Messehostess Agentur UCM gibt Tipps fürs Standpersonal
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Messehostess Agentur UCM gibt Tipps fürs Standpersonal

25.01.2016 | mashup-communications.de

Messejahr 2016: 5 Tipps für mehr Erfolg als Aussteller - gutes Standpersonal und Messehostessen sind das A&O

Berlin, 25. Januar 2016 - Deutschland ist Messeland. So hat die Koelnmesse 2015 mit mehr als 310 Millionen Euro Umsatz ein historisches Rekordjahr eingefahren, Tendenz steigend. Doch Vorsicht für jeden, der blindlings auf diesen Zug aufspringen will: Fehlerhafte Planungen oder der Verzicht auf Dienstleistungen, die unwichtig erscheinen, können schnell zu einem Misserfolg bei der Messe führen.

Insbesondere hochqualifiziertes Standpersonal ist für viele ein Kostenfaktor, der gerne aus der Kalkulation gestrichen wird. Ein Fehler, wie Amin Guellil, Geschäftsführer der Agentur UCM Hostess (www.ucm-hostess.de) und Experte für Eventorganisation, Personalführung und Prozessoptimierung, weiß. Denn anders als beim olympischen Gedanken zählt hier nicht "Dabei sein ist alles." Der Experte gibt fünf Tipps, um die nächste Messe zu einer Erfolgsgeschichte der Marketing- und Vertriebsabteilung zu machen.

1. Besucher 'Herzlich Willkommen' heißen

An jedem Messestand ist der Empfang der Schlüssel zum Erstkontakt. Es empfiehlt sich, eigens hierfür eine Person einzusetzen, welche im Grunde "an der Tür" steht und darauf achtet, dass niemand unangesprochen bleibt. Schließlich ist es nicht förderlich, wenn der Mitarbeiter im Gespräch nervös herumschaut, um keine potentiellen Kunden zu verpassen und andersherum gerade deswegen aktive Interessenten wieder verprellt. Der Event-Experte Amin Guellil verrät: "Ein absoluter No-Go-Satz ist: ‚Kann ich Ihnen helfen?'. Lieber dem Besucher  gleich bei der Begrüßung ein Getränk anbieten, damit er sich willkommen und nicht überfordert fühlt."

2. Qualifiziertes, externes Standpersonal

Unternehmen können in der Regel weder auf ausreichend eigenes Empfangspersonal zurückgreifen, noch verfügen sie über einen internen Hostessen-Pool. Dabei ist der persönliche, menschliche Kontakt noch immer der überzeugendste und entscheidende Faktor für eine gute Präsentation des Unternehmens. Gebuchtes Messepersonal tritt dem Gast freundlich und mit höflichen Umgangsformen gegenüber, vermittelt perfekt zwischen Messebesuchern und Mitarbeitern und führt durch neue sympathische erste Kundenkontakte den Messeauftritt zum Erfolg.

Darüber hinaus sprechen Hostessen meist mehrere Fremdsprachen und sind somit in der Lage, auch mit ausländischen Fachbesuchern zu kommunizieren. Je nach Komplexität des Produkts, der Dienstleistung oder Firma ist eine Einweisung vor Messebeginn notwendig. Auch bei größeren Teams externer Mitarbeiter (Hostessen, Servicekräfte, Produktberater etc.) ist diese Planung durchaus sinnvoll, damit alle Beteiligten schon mit dem Startschuss der Messe ein eingespieltes Team bilden und ein gemeinsames Erfolgsziel verfolgen.

3. Eine rechtssichere Buchung veranlassen!

Viele Aussteller beachten nicht, dass Hostessen und auch anderes Standpersonal rechtssicher gebucht werden sollten. Entgegen der zum Teil noch gängigen Praxis, ist die Beschäftigung dieser lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Zahlreiche Agenturen und Portale vermitteln Dienstleister leider noch immer über Gewerbeschein, weil diese darüber bequem, einfach und scheinbar günstig abgerechnet werden können. Da es sich bei einer solchen Beschäftigung jedoch oft nur um scheinbar Selbständige handelt (§1 SchwarzArbG.), kann dies große Unannehmlichkeiten für die Aussteller bedeuten.

"Auftraggeber, die sich dieser rechtlichen Feinheiten nicht bewusst sind, könnten sich bei einer Betriebsprüfung etwa mit behördlichen Ansprüchen oder Nachforderungen durch die Hostessen konfrontiert sehen", warnt Guellil. Denn auch wenn das Personal über eine Agentur vermittelt wurde, haftet diese nicht im Problemfall: Risiko und Konsequenzen von Scheinselbständigkeit trägt - oft ohne es zu wissen - allein der Auftraggeber. Der Personal-Experte ergänzt: "Was viele nicht wissen: Der Zoll kontrolliert oftmals auch schon während der Messe, ob Aussteller die Gesetzgebung einhalten oder nicht."

4. Kalkulation für das Standpersonal

Viele Kosten explodieren zu Messezeiten, sei es aufgrund des Transports, der Unterkunft oder der Verpflegung. Amin Guellil empfiehlt: "Für die jeweilige Dienstleistung, zum Beispiel für Messehostessen, Servicepersonal oder das Catering, unbedingt Vergleichsangebote eingeholen. So verschafft man sich ein differenziertes Bild der zu erwartenden Preise." Vorsicht ist vor preislichen Ausreißern nach Unten geboten: Solche Firmen sparen oft an gesetzlicher Konformität, zum Beispiel in Bezug auf die Hygienevorschriften bei der Essenszubereitung und -lagerung, die zu Lasten des Kunden gehen.

Für den Auswahlprozess muss unbedingt ausreichend Zeit einkalkuliert werden, wobei zu lange Reaktionszeiten bereits schnell auf eine schlechtere Arbeitsweise des Dienstleister schließen lassen. Guellil rät: "Damit die große Chance nicht als finanzieller Misserfolg endet, heißt es mindestens drei Monate vor Messebeginn alle Angebote auf dem Schreibtisch zu haben."

Professionelle Personalagenturen erleichtern die Arbeit für Aussteller und bieten einen Pool aus Dienstleistern, die zeit- und kosteneffizient sowohl für den Service als auch die Produktberatung gebucht werden können. Agenturen wie UCM Hostess unterstützen Unternehmen zudem im Planungsprozess, denn sie wissen genau, worauf bei der Vorbereitung geachtet werden muss und geben Tipps bei der inhaltlichen Aufbereitung des Personalbriefings.

5. Digitalisierung des Buchungsprozesses

Auch bei der Buchung von Messepersonal hält die digitale Transformation mittlerweile Einzug. Innerhalb des Buchungsprozesses gibt es immer bessere Tools, z.B. spezielle Buchungs-, Projekt- und Mitarbeitersoftware, die den Aussteller, das bereitgestellte Messepersonal und die Agentur unterstützen können.

"Wir arbeiten bei UCM Hostess mit einer eigenentwickelten Software, die das transparente Buchen in Echtzeit ermöglicht. Gerade bei kurzfristigen Nachbesetzungen, beispielsweise auf Grund von Festmitarbeiterausfällen, ist dies die rettende Lösung", erklärt der UCM Hostess-Geschäftsführer. Auch wenn Mitarbeiter-Castings weiterhin zum festen Prozess gehören, der Wunsch, bei der Buchung nicht an Ort und Zeit gebunden zu sein, Daten zu schützen und die Transparenz zu erhöhen, wächst stetig.  


Über UCM Hostess:
UCM Hostess bietet Unternehmen und Agenturen erstmals die Möglichkeit, den Personalbedarf bei Events und Messen online zu planen und mit geeignetem Personal zu besetzen. Das europaweit agierende Unternehmen achtet auf die rechtssichere Vermittlung von Hostessen an seine Kunden. Gleichzeitig garantiert UCM Hostess eine transparente und faire Beschäftigung der Dienstleister über Lohnsteuerkarte. Durch die eigenentwickelte Projektmanagement-Software, die Anfragen in Echtzeit ermöglicht, gewährleistet die Plattform neben hohen Sicherheitsstandards außerdem die Minimierung von Suchunsicherheiten, da nur Hostessen angezeigt werden, die zeitlich verfügbar sind.

Unter dem Dach der uCastMe GmbH wurde UCM Hostess von Denise Molloy (Operatives Geschäft und Agenturmanagement) und Amin Guellil (Geschäftsführung und Produktmanagement) im Mai 2014 gegründet. Unterstützung finden sie in Vitaly Stanchits (IT und Programmierung) und derzeit sechs Mitarbeitern.

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