Die Corona-Krise stellt Hotel- und Gastronomiebetriebe vor große Herausforderungen. In der Hotellerie beschäftigt man sich deshalb damit, nach neuen Potenzialen zu suchen. Um die Rezession erfolgreich zu überwinden, müssen entsprechende Lösungen gefunden werden
Außenstehende Forderungen schmälern die Liquidität
Der Hotelsektor gehört aufgrund der aktuellen Regelungen zu den am meisten von den Corona-Auswirkungen betroffenen Branchen. Um den Kontakt zu den Gästen nicht zu verlieren und potenzielle neue Kunden für das Hotel zu interessieren, sollten auch Kanäle wie die Social Media genutzt werden, um die Zielgruppen zu erreichen. Da neue Lockdowns nicht auszuschließen sind, drohen derzeit auch vielen Luxushotels Existenznöte. Zur misslichen Lage der Hotellerie tragen neben finanziellen Einbußen aufgrund der aktuellen Situation häufig auch außenstehende Forderungen bei.
Das Forderungsmanagement ist deshalb insbesondere in Ausnahmesituationen von besonderer Bedeutung für einen Hotelbetreiber. Häufig verzichten Anleger, die sonst in Hotels investieren darauf, sich in schwierigen Zeiten finanziell an Hotelprojekten zu beteiligen. Dadurch erhöht sich das Risiko, dass Hotelunternehmen die Liquidität verloren geht. Davon sind nicht nur Hotels und Pensionen, sondern auch gastronomische Betriebe betroffen. Die unternehmerische Planung und Beweglichkeit wird durch fehlende finanzielle Ressourcen zusätzlich eingeschränkt. Es ist deshalb sinnvoll, effiziente Konzepte zu entwickeln, um zukünftige Zahlungsausfälle zu vermeiden und ausstehende Forderungen zu realisieren.
Zu den Aufgaben im Forderungsmanagement eines Unternehmens gehört zunächst die fehlerfreie und professionelle Fakturierung. Rechnungen korrekt zu erstellen, wird beispielweise in einem Onlineratgeber erklärt. Da sich Fehler bei der Rechnungserstellung für ein Unternehmen nachteilig auswirken können, empfiehlt es sich, beim Rechnungschreiben auf jedes Detail zu achten. Die gesetzliche Grundlage für die Rechnungserstellung ist § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz). Demnach ist jedes Unternehmen, das Dienstleistungen oder Waren anbietet dazu verpflichtet, eine korrekte Rechnung an den Leistungsempfänger auszustellen.
Wie können zukünftig Zahlungsausfälle vermieden werden?
Wenn die Zahlung ausbleibt, kann mithilfe des kaufmännischen Mahnverfahrens versucht werden, die Außenstände anzumahnen. Falls auch auf mehrere Mahnungen keine Reaktion erfolgt, ist das Forderungsmanagement berechtigt, weitere Maßnahmen in Erwägung zu ziehen. Oft besteht das Problem einfach darin, dass Rechnungen vergessen oder verlegt werden. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, ist die Umstellung auf digitale Prozesse, sodass die Rechnungen online übermittelt werden können. Das sogenannte E-Invoicing soll bis Ende 2020 europaweit zum Standard zählen. Dennoch wird es auch bei dieser Form der Rechnungsstellung ausstehende Forderungen geben.
Zwar lässt sich das Rechnungswesen digital wesentlich effizienter organisieren, die Umorganisation kann jedoch vor allem in Krisenzeiten das Forderungsmanagement nicht ersetzen. Zu den wichtigen Argumenten beim Bearbeiten ausstehender Forderungen gehört die Überlegung, wie sich Mahnungen auf die Außendarstellung eines Hotels auswirken können. Die interne Forderungsabteilung sollte idealerweise die Buchhaltung unterstützen und dazu beitragen, dass möglichst keine Forderungen offen bleiben. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, inhaltslose Korrespondenzen mit Geschäftspartnern zu vermeiden.
Darüber hinaus ist eine effiziente Strukturierung des Forderungsmanagements von großer Bedeutung. Damit Missverständnisse in Zukunft vermieden werden können, sollten eindeutige Zahlungsbedingungen festgelegt werden. Es empfiehlt sich, bei der Rechnungserstellung darauf hinzuweisen, dass die fälligen Beträge bis zu einem bestimmten Termin nach Rechnungserhalt zahlbar sind. Eine weitere Möglichkeit, pünktliche Zahlungseingänge zu unterstützen, ist die Gewährung eines Nachlasses (Skonto) für schnelles Zahlen. Digitale Bezahlmethoden gewinnen immer mehr an Bedeutung.
Nachdem insbesondere im Online-Bereich moderne Zahlungsformen wie die Online-Bezahldienste akzeptiert werden, sollte auch im Hotel- und Gastronomiemanagement darüber nachgedacht werden, digitale Zahlungsarten zu implementieren. Ein umfangreiches Portfolio von Zahlungsmöglichkeiten kann die Aussichten auf die pünktliche Rechnungsbegleichung erhöhen. Zahlungseingänge regelmäßig zu kontrollieren zählt zu den Aufgaben der Buchhaltung.
Bei Zahlungsausfällen sollte möglichst umgehend reagiert werden. Gleichzeitig ist es wichtig, aktuelle Verjährungsfristen zu beachten, um finanzielle Nachteile für das Unternehmen zu vermeiden. Meist wird die Zeit vor dem Jahreswechsel dazu genutzt, Rechnungen zu überprüfen und Forderungen zu bearbeiten.