur drei Verfahren einer elektronischen Identifizierung der zu beherbergenden Person zulässig, wie die beiden Fraktionen in der Vorlage ausführen. Eine Möglichkeit zur Erprobung weiterer, innovativer Verfahren im Identitätsmanagement bestehe nicht. Daher sollen laut Begründung auf der Grundlage der Experimentierklausel für die Dauer von zwei Jahren Möglichkeiten getestet werden, "die Vorgaben zur besonderen Meldepflicht in Beherbergungsstätten durch innovative Verfahren im Identitätsmanagement zu erfüllen".

Meldeschein Vorlage für Beherbergungsstätten

Mit dem Inkrafttreten des neuen Bundesmeldegesetzes im Jahr 2015 darf der Hotelier nunmehr die Gästedaten für den Meldeschein schon vor dessen Kommen mit unteren Daten ausfertigen. Die Dauer des Check-in-Prozesses an der Rezeption kann deshalb verkürzt werden, nur die eigenhändige Unterschrift des Gastes ist auch zukünftig erforderlich und darf nicht elektronisch erfolgen. Der Meldeschein sollte deshalb elektronisch am Front Office zur Verfügung stehen, die unteren Parameter werden dann aus der Hotelsoftware übertragen.

Mehr Informationen dazu liefert das aktuelle IHA-Merkblatt zum Bundesmelderecht vom November 2021.

Gemäß § 30 des Gesetzes zur Fortentwicklung des Meldewesens vom 3. Mai 2013 muss der Meldeschein im Hotel seit 1. November 2015 folgende Daten des Gastes enthalten:

  • An- & Abreisedatum
  • Vor- und Zuname des Gastes
  • Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit
  • Anschrift
  • Anzahl der Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit
  • die Ausweisnummer bei ausländischen Gästen

Meldeschein Vordruck und Vorlage für Beherbergungsstätten

Ein guter Vordruck ist über das Merkblatt einsehbar, ein Meldeschein-Hotel-Formular für Beherbergungsstätten im DIN A5-Format und alle Bundesländer (Bayern, Sachsen) mit Hinweis auf die EU-DSGVO gemäß Bundesmeldegesetz gibt es dreisprachig dort oder im Fachhandel. 

Meldeschein Hotel Aufbewahrung - Digitaler Meldeschein Software

Der Hotelier (Hotelfachmann) muss die Meldescheine ein Jahr nach dem Tag der Anreise des Gastes aufbewahren. Anschließend ist er gemäß DSGVO verpflichtet, diese innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Im Juni 2020 wird der digitale Hotelmeldeschein auch endlich von Horst Seehofer als rechtssicher erklärt!

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> Firmen zur Software-Lösung des digitalen Meldescheins 

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Tags: Meldeschein für Beherbergungsstätten Vorlage, Vordruck, Download, Meldeschein kurzfristige Vermietung Ferienwohnung