Für Unternehmen, die nach Tagungsmöglichkeiten nebst Übernachtungen und Co. suchen, erschließt sich schnell die nüchterne Tatsache, dass dieses Unterfangen schnell zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen werden kann. Denn das perfekte Tagungshotel, welches von A bis Z alles abdeckt, was vom jeweiligen Unternehmen erwünscht und gefordert wird zu finden, lässt sich im Dschungel der Anbieter nicht immer so leicht bewerkstelligen, zumindest dann nicht, wenn sehr hohe Ansprüche existieren. Sieht man als Suchender aber die wichtigsten Merkmale und Voraussetzungen eines guten Tagungshotels im Vordergrund, gestaltet sich die Suche dennoch einfacher als gedacht
Die Ausstattung ist wichtig
Ein Beamer gehört wohl mit zur Grundausstattung in einem guten Tagungshotel. Er sollte leicht bedienbar sein und möglichst auch zur Verfügung gestellt werden können. Denn nicht alle Unternehmen besitzen zwangsläufig auch einen geeigneten Beamer. Der Overheadprojektor ist wichtig, damit auch die letzte Reihe der teilnehmenden Personen noch ein gutes Sichtfeld vor Augen haben kann.
Die obligatorische Pinnwand, der Projektor, der auch diverse Folienpräsentationen erlaubt. Sie sind oftmals die Schlüsselfunktion einer jeden Tagung oder auch von Meetings und Firmentreffen. Dazu gehört ebenfalls die Flipchart, welches möglichst gleich in mehrfachen Ausführungen vorhanden sein sollte. Und natürlich jegliches Moderationsmaterial, welches den Auftraggebern und dem jeweiligen Buchungspersonals zur Verfügung stehen sollte. Die Internetverbindung muss sehr schnell und zuverlässig funktionieren.
Ein Mikrofon mit funktionierender Lautsprecheranlage ist ebenfalls niemals verkehrt, bei der Ausstattung eines Tagungsraumes. Denn schließlich kann je nach Größenordnung der Veranstaltung, die letzte Reihe des Raumes dem Redner vorne kaum mehr akustisch folgen, wenn keine entsprechende Verstärkung vorhanden ist. Alles in allem gilt es also auf diverse Ausstattungsdetails zu achten. Hier ist etwa dieses Tagungshotel in Hannover ein sehr gutes Beispiel, da im Wesentlichen alles vorhanden ist und zur Verfügung steht, was bei üblichen Tagungen erwünscht wird.
Gute Erreichbarkeit
Die Verbindungsmöglichkeiten und Anschlüsse zum öffentlichen Verkehrsnetz sowie naheliegenden Autobahnen sollte nicht als unwichtig oder nebensächlich abgetan werden, wenn Tagungen im Raum stehen. Denn die Erreichbarkeit der Lokalität spielt eine wesentliche Rolle für etliche Teilnehmer. Kein Gast einer Tagung möchte im Dunkeln tappen und das abgelegen Hotel irgendwo im Nirgendwo aufsuchen und finden müssen. Die Infrastruktur rings um das Tagungshotel sollte erreichbar sein und ebenso auch die Nähe zu den Hotelzimmern und allen Annehmlichkeiten, die ein Hotel seinen Gästen bieten kann, sollten gut zum Konstrukt und zur bevorstehenden Tagung passen.
Die Hotelzimmer sollten als Einzel, oder manchmal auch als Doppelzimmer gebucht werden können. Doch in der Regel werden Singlebetten und -Zimmer bei Tagungen gebucht. Die Personenanzahl muss auf jeden Fall exakt und üppig angegeben werden, damit sich das ausgesuchte Hotel auch auf die vielen Gäste, die zur Übernachtung bleiben, einstellen kann. Der in der Nähe liegende Parkplatz, im Idealfall vor der Türe, ist ebenso wichtig, wie auch der Lift für die oberen Etagen. Denn immer sind in der Menge der Teilnehmer einer Tagung auch Menschen mit körperlichen Gebrechen und Schwächen. Und dabei wäre ein barrierefreies Bewegen sehr wichtig und vorteilhaft für jede Buchung.
Preis-Leistungsverhältnis prüfen
Der Preis inklusive der Nutzung der Räumlichkeiten und vielleicht auch für das gute Catering vor Ort, muss und sollte als Komplettpreis oder Kombi jederzeit buchbar sein. Denn jeden Posten einzeln zu buchen und zu bezahlen, würde die Gesamtpreise für Buchungen von Tagungsunterkunft und Anmietung der Räumlichkeiten überschreiten. Günstig ist auch häufig, wenn man vor Ort das Frühstück mit bucht. Was hierzulande beispielsweise fast schon selbstverständlich bei Tagungsbuchungen inkludiert wird, muss in anderen Nachbarländern beispielsweise nicht ebenfalls zwingend der Fall sein.
Da werden dann schon einmal nur die nackten Übernachtungen angerechnet und das Frühstück muss separat dazu gebucht werden. Besser ist auch, das Ganze unter einem Dach stattfinden zu lassen. Sprich Übernachtung, plus ausreichende und geräumige Tagungsstätte, plus Frühstücksmöglichkeiten am Buffet und / oder sogar dann auch das Catering nebst Mittag- oder auch Abendessen.
Der frühe Vogel
Desto beliebter und günstiger die jeweiligen Angebote für Tagungshotels und Unterbringungen sind, umso schneller muss man in der Regel auch buchen. Und vor allem auch früh genug. Da reichen einige Wochen vorher erfahrungsgemäß nicht aus. Einige Monate und sogar schon im Vorjahr und darüber hinaus sind nicht selten bei Buchungen dieser Art. Die Uhrzeiten wann was und wo stattfindet, sollte den Teilnehmern so früh wie möglich in schriftlicher Form und am besten via Postweg oder E-Mail-Verkehr zugesendet werden. Somit können am Ende keine Missverständnisse entstehen und auch keine Verwechslungen oder Verspätungen.