Als Unternehmer eine Geschäftsreise zu planen ist nicht einfach. Denn egal um welche Größenordnung es sich dabei handelt. Die Planung und Organisation beinhalten eine Menge Know-how und cleveres Handeln und eine strategische Vorgehensweise
Aber auch als Mitarbeiter eines Unternehmens muss jede Geschäftsreise mit Sorgfalt geplant und geordert werden können, damit der Schuss am Ende weder nach hinten losgehen kann und beispielsweise dadurch plötzlich unnötige Kosten entstehen können und vieles mehr. Auch sollte man als Mitarbeiter wissen, inwieweit eine Geschäftsreise als Arbeitszeit deklariert werden sollte und muss und welche Voraussetzungen hierfür erfüllt werden, und, und, und. Vom Flug, der Bahnreise, der Eigenanreise, über die Buchung der Unterkunft und des Shuttleservices und mehr, es gibt eine Menge im Vorfeld zu tun.
Dienstreise oder Geschäftsreise?
Der Unterschied ist nicht erkennbar, da es bei beiden Deklarierungen keinen gibt. Auch rechtlich wie steuerlich gesehen existiert bei beiden Bezeichnungen kein Unterschied. Während man im öffentlichen Dienst von einer Dienstreise spricht, handelt es sich bei Geschäftsreisen meist um Reisende aus der privaten Wirtschaft entspringend. Fakt ist, dass es sich hier immer um eine Erweiterung der Ausübung des Berufes geht und diese auch als eine solche angesehen und gehandhabt wird. Im Inland wie auch im Ausland.
Die Globalisierung macht es zunehmend erforderlich, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter zum Teil auch ins Ausland schicken, um dort vor Ort Bauplanungen zu kontrollieren und zu organisieren, oder auch um sich mit dortigen potenziellen Neukunden, wie Stammkunden zu treffen. Geschäftsideen auf den Tisch bringen können, Veränderungen in Produktionsabläufen anbringen können, oder auch um die Personalstruktur auswärts zu optimieren und Co. Je nach Betriebsart sind Dienst- oder Geschäftsreise Voraussetzungen für die Ausübung eines bestimmten Berufes und gehören wie die tägliche Arbeit hierzulande im Büro dazu.
Das Pendeln von A nach B per Flieger ist für etliche Berufstätige ein ganz normaler Ritus. Einzig die Art und Weise der Organisation der Reisen unterscheidet sie. Denn entweder müssen Angestellte ihre Reiseplanungen von Anfang bis Ende selbst in die Hand nehmen und dabei das ihnen zur Verfügung stehende Budget des Arbeitgebers berücksichtigen.
Oder der Arbeitgeber selbst nimmt alle Planungen diesbezüglich in die Hand und teilt dem Mitarbeiter lediglich frühzeitig nur die Eckdaten bezüglich Unterkunft, Flugtermin und Wichtigkeit oder Schwerpunkt der Reise mit. Alles eine Sache der Organisation. Hier findet man ebenfalls zusätzlich eine Menge mehr an Informationen und Wissenswertes zur Planung und Organisation einer perfekten Geschäftsreise.
Was zählt zur Arbeitszeit?
Grundsätzlich zählt die Geschäfts- oder Dienstreise immer als Arbeitszeit. Doch auch hier müssen in der Regel Aufzeichnungen in schriftlicher Form gemacht werden, um die einzelnen Zeiten zu dokumentieren und vor allem auch der Überstunden, die nicht selten bei diesen reisen entstehen können. Bei der eigenen Anfahrt zu einem Termin der Reise mit dem Auto, gilt diese Zeit als Arbeitszeit. Wird der Angestellte allerdings gefahren, dann nicht.
Wenn es sich um einen Messebesuch im Ausland über mehrere Tage handelt, kann beispielsweise auch hier die Anreise an sich als Arbeitszeit angerechnet und vergütet werden. Allerdings handhaben Betriebe und Unternehmen die Vergütungsanrechnungen grundlegend oftmals unterschiedlich. Hier sollte man als Arbeitgeber das Kleingedruckte bei Arbeitsverträgen genaustens studieren.
Vergütung und Anrechnung
Grundlegend muss der Arbeitgeber alle anfallenden Kosten wie die Fahrtkosten und Reisekosten zunächst einmal vollständig übernehmen. Zum Gehalt steht noch zusätzlich die so genannte Verpflegungspauschale zu, die je nach Arbeitnehmer unterschiedlich berechnet wird. Die dafür gesetzlich vorgeschriebenen Satzungen jedoch können schon in den Tarifverträgen und Betriebsvereinbahrungen zu Beginn der Einstellung nachgelesen und deklariert werden. Das Kilometergeld kann nur angerechnet werden, wenn man es bei Eigenanreise selbstverständlich auch genaustens notiert.
Hinzu können unter anderem die Kosten für Versicherungen, Telefongespräche, Porto und auch fürs Parken oder Maut und Straßennutzungsgebühren und Co. berechnet werden. Diese Kosten sind allerdings nur dann Erstattungspflichtig, wenn sie vom Mitarbeiter auch penibel und ganz genau aufgelistet notiert wurden. Die Nachvollziehbarkeit und Plausibilität dieser Aufzeichnungen müssen transparent und erkennbar sein.
Unterschiede fürs Aus- und Inland
Nur bei Auslandsreisen werden in der Regel die Anreisen und Abreisen als Arbeitszeit deklariert und vergütet. Egal ob der Reisende selbst dabei aktiv oder passiv unterwegs ist. Das bedeutet, dass ob er nun mit dem Auto selbst ins Ausland fährt, oder fliegt, spielt hierbei keine Rolle. Dies ist der Begründung des Bundesarbeitsgerichtes geschuldet, welches klare Formulierungen hierfür äußert: Eine Auslandsreise für Mitarbeiter steht nur im engen Zusammenhang mit einem Interesse seitens des Arbeitgebers. Die Reise im Inland ist meist kürzer, mit weniger Aufwand behaftet und liegt oft sehr nahe.