Layout und Inhalt - was eine erfolgreiche Gästemappe ausmacht
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Layout und Inhalt - was eine erfolgreiche Gästemappe ausmacht

05.08.2022 | Hotelier.de

Die Gästemappe soll Informationen über den Betrieb in gebündelter und ansprechender Form bieten. In der Regel wird sie im Hotelzimmer oder in Ferienwohnungen ausgelegt

Symbolbild Zimmermappe / Bildquelle: Hotelier.de
Symbolbild Zimmermappe / Bildquelle: Hotelier.de

Welchen Zweck hat eine Gästemappe?

Mit einer Gästemappe können Hotels, Pensionen und Vermieter von Ferienwohnungen ihren Gästen einen ganzheitlichen Service bieten, der weit über die Bereitstellung einer Übernachtungsmöglichkeit hinausgeht. Sie liefert Informationen zu Regeln und Angeboten im eigenen Haus sowie zu Partnern in der näheren Umgebung. Viele Gäste sind dankbar über eine solche übersichtliche Zusammenfassung. Denn meist kennen sie sich vor Ort nicht aus und sparen sich auf diese Weise eine langwierige Recherche.

Das Design sollte zum Betrieb passen

Die optische Aufmachung einer Gästemappe spiegelt den Betrieb wider und sollte deswegen möglichst an dessen Image angepasst werden. So kann die Gästemappe traditionell, elegant, modern oder auch extravagant gestaltet werden. Das beginnt schon beim Einband und hört bei den einzelnen Seiten im Inneren auf.

Da es die Möglichkeit gibt, Druck-Erzeugnisse online günstig in Auftrag zu geben, sind den Gestaltungsmöglichkeiten von Mappen, sei es nun der Einband oder die Einlegeblätter, auch bei geringem Budget kaum Grenzen gesetzt. Der Einband kann klassisch in einer dezenten Farbe gehalten sein, mit einem grafischen Muster oder mit dem Logo des Hotels begeistern. Dieses darf sich auch gerne auf den einzelnen Seiten wiederfinden, sodass ein optisch einheitliches Bild entsteht.

Diese Informationen gehören in die Gästemappe

Wenn der Gast die Mappe aufschlägt, sollte er zunächst herzlich willkommen geheißen werden. Danach können relevante Informationen rund um das eigene Hotel oder die Unterkunft folgen:

  • Das WLAN-Passwort: Das sollte möglichst prominent direkt am Anfang vorzufinden sein.
  • Die Hausordnung: Eine höfliche und freundliche Formulierung, die um die Einhaltung der Hausregeln bittet, anstatt sie harsch einzufordern, kommt meist besser beim Gast an.
  • Präsentation des Hotels: Gerne darf die persönliche Entstehungsgeschichte am besten mit Regionalbezug erzählt werden.
  • Die hauseigene Gastronomie: Restaurant und Bar können näher vorgestellt werden. Manchmal ist es auch sinnvoll, die Speisekarte oder besondere Angebote beizulegen, sodass die Gäste geködert werden.
  • Wellnessangebote: Gibt es ein Spa oder einen Pool im Hotel? Dann gehören alle wichtigen Informationen dazu ebenfalls in die Gästemappe.

Nachdem der eigene Betrieb und all seine Vorzüge vorgestellt worden sind, kann die Gästemappe durch Informationen zu weiteren Angeboten in der Umgebung ergänzt werden. Ein paar besonders wichtige Aktivitäten oder Sehenswürdigkeiten sowie Informationen zu Anfahrt, Eintrittsgeldern und Öffnungszeiten sollten auf jeden Fall in die Gästemappe. Außerdem können folgende Informationen hinzugefügt werden.

  • Notrufnummern für ausländische Gäste
  • Ärzte in der Umgebung für medizinische Notfälle
  • Apotheken für den Kauf und Arzneimitteln

Die Gästemappe kann mit einem Fragebogen für die Gäste hinsichtlich ihrer Zufriedenheit abgerundet werden.

Das Inhaltsverzeichnis - Warum die Gliederung der Gästemappe so wichtig ist

Natürlich könnten Hoteliers auch einfach nur Mappen mit losen Blättern und Flyern auslegen. Doch der Gast merkt schnell, ob es sich einfach nur um ein Sammelsurium an einer Fülle von Informationen oder um sorgfältig ausgewählte Auskünfte handelt. Deswegen sollte eine Gästemappe unbedingt gegliedert und am besten mit einem Inhaltsverzeichnis ausgestattet werden.

Das gibt Gästen die Möglichkeit, schnell und ohne Umwege die relevanten Informationen zu genau dem Thema zu finden, das sie interessiert. Gleichzeitig sollte die Gästemappe nach einem roten Faden gestaltet werden, sodass auch derjenige Gast abgeholt wird, der entspannt durch die ganze Mappe blättert und sich in aller Ruhe alles anschaut. Flyer und Informationsblätter zu weiteren Sehenswürdigkeiten oder Freizeitangeboten können zusätzlich an der Rezeption oder neben der Gästemappe platziert werden.

Auf Aktualität und Vollständigkeit achten

Ein weiterer wichtiger Aspekt für die Gästemappe ist die Aktualität. Telefonnummern, Adressen und Öffnungszeiten zu hauseigenen und externen Angeboten sollten stets stimmen. Damit das gewährleistet werden kann, sollte die Gästemappe regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert oder erweitert werden. Findet der Gast veraltete Informationen in der Mappe, bekommt er schnell den Eindruck, dass in diesem Hotel alles ein wenig nachlässiger zugeht und das sollte unbedingt verhindert werden.

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