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Die vielen Vorteile eines CRM-Systems im Unternehmen

30.10.2019 | André Görlitz

Vertriebsmanager merken sehr schnell die Vorzüge eines CRM-Systems. CRM steht für Customer Relationship Management und bietet mehr Vorteile, als es auf den ersten Blick scheint. Es beschreibt das planmäßige Verhältnis mit bestehenden sowie künftigen Kunden. Das System verwahrt die Daten, die für den Vertrieb bedeutsam sind, und stellt sie in einer Form, die man einfach nachverfolgen kann, bereit. Diese Form ermöglicht den Vertriebsmanagern, die Weiterentwicklungen zu verstehen und den Vertriebsablauf zu vervollständigen. Für Vertriebsmitarbeiter ist dieses System ebenfalls nicht nur ein zusätzliches Programm, das mit mehr Arbeit verbunden ist. Es bietet auch für sie die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und zu vereinfachen

Organisation und Zeitmanagement in Firmen sind nur noch digital zu optimieren
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Mithilfe eines CRM-Systems kann man die Verkaufszahlen erhöhen. Diese Tatsache ist für den Vertrieb sehr wichtig. Dadurch kann der Vertrieb seine Ziele schneller verwirklichen und bessere Ergebnisse erreichen. Im Jahr 2012 führte Tech News World eine Umfrage bei mehreren Vertrieben und Unternehmen zum Thema CRM durch. Die Fragestellung bezog sich dabei darauf, was die Vertriebe sich durch den Einsatz von CRM erhoffen. Letztendlich gaben 54 % der befragten Unternehmen an, durch CRM ihre Verkäufe steigern zu wollen.

Interessant daran: Lediglich 24 % gaben an, ihre Kosten reduzieren zu wollen. Dafür lag allerdings bei 74 % der Fokus darauf, den Kundendienst verbessern zu wollen. 66 % wollten die Kundenzufriedenheit erhöhen und 56 % die Kundenbindung verbessern. Zwei Jahre später, im Jahr 2014, lässt sich anhand von Statistiken feststellen, dass CRM in mehreren Fällen gefruchtet haben muss. Die Verwendung von CRM in Vertrieben und Unternehmen ist in allein diesen zwei Jahren nämlich um stolze 87 % gestiegen.

Optimierung von Organisation und Zeitmanagement

Somit lässt sich ebenfalls feststellen, dass CRM mit vielen verschiedenen Vorteilen aufwarten kann. Davon profitieren Unternehmen als Ganzes. Aber auch die einzelnen Mitarbeiter und Vertriebsleitung können eine Arbeitsvereinfachung verzeichnen. Einer der wichtigsten Punkte dabei ist sicher die automatisierte Verwaltung von internen und externen Terminen. Führungspersonal und Mitarbeiter müssen nicht mehr minütlich ihre gesetzten Termine checken. Das CRM-System legt diese an und legt Fokus darauf, dass die Termine zeitlich umsetzbar sind und alle daran teilnehmen können.

Auch nimmt das System eine Priorisierung vor, damit die wichtigsten Kunden auch die bestmögliche Kundenbetreuung erhalten. Das CRM-System speichert die Kontakte des Vertriebs, die Verkaufschancen, die Einsätze sowie Besprechungstermine. Der Vertrieb kann auf diese Datenbank unbegrenzt zugreifen. Auf diese Weise kommen die Daten nicht abhanden. Das System unterstützt den Vertrieb darin, die täglichen Besprechungstermine zu optimieren sowie den Aufträgen Prioritäten zu setzen. Dadurch hat der Vertrieb mehr Zeitraum, sich mit Kunden zu beschäftigen. Das System ist außerdem bei der Vorbereitung von wöchentlichen oder monatlichen Reporten behilflich.

Durch das CRM-System kann der Vertrieb weiterhin Daten gliedern und bedeutende Verkaufsgelegenheiten erkennen. Das CRM-System stellt Kalender, Entwürfe für Dokumente sowie E-Mail-Eingliederung zur Verfügung. Somit informiert das System alle über alles. Ein CRM-System unterstützt dabei die Verständigung zwischen dem Vertrieb und der Vertriebsleitung. Das CRM-System erinnert den Vertrieb daran, wann man zu einem Kunden Kontakt aufnehmen soll, wenn es beispielsweise um eine Verlängerung des Vertrags oder um die Empfehlung eines neuen Produktes geht.

Außerdem kann man mithilfe von einem CRM-System den Vertriebsvorgang abstimmen. Auf diese Weise können mehr Verkaufsverträge abgeschlossen und die eigenen Ziele besser verwirklicht werden. Die Angebotserstellung ist dank dem CRM-System automatisiert. Dadurch können die Kosten gesenkt und die Einnahmen erhöht werden.

Gesteigerte Vertrauenswürdigkeit

Die Tatsache, dass alle wesentlichen Kundendaten im CRM-System aufbewahrt sind, hilft dem Vertrieb, denn auf diese Weise können die Kundenwünsche analysiert und eventuelle Probleme vorweggenommen werden. So werden mehr Zufriedenheit seitens der Kunden und eine erhöhte Vertrauenswürdigkeit des Unternehmens erreicht. Das CRM-System nimmt die wesentlichen administrativen Aufgaben dem Vertrieb ab. Die Aufgaben, die sich wiederholen, werden schematisiert. Ein CRM-System ist nicht preiswert, es hilft jedoch, Geld einzusparen. Das CRM-System verringert Fehler, beispielsweise bei Angeboten und Aufträgen.

Dabei gibt es zahlreiche Anbieter für CRM-Systeme wie z.B. Teamleader. Das CRM-System hilft dem Vertrieb bei der Suche, Eingliederung sowie Qualifikation von Leads, beim Herausfinden von Verkaufsmöglichkeiten, beim Gewichten sowie bei der Vereinfachung von künftigen Tätigkeiten und bei der schnelleren Verwirklichung des Ziels.

Einer der wichtigsten Punkte ist dabei vielleicht sogar die Berechnung und die Berichterstellung. Durch die Digitalisierung der Verkaufszahlen ist das System durch wöchentliche und monatliche Berichte in der Lage, hinsichtlich der Verkaufschancen Prognosen für die Zukunft zu erstellen. So lässt sich jederzeit erkennen, ob es wirtschaftlich bergauf geht oder ob man Minusgeschäfte verzeichnet. In letzterem Fall kann dann ebenfalls eingeschätzt werden, welche Maßnahmen infrage kommen, um wieder aus den roten Zahlen herauszukommen.

Fazit: Vorteile überwiegen die Vorurteile

Ja, man muss das Kind beim Namen nennen: Es gibt trotz der erwiesenen Vorteilhaftigkeit noch eine gewisse Befangenheit seitens einiger Mitarbeiter sowie Führungspersonen. So sehen viele die Einführung und regelmäßige Pflege eines CRM-Systems mit zusätzlicher Arbeitszeit verbunden. Arbeitszeit, die mitunter für augenscheinlich wichtigere Umstände genutzt werden könnte. Dabei verkennen die meisten jedoch, dass die Einführung eines CRM-Systems langfristig fast ausschließlich Vorteile mit sich bringt. Es kann nämlich lästige administrative Details, wie etwa Terminplanung und Kundenpriorisierung, automatisieren.

So kann es den Ablauf des Unternehmens als Ganzes signifikant verbessern und für alle Mitarbeiter vereinfachen. Dabei spielt es vor allem eine wichtige Rolle, dass alle Datenbanken und alle Aktivitäten wie z.B. Termine jederzeit auf allen mit dem Unternehmens-Server verbundenen Geräten aufgerufen werden können.

Dies hat zur Folge, dass schon im Laufe von Wochen und Monaten deutliche Verbesserungen in den generellen Unternehmensabläufen verzeichnet werden können. Mitarbeiter werden deutlich entlastet, da ihre To-Do’s bereits feststehen und sogar nach Priorität geordnet sind. Dies hat auch psychologisch einige ernsthafte Vorteile, da Mitarbeiter nicht mehr unter so einem Druck stehen, selber an alles denken zu müssen.

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