Mailing Texte und Mail Empfänger: Die Bausteine für eine erfolgreiche Marketing Kampagne
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Mailing Texte und Mail Empfänger: Die Bausteine für eine erfolgreiche Marketing Kampagne

17.03.2014 | Sabine Möller CPH Hotels

Lesen Sie heute Teil 7 der Serie zum Hotelmarketing von Sabine Möller mit den Themen: Mailinginhalte/ -ziele, Mailingverteiler, Planung von Mailings und Mailingtexte. Über die News am Ende des Artkels können Sie auch alle vorher veröffentlichten Titel lesen

Frau Sabine Möller, alle Bilder CPH Hotels
Frau Sabine Möller, alle Bilder CPH Hotels

Der Brief - oder wer nicht auffällt, der fällt durch... und landet im Papierkorb...
Heute gibt es zu viele Informationen und wir alle sind einer ständigen Reizüberflutung ausgesetzt. Unsere naturgegebenen ‚Abwehrkräfte' befähigen uns zur selektiven Wahrnehmung. Oder andersrum - Interesse steuert die Wahrnehmung!

Mailinginhalte/ -ziele

  • Welche Botschaft soll Ihr Mailing an den Mann/ an die Frau bringen?
  • Was wollen Sie konkret mit Ihrem Mailing erreichen?


Kommunikation die keine Reaktion auslöst wird nie zum Dialog

Darum sollten Sie eigentlich nur dann kommunizieren, wenn Sie etwas zu sagen haben, dass andere Menschen interessiert!

Geben Sie mindestens drei Beispiele für mögliche Mailings aus Ihrem Haus
Beschreiben Sie kurz den Inhalt und was Sie konkret damit erreichen wollen. (z.B. Mailinginhalt ‚Schnupperwochenende' - Paket aus Erlebnis und Abschalten. Angebot an Geschäftsreisende die häufiger im Haus sind und vielleicht mal mit Partner kommen könnten. Ziele - Kundenpflege + Abverkauf von mind. 15 Angeboten).
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Mailingverteiler

Erfolgsfaktor Nr. 1 für Ihr Mailing ist die Auswahl des richtigen Adressmaterials. Dazu gehört dass Sie - wie letztlich bei allen anderen Aktivitäten auch - erst einmal Ihre Zielgruppe für das Mailing festlegen.

  • Haben Sie die notwendigen Adressen im Haus?
  • Können Sie diese Adressen irgendwo beziehen?
  • Wie groß ist/ wird Ihr Verteiler?
  • Sind die Adressen und Namen der Ansprechpersonen korrekt? Oder fühlen Sie sich bei einem Brief an ‚Sehr geehrte Damen und Herren' angesprochen?


Zumindest bei aufwendigeren Mailings lohnt es sich evtl. vorher die Adressen abzutelefonieren um sicher zu gehen, dass Ihr Anschreiben auch den richtigen Empfänger erreicht. Definieren Sie passend zu Ihren drei Mailings den entsprechenden Verteiler.
(z.B. Stammkunden, Geschäftsreisende/ Adressen im Haus/ Verteiler ca. 250 Adressen)
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Planung von Mailings
Sie haben den Inhalt, Sie haben Ihren Verteiler - was genau schicken Sie Ihrem Empfänger jetzt? Anschreiben, Prospektmaterial, Flyer?
Wie schwer wird der Brief?
Ist eine Portooptimierung möglich?
Haben Sie ausreichend Material im Haus... und wer knickt, faltet und tütet ein???
Welchen Vorlauf braucht Ihr Mailing - damit es auch zum richtigen Zeitpunkt ankommt?
Machen Sie ein einmaliges Mailing an diese spezielle Zielgruppe? Oder schicken Sie ein Stufenmailing? (D.h. Sie schreiben den gleichen Mailverteiler mehrfach zum gleichen Thema an - evtl. um seine Aufmerksamkeit zu steigern)

Überlegen Sie einmal, welche Mailings Sie im kommenden Jahr starten wollen!
Beantworten Sie sich selber dabei pro Mailingaktion folgende Fragen:

  • Mailinginhalt/ Ziel
  • Mailingverteiler - Zielgruppe + Umfang
  • Was packen Sie in den Briefumschlag?
  • Wie lange brauchen Sie diese Aktion zu bewerkstelligen (inkl. Textgestaltung, evtl. Druck eines Flyers, etc.)
  • Wann schicken Sie dieses Mailing raus?
  • Was kostet Sie diese Aktion - Material/ Porto/ Arbeitszeit


Unter Berücksichtigung all dieser Fragen, wie könnte da Ihre Jahresplanung in Sachen Mailing aussehen???
Mailingtexte s.o. - wer nicht auffällt, fällt durch!

Der Mensch liest in der Regel diagonal - d.h. seine Augen wandern ungefähr den Formen eines ‚Z' folgend über den Brief und dabei stellt er sich unbewusst Fragen:

  • bin ich gemeint/ an wen geht der Brief/ Anrede?
  • betrifft das Thema mich/ ist der Brief für mich wichtig?
  • Was wird mir angeboten/ was soll/ kann ich tun?
  • Wer schreibt mir?


Also - ganz wichtig, der richtige Adressat, die korrekte Namensschreibweise. Bauen Sie ‚Stopper' ein an denen das Auge ‚hängenbleibt' - also z.B. Einschübe oder fett gedruckte Satzteile. Allerdings sollten Sie nicht zu viele verschiedene Schrifttypen, -größen, Fett- oder Kursivdruck verwenden - ein allzu unruhiges Bild motiviert nicht gerade zum Weiterlesen.

Geben Sie sich als Absender zu erkennen, dazu gehört Ihr voller Name und Titel bzw. Funktion im Unternehmen. Und ‚gönnen Sie sich ein P.S.' - auch wenn dies in Zeiten modernster Textverarbeitungsprogramme nicht mehr nötig wäre... Fakt ist aber, dass dies meist als erstes - wenn auch unbewusst - wahrgenommen wird.

Wenn Sie Ihr erstes Manuskript verfasst haben, lesen Sie Ihren Brief immer wieder durch - korrigieren Sie - streichen Sie unnötige Füllwörter raus. Sie werden dadurch klarer in der Aussage und es wirkt nachhaltiger. Schreiben Sie nicht mehr als eine Seite - mehr ist der Mensch i.d.R. nicht bereit zu lesen. Aber ACHTUNG - keine Regel ohne Ausnahme: bei Brieflänge und Briefstil sollten Sie sich immer Ihren potentiellen Adressaten vor Augen führen.

Ist es die vielbeschäftigte Sekretärin, der eilige Geschäftsmann? Dann - s.o. Handelt es sich aber um Ihren liebgewordenen Stammgast, um Menschen die sich wirklich über Post von Ihnen freuen, dann darf es ruhig etwas ausladender sein.

P.S.: was Sie auf keinen Fall vergessen sollten...

  • Bauen Sie ein ‚response Element' ein - also die Möglichkeit für Ihren
  • Adressaten, auf Ihr Anschreiben zu reagieren. Z.B. nennen Sie eine bestimmte
  • Telefonnummer, eine für dieses Mailing eingerichtete Mailadresse oder legen
  • Sie ein vorgefertigtes Rückfax bei.

Übrigens, lassen Sie sich nicht frustrieren - durchschnittliche Rücklaufquoten bei
Mailings liegen im Bereich von 3%... das sollte Sie jedoch keinesfalls davon abhalten, denn es ist immer noch die kostengünstigste Art mit  Ihrem Kunden zu kommunizieren :-)

Sollten Sie sich fragen, warum es in Zeiten digitaler Mailings um den guten alten Brief geht… vielleicht genau darum - Newsletter schreibt mittlerweile jeder - aber wer versendet noch einen schön geschriebenen, wertigen Brief? Vielleicht fallen Sie genau dadurch besonders auf!

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