Der Zoll kommt ins Haus und kontrolliert die Papiere - sind Sie richtig vorbereitet?
Seit Januar 2015 gilt der Mindestlohn, aber schon vorher war die ‚Zollkontrolle Schwarzarbeit' auf der Pirsch nach Rechtsbrechern. Schwarze Schafe gibt es immer wieder in der Branchen, auch der Hotellerie und Gastronomie. Trotzdem kann es auch ‚ganz blöd' kommen, wenn eigentlich alles okay ist.
Rauscht die Zollkontrolle einmal ins Haus und Ihre Mitarbeiter sind nicht gebrieft, was in diesem Fall zu unternehmen ist und die Unternehmensführung ist zufällig nicht erreichbar, kann in publikumsstarken Unternehmen wie Hotels durch die auftretende Konfusion der dumme Eindruck entstehen, hier handele es sich nicht um eine Routinekontrolle, sondern um einen Verdachtsfall.
Die erste Reaktion Ihrer Mitarbeiter am Frontoffice sollte deshalb sein, ruhig zu bleiben und anwesenden Gästen zu erklären, dass es sich bei der Zollkontrolle um eine ganz normale Angelegenheit handelt. Die Herren und Damen vom Zoll bietet man dann z.B. im Backoffice einen Schreibtisch an, wo eventuell auch das Finanzamt seine Prüfungen durchführt, wenn dies nicht beim Steuerberater geschieht.
Welche Unterlagen werden von der Zollkontrolle in Bezug auf das Unternehmen geprüft?
Die Leitung des Unternehmens legt sich am besten eine Checkliste mit einem separaten Ordner an, damit der Zoll die Papiere schnell durchprüfen kann. Dazu gehört:
- Arbeitsbescheinigungen bei angestellten Ausländern
- Arbeitsverträge aller Angestellten mit täglicher Arbeitszeit
- Sozialversicherungsnummern (diese stehen auch in den Lohnabrechnungen der Brutto/Netto Bezüge, z.B. gemäß DATEV)
Diese Papiere halten steuerpflichtige Unternehmen so vor, dass zumindest ein verantwortlicher Mitarbeiter jeder Schicht darüber verfügen kann, ist denn die Leitung des Unternehmens nicht im Hause.
Was müssen die Mitarbeiter angeben oder vorlegen?
- Ausweispapiere
- Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (Arbeitsvertrag, Arbeitszeit, Lohn, Gehalt)
- Art, Dauer und Umfang des Arbeitsverhältnisses
Diese Unterlagen halten die Unternehmen und seine Mitarbeiter selbstverständlich vor. Man sollte also nur rechtzeitig mit den Mitarbeitern ein Briefing durchführen, dass der Zollbesuch nicht nur geduldet ist, sondern wie aus dieser Dokumentationspflicht eine Kür wird, damit der Ablauf der Kontrolle durch förderliche Maßnahmen möglichst schnell über die Bühne geht.
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