Digitales Hotelmanagement

Geschäftsbeziehungen spielen in einem jedem Business eine wichtige Rolle. Aus diesem Grund ist es nicht nur wichtig, sich um diese Geschäftsbeziehungen zu kümmern, sondern auch sicherzustellen, dass das Hotel alle wichtigen Maßnahmen ergreift, die für die IT-Sicherheit, sowie für die IT-Effizienz eine fundamentale Rolle spielen

Symbolbild IT-Sicherheit

Denn, wenn ein Hotel bezüglich der IT-Effizienz und der IT-Sicherheit nicht zuverlässig arbeiten und Maßnahmen ergreifen, kann sich das sehr negativ auf die Geschäftsbeziehungen auswirken. Schließlich haben es Hotels in diesem Rahmen immer auch mit sensiblen Daten zu tun, die geschützt werden müssen.

Sicherlich gibt es verschiedene Arten der Hotels, weshalb auch nicht jedes Hotel dieselben Geschäftspartner hat, doch generell haben Hotels Partner wie:

• Reisebüros
• Lieferanten (zum Beispiel Lebensmittellieferanten für die Gastronomie des Hotels)
• Wäscheservice
• ggf. einen externen Reinigungsservice
• andere Firmen
• uvm.

Es ist wichtig, dass sich Hotels um diese Geschäftsbeziehungen kümmern und in diesem Rahmen somit auch einen Blick auf die IT-Effizienz und auf die IT-Sicherheit werfen. So ist es beispielsweise sinnvoll, Mitarbeitern des Hotels, die viel mit den Geschäftspartnern kommunizieren müssen, über eine esim für ihr Geschäftshandy verfügen, über die sie erreichbar sind und Telefonate erledigen können.

Die Wichtigkeit der IT-Effizienz und der IT-Sicherheit in Hotels

Wie bereits erwähnt, spielen die IT-Effizienz und die IT-Sicherheit im Hotelmanagement eine fundamentale Rolle. Nur auf diese Weise können Hotels sicherstellen, ein Vertrauensverhältnis zu ihren Geschäftspartnern aufzubauen und anschließend aufrechtzuerhalten und zu der gleichen Zeit effizient zu arbeiten. 

Die Wichtigkeit der IT-Effizienz

Hotels, die sich mit ihrer eigenen IT-Effizienz auseinandersetzen, können auf diese Weise:

• Ressourcen optimal nutzen.
• Geschäftsziele verfolgen und erreichen.

Sollte die IT-Effizienz hingegen zu kurz kommen, könnte das wiederum zu:

• hohen Kosten
• Zeitverschwendung
• Verschwendung der Ressourcen führen.

Die Wichtigkeit der IT-Sicherheit

Hotels, die sich mit ihrer IT-Sicherheit auseinandersetzen, stellen nicht nur sicher, die Kundendaten effektiv zu schützen, sondern sie:

• schützen die sensiblen Geschäftsdaten ihrer Unternehmensbeziehungen.
• sorgen dafür, dass die Geschäftspartner Vertrauen in sie haben. Denn eine mangelnde IT-Sicherheit und dadurch mögliche Cyber-Angriffe können nicht nur finanziellen Schaden anrichten, sondern sich auch negativ auf das Image des Hotels auswirken.

Generell bietet es sich für Hotels immer an, zunächst einmal eine Bestandsaufnahme zu machen und sich mit dem aktuellen Status Quo auseinanderzusetzen. Sprich:

• Wie steht es um die IT-Effizienz im Hotel?
• Wie sieht es mit der IT-Sicherheit im Hotel aus?

Basierend auf der Bestandsaufnahme können anschließend die entsprechenden Maßnahmen getroffen werden.

Maßnahmen für eine bessere IT-Effizienz in Hotels

In dem Rahmen der IT-Effizienz ist es wichtig, dass sich das Hotelmanagement unter anderem die folgenden Fragen stellt:

• Wickele ich Geschäfte mit meinen Geschäftspartnern effizient ab?
• Welche Arbeitsschritte rauben viel Zeit und müssen optimiert werden?
• Nutze ich die moderne Technologie, um Geschäftsabwicklungen schneller, einfacher und effizienter zu gestalten?

Es ist kein Geheimnis, dass die modernen Technologien immer mehr in die einzelnen Branchen des Arbeitsmarktes einziehen. So kann sich auch das Hotelmanagement die verschiedenen Tools zum Vorteil machen und auf diese Weise sicherstellen, dass die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern noch einfacher und unkomplizierter erfolgt.

Besonders vorteilhaft ist es in diesem Zusammenhang, einen IT-Experten einzustellen, der sich nicht nur um die Ausarbeitung und Umsetzung der Maßnahmen kümmert, sondern, der gleichzeitig auch als Ansprechpartner für die Mitarbeiter fungiert. Denn bezüglich der IT-Effizienz ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter des Hotels zusammenarbeiten. Doch, welche Maßnahmen können nun die IT-Effizienz im Hotel steigern?

Die Automatisierung bestimmter Prozesse

In Hotels spielen sich Tag für Tag unterschiedliche Prozesse ab, die Zeit und Kosten in Anspruch nehmen. Zu diesen Prozessen gehören unter anderem:

• Administrative Aufgaben
• Erstellen von Rechnungen
• Überprüfen der Lieferscheine
• Datensammlungen
• Vergleich von Angeboten unterschiedlicher Geschäftspartner und neuer möglicher Partner
• uvm.

Die Liste könnte noch lange weitergeführt werden. Greifen Hotels bezüglich dieser Aufgaben auf die modernen Technologien zurück und nutzen die dafür zur Verfügung stehenden Tools, können sie auf diese Weise nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch Zeit und Geld sparen. Die Zeit und das Geld, das Hotels dabei sparen, können sie dann an anderer Stelle nutzen.

Die Schulung der Mitarbeiter

Um die Maßnahmen für die Steigerung der IT-Effizienz in das Hotel integrieren zu können, ist es nicht nur wichtig, eine Fachkraft vor Ort zu haben. Denn schließlich verteilen sich die verschiedenen Aufgaben aus dem Bereich der IT-Effizienz auf unterschiedliche Mitarbeiter des Hotels.

Umso wichtiger ist es also, dass alle Mitarbeiter bezüglich der IT-Effizienz geschult werden und somit das entsprechende Wissen erhalten, um so:

• die Vorteile der modernen Technologien zu verstehen.
• dazu beitragen zu können, die IT-Effizienz des Hotels zu steigern.
• Geld, Zeit und Aufwand zu sparen.

Eine gute IT-Effizienz-Strategie alleine reicht folglich nicht aus – es ist wichtig, dass das ganze Team des Hotels an einem Strang zieht.

Maßnahmen für eine bessere IT-Sicherheit in Hotels

Wie bereits erwähnt, kann sich eine mangelnde IT-Sicherheit negativ auf das Image des Hotels und folglich auch auf die Geschäftsbeziehungen auswirken. Geschäftspartner, die mit einem Hotel zusammenarbeiten, in dem die IT-Sicherheit zu kurz kommt, brechen die Zusammenarbeit in der Regel ab und mit möglichen neuen Geschäftspartnern wird es vermutlich nicht zu einer Zusammenarbeit kommen.

Genauso wie es auf den Aspekt der IT-Effizienz zutrifft, ist es auch bei der IT-Sicherheit wichtig, einen Fachmann im Betrieb zu engagieren, der sich nicht nur um die Umsetzung der Maßnahmen kümmert, sondern, der zu derselben Zeit auch Ansprechpartner für die Mitarbeiter ist. Schließlich ist wichtig, dass der gesamte Hotelbetrieb sicherstellt, die Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen.

Der erste Schritt besteht also darin, die Mitarbeiter:

• zu schulen und für die IT-Sicherheit zu sensibilisieren.
• durch Fort- und Weiterbildungen immer wieder auf den neusten Stand der Dinge zu bringen.

Zu den Maßnahmen, die für die IT-Sicherheit eine wichtige Rolle spielen, gehören dabei unter anderem die Folgenden:

• Sichere Passwörter, die nur die Personen haben, die Zugriff auf bestimmte Dinge haben müssen. Je weniger Menschen Passwörter kennen, umso besser ist es. Zudem sollten die Passwörter ab und an geändert werden und mit einer Mehrfach-Authentifizierung kombiniert werden.
• Die Begrenzung auf den Zugriff sensibler Daten. Nur die Personen, die diese Daten wirklich brauchen, sollten auch einen Zugriff auf sie haben.
• Aktualisierung der Softwares (Virenschutzprogramme und Co.), sowie der Betriebssysteme.
• Sensibilisierung der Mitarbeiter bezüglich der Phishing-Mails, die mit betrügerischen Links oder Anhängen versehen sind. Wenn sich beispielsweise eine Phishing-Mail als Mail eines Geschäftspartners ausgibt, aber gar nicht von ihm versendet wurde, kann das gravierende Folgen haben, wenn auf den Link oder den Anhang der Mail geklickt wird.
• Einrichten eines sicheren WLan-Netzes, mit dem die Mitarbeiter arbeiten können, um Buchungen, Mails, Rechnungen und die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern verwalten zu können.
  Durchführen regelmäßiger Sicherungen und Backups.

Wer sich diese Hinweise bezüglich der IT-Effizient und der IT-Sicherheit zu Herzen nimmt, kann auf diese Weise sicherstellen, eine gute Grundlage zu schaffen. Dennoch ist es in diesem Zusammenhang auch immer sinnvoll – wie bereits erwähnt – IT-Experten im Hotel zu beschäftigten, um so eine Fachkraft an der Seite zu haben, die sich mit diesen beiden Aspekten bestens auskennt.