Sie ist sowas wie das hässliche Entlein unter den Steuersparmodellen: Häufig missverstanden und unterschätzt, gehört Nettolohnoptimierung durch Zuschläge in Wahrheit zu den Hidden Champions, um im Gastgewerbe die Lohnkosten zu reduzieren. Warum? Weil sie monatlich und dauerhaft einsetzbar ist und - richtig angewandt - jede Finanzprüfung übersteht
Der Hotelier will mir gar nicht zuhören: “Nettolohnoptimierung? Nein danke! Bei der letzten Finanzprüfung mussten wir wegen ein paar Gutscheinen nachzahlen. So einen Ärger hole ich mir nicht mehr ins Haus.” Zack. Gespräch beendet. Schade eigentlich. Denn auch wenn ich seine Vorsicht gut verstehen kann, liegt hier leider ein trauriges Missverständnis vor.
Das Problem: Wer Nettolohnoptimierung googelt, bekommt viele Angebote - doch kaum Sicherheiten.
Und genau da hört der Spaß doch auf: Was hilft mir das schönste Steuersparmodell mit irgendwelchen Gutscheinen, wenns dem Finanzbeamten nicht gefällt? Wie also kann ein Hotelier oder Restaurantbetreiber sicher gehen, dass der gepriesene Steuerjoker sich nicht Jahre später bei der Finanzprüfung als schwarzer Peter entpuppt? Nun, im besten Fall mit einer Bestätigung aus der obersten Etage:
Nettolohnoptimierungen, die vom Bundesfinanzhof bestätigt wurden, müssen bei Finanzprüfungen anerkannt werden.
Dass Prüfer bei Steuersparmodellen die Augenbrauen heben, ist relativ logisch. Gut für den Unternehmer, wenn der Anbieter der Nettolohnoptimierung das Thema schon vorab mit der Finanzbehörde geklärt hat. Die Firma twodoxx ist ein gutes Beispiel für einen solchen Anbieter. 2010 bestätigte der Bundesfinanzhof die Vorgehensweise beim von twodoxx angewandten System der Nettolohnoptimierung.
Nicht ohne Grund konzentriert sich twodoxx auf die Lohnoptimierung durch SFN-Zuschläge. Denn hier liegt für Betriebe, in denen häufig sonntags, nachts und an Feiertagen gearbeitet wird, zum einen das größte Einsparpotential, zum anderen aber auch die größte Herausforderung:
Normalerweise kommt es bei der Zahlung von Zuschlägen schnell zu schwankenden Nettolöhnen. Da solche ungleichmäßigen Auszahlungen bei den Mitarbeitern alles andere als beliebt sind, gilt es, diese Schwankungen trotz Optimierung auszugleichen. Bevor wir zu den verschiedenen Varianten und Möglichkeiten kommen, erstmal ein paar Begrifflichkeiten kurz erklärt:
Was versteht man unter Nettolohnoptimierung mit steuerfreien SFN-Zuschlägen?
Die Abkürzung SFN steht für Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag und Nachtzuschlag. Diese Zuschläge sind steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei der Nettolohnoptimierung mit SFN-Zuschlägen werden diese steuer- und sozialversicherungsfreien Sonntags-, Nacht- und Feiertagszuschläge genutzt, um die Lohnnebenkosten zu senken. Das zu versteuernde Bruttogehalt kann dadurch niedriger ausfallen.
Was kann man mit Nettolohnoptimierung durch SFN-Zuschläge erreichen?
Mit der Nettolohnoptimierung durch SFN-Zuschläge erreichen Sie folgendes:
1. weniger Steuern und Sozialabgaben für den Betrieb
2. höhere Auszahlung für den Mitarbeitenden
Das Schöne dabei: Sie als Arbeitgeber können bei dieser Art der Nettolohnoptimierung selbst steuern, ob Sie vor allem sparen, motivieren oder eine Kombination aus beidem erreichen wollen. Im Prinzip sind bei der Nettolohnoptimierung drei Varianten möglich:
1. Maximale Ersparnis: Nettoauszahlung bleibt gleich + Kosten für Arbeitgeber sinken
Hier geht es allein um die Senkung betrieblicher Kosten. Für den Mitarbeiter ist diese Berechnungsvariante nachteilig. Er zahlt weniger in seine Rente ein und hat gleichzeitig keinerlei Vorteile.
Anwendungsfall:
Diese Variante darf nur bei Neuverträgen angewandt werden und ist angesichts des Fachkräftemangels nicht zu empfehlen.
2. Maximale Auszahlung: Nettoauszahlung steigt + Kosten für Arbeitgeber bleiben gleich
Bei dieser Variante wird der Lohn quasi “umgebaut”. Es landet mehr Geld auf dem Konto des Mitarbeiters, dafür fließt weniger in die Sozialkassen.
Anwendungsfall:
Arbeitgeber können mit dieser Variante ihr Budget einhalten und gleichzeitig bei Neueinstellungen ein attraktiveres Nettogehalt anbieten.
3. Kombination Ersparnis + Auszahlung: Nettoauszahlung steigt etwas + Kosten für Arbeitgeber sinken etwas (im Vergleich zu einer Lohnerhöhung durch Anhebung des Bruttogehalts)
Diese Variante erzeugt eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Anwendungsfall:
Diese Variante eignet sich für Lohnerhöhungen von Bestandsmitarbeitern.
Was muss bei der Nettolohnoptimierung mit SFN-Zuschlägen beachtet werden?
- Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen genau erfasst werden.
- Nettolohnoptimierung funktioniert am besten bei Neueinstellungen oder Gehaltserhöhungen.
- Bei bestehenden Beschäftigungen darf das Bruttogehalt bei gleicher Arbeitsleistung reduziert werden, wenn der Arbeitnehmer insgesamt besser gestellt wird.
- Die Berechnung erfolgt monatsweise und ist etwas aufwendiger als die klassische Bruttolohnberechnung.
- Um trotz schwankender Zuschläge eine gleichmäßige Auszahlung zu ermöglichen, kann eine zusätzliche Lohnoptimierung vor das bestehende Lohnprogramm geschaltet werden.
Wie wird die Nettolohnoptimierung berechnet?
Nettolohnoptimierung ist sicher nichts, was man mal eben mit dem Taschenrechner ausrechnen kann. Zum Glück gibt es hier erfahrene Anbieter, deren Software mit einem Klick den Lohn korrekt und kostensparend fürs Lohnbüro vorbereitet.
Wie sicher ist Nettolohnoptimierung im Falle einer Finanzprüfung?
Nachdem ich in 20 Jahren Betriebsführung unzählige Prüfungen erfolgreich hinter mich gebracht habe, lautet meine Empfehlung: Achten Sie bei der Auswahl des Anbieters darauf, dass die Berechnungsweise vom Finanzamt nachweislich anerkannt wird. Die Firma twodoxx erfüllt mit ihrer Lohnoptimierungs-Software “Optimallohn” diese Vorgabe und gilt deswegen unter Gastronomen und Hoteliers seit Jahren als Geheimtipp.