Für den Gast ist es immer ein ganz besonderer Moment, wenn er den Zimmerschlüssel in die Hand bekommt und das erste Mal sein Zimmer aufschließen kann. Oft blickt man diesem Moment voller Vorfreude entgegen. Am Urlaubsort angekommen, ist der Hotelgast jedoch auch mit vielen neuen Eindrücken konfrontiert und oftmals auch nicht mehr ganz taufrisch, aufgrund einer langwierigen Anreise. Da kann der gerade in die Hand gedrückte Zimmerschlüssel auch schnell mal verloren gehen
Am Strand, beim Bummel durchs Städtchen, bei Ausflügen oder auch einfach irgend im Nirgendwo. Schnell fällt der Schlüssel aus der Tasche, wenn man ihn denn nicht an der Rezeption abgibt und hinterlegt. Dies tun bei Weitem nicht viele Hotelgäste. Der Ärger des verloren gegangenen Schlüssels ist groß und selbst bei der Pfand-Hinterlegung kommen Kosten und organisatorischer Aufwand auf den Hotelbesitzer zu, um einen neuen Schlüssel nachmachen zu lassen.
Schlimmstenfalls handelt es sich beim verlorenen Schlüssel noch zusätzlich um einen Generalschlüssel, der gleichzeitig auch für das Haus und den Haupteingang genutzt werden kann. Dann wird das Ganze erst recht unangenehm und potenziell ziemlich teuer. Dabei gibt es mittlerweile neben dem klassischen Zimmerschlüssel auch andere Alternativen, die gut als Zimmerschlüssel funktionieren und zum Teil auch günstiger sind.
Das Konzept der Keycards
Keycards ersetzen zunehmend den Zimmerschlüssel - und das schon seit Jahren. Denn man sieht die Karten weltweit überall und nur noch in wenigen Hotels werden die normalen Zimmerschlüssel vergeben. Dies hat viele verschiedene Gründe: Der Verlust des Schlüssel ist zum Einen sehr schnell geschehen und kommt häufiger vor, als einem als Hotelbesitzer lieb ist und zum Anderen ist auch der Ersatz des Schlüssels mitunter ein recht teures und kostspieliges Unterfangen.
Auch der Schlüsseldienst in Stuttgart beispielsweise, empfiehlt Systeme zu nutzen, die bei Verlust sehr leicht zu ersetzen sind, ohne dass dem Gast dadurch hohe Kosten für einen verlorenen Schlüssel in Rechnung gestellt werden müssen. Somit haben sich hier die Keycards als sehr nützlich und auch effektiv wie sicher herausgestellt, da man sie ganz einfach sperren oder umschreiben kann und diese Tätigkeit nur sehr geringe bis gar keine Kosten verursacht. Die Cards werden beim Einchecken den Hotelgästen gereicht und für die zweite Person wird in der Regel eine zweite Card übergeben.
So kann der Gast mittels der praktischen Karte, die im übrigen die Größe einer normalen Scheckkarte hat, durchs Vorhalten oder Durchziehen am Türschloss selbst die Tür öffnen. Die Karten sind leicht und praktisch verstaubar, in Geldbörsen und Taschen beispielsweise. In vielen Fällen ist der Zutritt mit der Karte auch direkt mit den im Zimmer integrierten Lichtquellen verknüpft. Auf diese Weise spart man als Hotelbetreiber Strom und Kosten.
Hochmodern: Die Tür via App öffnen
Die Digitalisierung ist mittlerweile angekommen und besonders in der Tourismusbranche und Hotellerie schon fest etabliert. Vor allem bei Buchungen von Zimmern, Ferienwohnungen und Campingplätzen wird digital vorgegangen, wie aber auch in Sachen Zimmerschlüssel. Auch das Check-in wird immer häufiger digital abgehalten und als Gast kann man sich mittels eines QR-Codes beispielsweise einloggen und die Verwaltung selbst übernehmen. Bis zum Einzug ins Zimmer und der Unterkunft und selbst auch beim Aus-checken kommt dies immer mehr zum Tragen.
Besonders aber für Hotels, die regelmäßig Messegäste und Co. das ganze Jahr über im Haus beherbergen, sind Apps ideal, die sich die Gäste kurz runterladen können und auf diese Weise in ihre Zimmer ziehen und diese auch mittels Smartphone öffnen und schließen können. Somit lässt sich schnell und unbürokratisch wie auch problemlos das Thema Zimmertürschloss und Schließmechanismen lösen.
Auch in puncto Sicherheit hat diese moderne und innovative Variante durchaus Potenzial, denn das Handy trägt der Gast immer bei sich. Was jedoch immer bedacht werden sollte ist, dass dies auch eine tatsächlich nutzbare mobile Internetverbindung seitens des Gastes erfordert. Es mag immer noch so manch einen Gast geben, der darauf nicht (immer) zurückgreifen kann.
Zimmerschlüssel in Pensionen
Die meisten Pensionen hierzulande und auch in den Nachbarländern reichen ihren Gästen obligatorisch die klassischen Zimmerschlüssel. Manchmal persönlich, beim Empfang der Gäste und manchmal auch nach Absprache. Dann werden die Schlüssel an einem bestimmten Ort deponiert, wie ein offener Briefkasten beispielsweise. Oder wie schon vor vielen Jahrzehnten auf dem Türrahmen der Eingangstüre oder unter der Fußmatte. So etwas ist freilich nur bei kleinen, eher familiär geführten Pensionen der Fall. Fakt ist, dass hier die Vertrauensbasis zwischen Gast und Betreiber vorausgesetzt wird und dies auch in der Regel recht gut funktioniert.
Denn die Anzahl der Unterkünfte ist hier meist sehr überschaubar und macht das Ganze einfacher und übersichtlicher. Dennoch: Schwarze Schafe gibt es immer und überall, egal wo das Hotel, die Pension und Unterkunft auch sein mag. Um für noch mehr Sicherheit in Bezug auf Diebstahl und Vandalismus tun und auch, um sich unnötige Kosten ersparen zu können, sollte man als Hotelier im Einzelfall immer genau abschätzen und vergleichen können, welche Variante der Zimmerschlüssel die beste für das jeweilige Haus ist.