Bei der Einrichtung Ihrer Mitarbeiterbüros sollten Gründer und etablierte Betriebe nicht sparen, zugleich aber unnötige Anschaffungen vermeiden. Die Ausstattung des Arbeitsplatzes wirkt sich nicht nur auf die Effizienz und Konzentration bei der Arbeit aus, sondern kann auch die Gesundheit der Beschäftigten in positive oder negative Richtung beeinflussen. Der Posten will bei der Planung mit einem ausreichend hohen Budget bedacht werden. Auf diese Punkte sollten Arbeitgeber bei der Einrichtung der Verwaltungsräume und Büros achten
Checkliste: Was wird benötigt, was kann später angeschafft werden
Die Auswahl vieler Einrichtungshäuser für Bürozubehör ist umfassend. Jeder Artikel kann in großen Mengen geordert werden, vom Aktenschrank bis zur Büroklammer. Gerade Startups müssen hier genau kalkulieren und eine Aufstellung vornehmen, was für Ihre Branche nützlich ist. Als Hotelier oder Gastronomiebetreiber werden andere Verwaltungsaufgaben anfallen, als zum Beispiel für einen Werbedienstleister. Zu den Einrichtungsteilen, die unbedingt vor Eröffnung und Betrieb bereitstehen sollten, gehören Computerarbeitsplätze mit fertig eingerichteter Verwaltungssoftware und Kommunikationsanlagen.
Für viele Gastronomen und Hoteliers machen auch Reservierungs- und Buchungsbücher in Printform noch Sinn. Die Büroräume müssen beleuchtet und belüftbar sein und allen Mitarbeitern ausreichend Bewegungsfreiheit bieten. Verbrauchsartikel wie Papier, Clips, Whiteboards oder auch Kleinartikel wie Büroklammern müssen nicht vorbestellt werden.
Richtig einrichten von A bis Z
Schreibtisch und Arbeitsplatz
In der Gastronomie und Hotellerie verbringen Mitarbeiter weniger Zeit in der Verwaltung, als Sachbearbeiter in anderen Jobs. Dennoch sollten Bürostuhl und Schreibtisch von hoher Qualität und ergonomisch gearbeitet sein. Dazu gehört, dass sich sowohl Stuhl als auch Tisch in der Höhe verstellen lassen müssen. Aktenschränke oder Container ergeben Sinn, sollten jedoch nicht mehr zur klassischen Kundenverwaltung genutzt werden. Hier bietet sich eine elektronische Verwaltung an, die Buchungen automatisch übernimmt.
Elektronik
Zur digitalen Verwaltung werden Rechner benötigt, die schnell und zuverlässig arbeiten. Regelmäßige Backups sind Pflicht. Gehen die Kundendaten oder Buchungen verloren, entsteht oft ein hoher Schaden. Die Bildschirme sollten neigbar sein. Drucker oder Multifunktionsgeräte sind ein Muss, um Rechnungen zu katalogisieren und zu drucken, größere Werbedruckmaßnahmen sollten jedoch outgesourced werden, der Kunde sieht den Unterschied. Eine Kommunikationsanlage ist unvermeidbar.
Der Kunde muss jederzeit buchen und die Kollegen kommunizieren können. Diese Schaltungen sind heute auch über Mobilgeräte einrichtbar. Für den Kontakt mit Kunden und Lieferanten ist jedoch eine feste Ortsnummer unerlässlich. Speichermedien sollten zentral oder in einer Cloud verwaltet werden. Es muss sichergestellt sein, dass ein einzelner Computercrash keine verheerenden Folgen für die ganze Verwaltung hat.
Beleuchtung
Die Beleuchtung am Arbeitsplatz sollte blendfrei, harmonisch und so tageslichtlastig wie möglich sein. Jalousien sorgen dafür, dass die Bildschirme nicht geblendet werden. Auf kaltes Neonlicht sollte verzichtet werden.
Klima und Geräuschdämpfung
An unnötig lauten oder schlecht belüfteten Arbeitsplätzen sind Menschen unproduktiver. Bei Fenstern ist Stoßlüftung angebracht, eine zentrale Lüftung muß außerdem gerade in der Gastronomie für ein geruchsneutrales Umfeld sorgen. Türen und Fenster sollten gut gegen Geräusche gedämmt sein und ein ungestörtes Arbeiten zulassen. Eine Regelung der Raumtemperatur durch Beheizung muss möglich sein, zentral gesteuerte Klimaanlagen dagegen führen bei vielen Arbeitnehmern zu häufiger Krankheit. Darüber hinaus helfen viele kleine Tipps die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern.
Nachhaltig und umweltschonend agieren
Insbesondere im Dienstleistungssektor achten Gäste vermehrt auf die Außendarstellung des Unternehmens. Nachhaltige und umweltschonende Konzepte werden vom Gast honoriert und können sich zugleich positiv auf die Energiekosten des Unternehmens und die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken. Aus diesem Grund bieten auch immer mehr Unternehmen nachhaltige und umweltschonende Lösungen für Betriebe aller Art an. Bei allen zuvor genannten Bereichen gibt es für den Hotelier und Gastronomen also Optimierungspotentiale. In der Geschäfts- und Büroausstattung steht gaerner sowohl für nachhaltige als auch für zertifizierte und schadstofffreie Büromöbel. Die Anlieferung wird sogar CO²-neutral vorgenommen. Auch Drucker können belastenen Feinstaub ausstoßen. Darum sollte auch hier auf entsprechende Filtersysteme geachtet werden.
Unnötigen Arbeitsaufwand verhindern
Nur wer sich von vornherein für einen sinnvollen, modernen Arbeitsplatz entscheidet und Mitarbeiter in Verwaltungssoftware und Schriftverkehr mit Kunden fördert und ggf. schult, kann einen effizienten Workflow erwarten. Viele Unternehmer verlassen sich auf manuelle Buchung und Abrechnung, oder kennen sich mit ihren eigenen Kassensystemen nicht ausreichend aus. Darum sollte auch bei der Einrichtung bedacht werden, dass Ablagesysteme und Karteien nur dort zur Verfügung stehen, wo sie wirklich benötigt werden. Unnötige Anschaffungen und Systeme sollten durch die Vorplanung vermieden werden.