Spätestens seit dem Mindestlohngesetz 2015 hat sich in der Gastronomie die Arbeitszeiterfassung zu einer kniffligen Angelegenheit entwickelt. Intelligente Softwarelösungen sind daher in der Branche so gefragt wie noch nie. Ein System, das sich immer größerer Beliebtheit erfreut, ist edpep, das Einsatzplanungs-System von eurodata. Damit lassen sich nicht nur effizient Schichtpläne erstellen. Es ist zudem ein umfangreiches Instrument für die Planung und Auswertung von Personaleinsatz und Arbeitszeit
Einsatzpläne lassen sich damit ganz einfach mittels Drag and Drop erstellen. Die digitale Aufgabenverteilung ist ebenso inklusive wie die Kommunikation mit den Mitarbeitern sowie die wichtige Rückmeldung mittels Smartphone App.
Ein Instrument, das alles abdeckt!
Das neue Online-Personalplanungssystem integriert auf einer Oberfläche die Planung mit der tatsächlichen Arbeitszeiterfassung und ermöglicht die gemeinsame Auswertung der Daten. Das System vereinigt drei mögliche Anwendungen: Es besteht aus einem auf den Unternehmer abgestimmten Cockpit, aus einer auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmten Kommunikations-App sowie aus einer digitalen Stempeluhr.
Damit lässt sich eine Vielzahl von Aufgaben effizient erledigen: die Planung der Schichten, der Tausch von Schichten via App, das Aufgabenmanagement, die Ausgabe von Arbeitsanweisungen, die sichere Archivierung in der Cloud, der Upload von Arbeitsdokumenten sowie die komplette Online-Zeiterfassung mithilfe des Tools edtime bzw. die Analyse und das Kostenmanagement mithilfe des Zusatzpakets edpep+ . Details siehe unter www.ed-portal.de.
Dem Unternehmer steht damit ein effizientes Instrument zur Verfügung für die komplette Planung der Ressourcen Personal und Arbeitszeit. Umständliche Schichtpläne in Papierform bzw. mit Magnettafeln oder die Planung mittels Haftnotizen gehören damit der Vergangenheit an. Schichten lassen sich damit effektiv planen und die Aufgabenverteilung wird als echter Workflow abgewickelt. Besondere Vorteile bringt die mobile GPS-Stempeluhr zur Zeiterfassung, wie es auf ed-portal.de eindrucksvoll demonstriert wird.
Die Fehlerquote sinkt
Das neue System senkt vor allem die Fehlerquote bei der Planung und reduziert gleichzeitig den dafür nötigen Zeitaufwand. Korrekturen lassen sich einfach durchführen und Schichten korrekt planen, ohne dass es zu ärgerlichen Doppelbesetzungen kommt. Auch die Kommunikation im Unternehmen profitiert. Vor allem die Teamkommunikation verbessert sich dank der inkludierten App. Schichttausch, Krankmeldungen oder Urlaubsanträge sind damit zeitnah und direkt mittels Smartphone möglich.
Das alles geht nicht auf Kosten der Sicherheit. Ganz im Gegenteil: Alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Bezug auf mitarbeiterrelevante Daten werden penibel eingehalten. Ebenso alle Anforderungen des Gesetzgebers in Hinblick auf die Verarbeitung und Sicherung von Daten. Dafür sorgen schon die nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentren, die ihren Sitz in Deutschland haben.
Auch die MiLoG-Anforderungen werden penibel erfüllt. Das System prüft bereits beim Anlegen eines Mitarbeiters alle Daten auf die Einhaltung des MiLoG. Gleiches gilt für die Planung von Arbeits- und Pausenzeiten. Ein besonders wertvolles Instrument für das Kostenmanagement ist ein mehrdimensionales Controlling, das edpep+ bietet. Nähere Informationen dazu auf:
Fazit: Das Handling der Personal- und Schichtplanung ist einfach und benutzerfreundlich, die sich daraus ergebende Zeitersparnis hoch. Das System registriert Fehler bereits bei der Eingabe. Weitere Vorteile bietet der integrierte Datenaustausch zwischen dem Programm und dem Lohnsystem edlohn, das auf Wunsch die Anbindung und effiziente Abwicklung mit dem System des Steuerberaters gleich inkludiert. Der Anbieter kann zudem auf eine lange Erfahrung zurückblicken. Das Unternehmen ist bereits seit 1965 auf dem Markt und verfügt über eine große Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten!