Die HGK-BackOffice-App macht das Rechnungsmanagement für Hotels und Gastronomiebetriebe jetzt noch flexibler - Unterwegs jederzeit und an jedem Ort schnell und bequem Rechnungen prüfen und zur Zahlung freigeben
Um Rechnungen auf ihre sachliche Richtigkeit zu prüfen oder zur Zahlung freizugeben, benötigen Hoteliers und Gastronomen künftig nur noch ihr Smartphone. Mit der neuen kostenlosen HGK-BackOffice-App können die Nutzer von HGK-BackOffice nun überall von unterwegs auf das digitale Kreditorenmanagementsystem zugreifen. Auf diese Weise bietet HGK ihren Mitgliedern eine zusätzliche Möglichkeit, Abläufe intelligenter zu gestalten und unterstützt diese dabei, ihr Rechnungsmanagement noch effizienter zu organisieren.
Die in HGK-BackOffice hinterlegten Berechtigungen werden automatisch für die App übernommen, so dass auch hier nur autorisierte Mitarbeiter Rechnungen einsehen, prüfen oder freigeben können. Über die benutzerfreundliche Oberfläche der App erhalten User direkt am Handy-Display eine Übersicht über alle offenen Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus. Im Falle von Reklamationen lassen sich Dokumente ganz einfach an den Lieferanten oder zur Rücksprache an den zuständigen Mitarbeiter versenden. Auch die Suche von älteren Rechnungen im Archiv ist über die App möglich.
Gibt es Preisabweichungen, informiert die App den User ebenfalls. In Planung ist außerdem eine weitere Funktion, die den Nutzern einen zusätzlichen Mehrwert bieten wird. Künftig können diese auch Bewirtungsbelege mit ihrem Smartphone fotografieren und in das System hochladen, wo diese dann weiterverarbeitet werden. Den Belegen lassen sich zudem entsprechende Buchungstexte zuordnen.
„Mit der HGK-BackOffice App erhalten Gastronomen und Hoteliers eine moderne, zukunftsweisende Möglichkeit, ihre Prozesse zu digitalisieren, zu vereinfachen und ihrem individuellen Tagesablauf anzupassen“, so Tino Kaiser, Leiter Digitale Lösungen bei der HGK. Die HGK-BackOffice-App ist ab August kostenlos im HGK-BackOffice-System verfügbar.