E-Mail Archivierung wird unterschätzt und kann Unternehmen teuer zu stehen kommen
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E-Mail Archivierung wird unterschätzt und kann Unternehmen teuer zu stehen kommen

11.01.2011 | Spreeforum International GmbH
Thema Email Archivierung: Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine preiswerte, gesetzeskonforme und unkomplizierte Lösung für dieses Problem
Patrick Schulte ist Internet- und Medienexperte und Geschäftsführer der billiton internet services GmbH mit Sitz in Siegen und Saarbrücken. Bildquelle: Spreeforum International GmbH
Patrick Schulte ist Internet- und Medienexperte und Geschäftsführer der billiton internet services GmbH mit Sitz in Siegen und Saarbrücken. Bildquelle: Spreeforum International GmbH
„Das ist ein schwieriges Thema. Fast kein Unternehmen hält alle gesetzlichen Vorschriften ein“, erklärt Patrick Schulte, Gründer und Geschäftsführer der Internetagentur billiton. „Es gibt viele rechtliche Bestimmungen, die sich teilweise sogar widersprechen“, sagt er. Grundsätzlich gelte aber, dass alle Mails, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Anbahnung, Abwicklung und Administration eines geschäftlichen Vorgangs stehen sechs Jahre aufzubewahren sind. Rechnungen, Verträge und alles Buchhaltungsrelevante ist sogar zehn Jahre lang aufzubewahren.

Dabei, so Schulte, reiche eine einfache Speicherung im eigenen Mailprogramm oft nicht aus. Alle Mails müssten absolut verlustsicher aufbewahrt werden, nachweislich unverändert bleiben, schnell auffindbar sein und genauso wieder herstell- und ausdruckbar wie im Originalzustand. „Das ist eben eine Archivierung und keine Speicherung“, erklärt der Internetexperte. Es brauche System, Methode und vor allem Konsequenz. Das sei mindestens so anspruchsvoll wie eine ordnungsgemäße Buchführung – und genauso wichtig. Die Folgen könnten teuer werden. Unternehmen dürften das Thema E-Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Das schwierige an der E-Mail-Archivierung sei, dass gleichermaßen handelsrechtliche, steuerliche, mediengesetzliche und in der Umsetzung technische Herausforderungen zu berücksichtigen sind. Wie das zu geschehen habe, schreibe der Gesetzgeber nicht vor. „Der sagt nur, Unternehmen müssen archivieren“, so Schulte.

Billiton setzt auf eine internetbasierte, technische und automatisierte Lösung. „Die ‚postini E-Mail-Archivierung’ ist einfach zu bedienen, arbeitet weitgehend von allein und entlastet den Geschäftsführer oder IT-Verantwortlichen nachhaltig. Zusätzlich enthalten sei ein umfassender Spam- und Virenschutz, was zu einer weiteren Vereinfachung führe und Datensicherheit gewährleiste. Die Software sei für weniger als 3,- EUR pro Monat und Nutzer sehr preiswert und berücksichtige dabei wirklich alle gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen, sagt Schulte über das Produkt. Es habe sich in der Praxis bewährt und garantiere eine echte Lösung für das Problem. Außerdem könne in der Einführungsphase und während der gesamten Nutzungsdauer das billiton-Team einbezogen und gefragt werden. „Wir unterstützen technisch, beratend und strategisch“ so Schulte abschließend.

Wer mehr über die billiton internet services GmbH, deren Angebote und Produkte oder das Thema E-Mail-Archivierung erfahren möchte, erhält weitere Informationen unter www.billiton.de oder der Rufnummer 0271 / 303860.

Hintergrund:
Die billiton internet services GmbH gehört zu den führenden Internetagenturen im deutschsprachigen Raum und bietet mit Standorten in Siegen und Saarbrücken umfassenden Webservice aus einer Hand. Das Unternehmen zählt laut New Media Service Ranking zu den Top 150 der Branche und zu den wachstumsstärksten Agenturen in Deutschland. Die 15 hochqualifizierten Mitarbeiter, darunter zertifizierte TYPO3 Entwickler, gewährleisten durch ihre Expertise, ihr Know-how und ihre ständige Weiterentwicklung immer den neuesten Stand der Technik.

Mehr als zwölf Jahre Erfahrung in der Realisation von Webprojekten jeglicher Komplexität und Größe sind bei billiton die Grundlage für die perfekte Umsetzung von Kundenanforderungen aller Art. Das Unternehmen realisiert Websites von der Unternehmenspräsenz über Portale und Communities im Web 2.0 bis hin zu komplexen Onlineshops. Für die Umsetzung nutzt billiton alle Möglichkeiten bestehender Software und zur Verfügung stehende Instrumente und Techniken. Wo diese nicht ausreichen, wird eine auf die Anforderungen exakt zugeschnittene neue Anwendung programmiert. Dabei nutzt billiton moderne Programmiertechniken und -sprachen wie PHP, JavaScript, Java, AJAX, SASS und ActionScript.

Kreative Ideen, innovative Konzepte aber vor allem die technische Kompetenz in den Bereichen IT, Internet und E-Commerce in Verbindung mit einer optimalen, persönlichen Betreuung auch nach Abschluss des Projektes sorgen immer für den gewünschten Erfolg im Web.

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