Was ist ein Hotel Property Management System (PMS)?
Von der Buchung einer Unterkunft über den Hotel Check-in, den Service vor Ort und die Organisation der Zimmerreinigung bis hin zur Rechnungslegung und zur Kundenbetreuung nach einem Aufenthalt: Der Alltag in einem Hotel ist vielseitig und komplex. Ein Hotel Property Management System, kurz Hotel PMS, hilft – und übernimmt Verwaltungs- ebenso wie organisatorische Aufgaben.
Je größer ein Beherbergungsbetrieb, desto höher sind auch die Anforderungen an eine solche Hotelsoftware. Neben den Grundaufgaben rund um Buchung und Erstellen von Rechnungen sind in Hotel PMS deshalb Zusatzfunktionen etwa zur Datenanalyse und zum Reporting oder für ein reibungsloses Channel Management erhältlich.
Was ist ein Hotel PMS?
Hoteliers verwenden den Begriff ganz selbstverständlich, doch was ist ein Hotel Property Management System (PMS) eigentlich ganz genau?
Beschreiben lässt sich ein Hotel PMS als Management-Plattform, auf der alle alltäglichen Frontoffice-Aufgaben erledigt werden können. Das fängt bei Reservierungen und dem Preismanagement an und reicht über die Zimmerreinigung und Instandhaltung bis hin zum Erstellen von Rechnungen und Berichten.
In der Regel sind die Hotel PMS cloudbasiert und können zeit- und ortsunabhängig verwendet werden.
Die Vorteile derartiger Systeme liegen auf der Hand. Sie erledigen sich wiederholende Tätigkeiten, die zeitintensiv sind, sich aber problemlos automatisieren lassen. Damit helfen sie, die Hotelmitarbeiter zu entlasten und Zeit und Kosten zu sparen.
5 gute Gründe, die für ein Hotel Property Management System sprechen
Lohnt es sich für Hotels und Unterkünfte, in ein PMS zu investieren? Klares Ja! Und zwar aus mehreren Gründen:
Zeit- und Kostenersparnis: Alltägliche Aufgaben werden automatisiert
Alltägliche Aufgaben wie der Gäste Check-in und Check-out und die Planung der Zimmerreinigung sowie die Rechnungsstellung werden von einer modernen Hotel PMS Software automatisch ausgeführt. Für die Mitarbeiter an der Rezeption und im Backoffice bringt das eine hohe Zeitersparnis mit sich.
Werden die Gästedaten zum Beispiel bei Onlinebuchung über das hoteleigene Buchungssystem direkt ins PMS integriert und bietet das Hotel Management System die Möglichkeit, selbständig online einzuchecken, entlastet dies das Personal am Empfang.
Zudem können Gäste automatisch gemeldet und Kurtaxen abgeführt werden, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Rechnungen werden vom Hotel PMS erstellt und per Mail automatisiert verschickt.
Cloudbasiert: Hotel Property Management System bietet grenzenlosen Zugriff auf Daten
Moderne Hotel Property Management Systeme funktionieren cloudbasiert. Der Vorteil: Manager und Mitarbeiter können zeit- und ortsunabhängig auf das PMS zugreifen und darin arbeiten.
Zudem arbeitet das PM-System geräteunabhängig und lässt sich sowohl vom Desktop-Computer als auch von mobilen Geräten aus steuern. Hotelmanager haben also auf ihrem Smartphone stets den vollen Überblick über aktuelle Buchungen und können mit einem Klick die Zimmerpreise anpassen, um auf Entwicklungen zu korrigieren.
Über spezielle Apps lassen sich zum Beispiel remote Aufgaben verteilen und die Zimmerreinigung planen. Eigentümer mehrerer Hotels können alle ihre Häuser im Blick behalten und von einem Gerät aus managen.
Alles in einem System: Daten werden optimal zusammengeführt
Viele Daten werden an mehreren Stellen gebraucht. Die Gästedaten zum Beispiel: für die Zimmerreservierung, für den Check-in, die Registrierung bei der Stadtverwaltung für die Kurtaxe, beim Erstellen der Rechnung, für das eigene Treuepunkte-Programm und und und.
Einer der Vorteile eines Hotel Property Management Systems liegt darin, dass es alle Daten in einer Software zusammenführt, um sie optimal verwenden und auswerten zu können.
Das HOS Booking Tool der in Österreich ansässigen Snowoffice GmbH vereint beispielsweise Buchungs- und Kundenverwaltung, Check-in und Check-out, Buchhaltung, Channel Management und Preisgestaltung sowie die komplette In-House-Organisation rund um Zimmerreinigung und Zimmerservice, Instandhaltung und Restaurant- und Barmanagement.
Zentrales Buchungs- und Reservierungsmanagement: Gleiche Preise auf allen Plattformen
Dass alle Zimmerreservierungen direkt über die Hotelrezeption eingehen, ist längst Vergangenheit. Die Kunden buchen über viele verschiedene Kanäle:
- telefonisch direkt am Hotelempfang
- auf der hoteleigenen Webseite
- über Buchungsplattformen wie Booking, HRS oder AirBnB
- vor Ort im Hotel während eines Aufenthaltes.
Eine leistungsstarke Hotel Reservierungssoftware führt alle diese Kanäle zusammen und managt sie zentral. Wird ein Zimmer einer bestimmten Kategorie reserviert, sorgt das Hotel Property Management System dafür, dass dieses Zimmer auf allen Plattformen als nicht mehr verfügbar markiert wird. Auch die Preise werden dank Channel Manager zentral festgelegt und sind auf allen Plattformen gleich.
Problemlose Anbindung: Andere Systeme können integriert werden
Der technische Fortschritt im Hotelwesen beschränkt sich nicht allein auf PMS-Software. Zahlreiche weitere innovative Soft- und Hardware-Systeme revolutionieren das Hotel- und Gastgewerbe und bieten den Gästen immer noch etwas mehr Servicequalität.
Moderne Hotel PMS ermöglichen eine unkomplizierte Einbindung dieser anderen Systeme – angefangen bei einem Hotel Self Check-in System, dank dessen die Gäste bei der Anreise eigenständig einchecken können, ohne in der Warteschlange an der Rezeption warten zu müssen, bis hin zu Smart Hotel Lösungen für ein intelligentes Energiemanagement.
Welche Funktionen haben Hotel-PMS?
Die Liste der Funktionen, die eine Hotelverwaltungssoftware haben kann, ist lang. Viele sind für einen reibungslosen Hotelalltag grundlegend, andere können je nach Betrieb mal mehr und mal weniger nützlich sein.
Zu den Grundfunktionen, die ein modernes Hotel Property Management System bieten sollte, gehören:
- Reservierungs- und Buchungssystem: Zimmerreservierungen und -buchungen, verfügbare Zimmer, Preise und Rabattaktionen lassen sich übersichtlich im PMS anzeigen und ablesen. Auch Gruppenbuchungen und Events lassen sich organisieren.
- Live-Verfügbarkeit: Auf einen Blick lässt sich sehen, welche Zimmer für einen bestimmten Zeitraum verfügbar sind und welche bereits belegt.
- Channel Manager: Die verschiedenen Buchungskanäle eines Hotels – von der eigenen Buchungsplattform bis hin zu externen Portalen wie Expedia und Booking – werden zentral gemanagt.
- Gäste- und Zimmerverwaltung: Gebuchte und belegte Zimmer, eingecheckte Gäste sowie Extrawünsche lassen sich abbilden und bearbeiten. Auch ist es möglich, Online oder Self Check-in Systeme einzubinden und zum Beispiel mittels eines per E-Mail zugesandten QR-Codes über ein Terminal die Zimmerschlüssel oder -karten automatisch ausgeben zu lassen.
- Zimmerreinigung- und Hausmeister-Planung: Der Personaleinsatz bei Zimmerreinigung und Room Service sowie für die Instandhaltung lässt sich über das Hotel PMS planen. Checken an einem Tag viele Gäste aus, muss mehr Reinigungspersonal vorgehalten werden, als wenn nur wenige Gäste ihr Zimmer räumen.
- Housekeeping-App: Die Mitarbeiter werden per App in Echtzeit informiert, welche Zimmer zur Reinigung bereit sind und welche Tätigkeiten zu erledigen sind.
- Rechnungserstellung: Rechnungen werden vom Property Management System automatisch erstellt und per E-Mail an den Gast verschickt.
- Reporting: Analyse-Tools ermöglichen ein detailliertes Reporting zur Qualitätskontrolle. So lassen sich Belegungspläne und Umsatzzahlen problemlos abbilden und Managemententscheidungen auf die Ergebnisse hin abstimmen.
- Revenue Management: Das Gästeverhalten soll anhand methodischer Daten und Berechnungen vorhergesagt werden. So lassen sich die Servicequalität verbessern und Gewinne steigern.
Sie möchten mehr über unser leistungsstarkes Hotel Property Management System erfahren? Schreiben Sie uns – wir stellen ihnen gern die zahlreichen Funktionen unserer HOS Booking Software vor.