Innerhalb der Gastronomie ist Zeit ein kostbares und wichtiges Gut. Das gilt nicht nur für die Stoßzeiten, in denen sehr viele Gäste gleichzeitig bewirtet werden wollen, sondern auch ganz grundsätzlich für den gesamten Bereich. Die Abrechnung stellt dabei einen besonders entscheidenden Aspekt dar, denn hier bündelt sich der Stress beim Servicepersonal am meisten. Mit einem passenden Kassensystem können vielfältige Prozesse deutlich vereinfacht werden, auch der wesentlich verbesserte Zeitfaktor ist ein entscheidendes positives Kriterium
Der Einsatz von Kassensystemen in der Gastronomie
Gastronomen, die sich für ein Kassensystem entscheiden, profitieren von den Möglichkeiten einer grundlegenden Optimierung von Betriebsabläufen. Dabei geht es längst nicht nur um die Digitalisierung von Bezahlvorgängen und eine strukturiertere Funktionalität der Kassenführung. In ihrer Gesamtheit sorgen Kassensysteme langfristig für Umsatzsteigerungen durch das Einsparen von vielfältigen Arbeitsvorgängen bei den Angestellten. Neben der vollständigen Automatisierung des Abrechnungswesens werden beispielsweise auch die sogenannten Laufzeiten der Servicekräfte drastisch reduziert.
Bestellungen lassen sich digital erfassen und unmittelbar an ein Terminal in der Küche weiterleiten, wo sie direkt für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen. Bei der Bezahlung von Rechnungen können die Gäste unterschiedliche Varianten wählen, von einer gemeinsamen Abrechnung bis hin zu einer gesplitteten Rechnung oder auch einer Belegausgabe mit sämtlichen Daten, die für die Steuer wichtig sind.
Die Funktionsweise von Kassensystemen
Ein digitales Kassensystem für den gastronomischen Bereich ist prinzipiell vergleichbar mit einem typischen System, wie es auch überall im Einzelhandel zu finden ist. Davon abgesehen ist die Software-Ausstattung präzise für den Bedarf in der Gastronomie angepasst. Das gilt für das Bezahlen mit EC- oder Kreditkarten sowie Bargeld bis hin zur Verwaltung der einzelnen Tische, die Kommunikation mit den Kollegen an der Bar und in der Küche oder auch das Verkaufen außerhalb des Hauses.
Mit einem leistungsstarken digitalen Kassensystem, das mit einer Abo-Funktion ausgestattet ist, haben Gastronomen zahlreiche erweiterte Vorteile. Ein kompetenter Support unterstützt bei allen Themen rund um die Belege und Abrechnungen und bietet dabei das passende Paket für den jeweiligen Betrieb. Ob Restaurant, Imbiss, Bistro oder Bäckerei, individuelle Lösungen sind für alle damit verbundenen Anforderungen möglich und flexibel gestaltbar. Automatische Updates und technische Unterstützung sind zentraler Bestandteil bei allen Kassensystemen.
Die wichtigsten Punkte bei der Auswahl eines geeigneten Kassensystems
Digitale Kassensysteme unterstützen die Abläufe in der Gastronomie auf zahlreichen unterschiedlichen Ebenen. Neben der regulären Abrechnung von Kundenbestellungen lassen sich Tischreservierungen schnell über das System verwalten und auch die Zuordnung von Mitarbeitern erfassen. Die Datenübertragung erfolgt in der Regel via WLAN, sodass ein stabiles Internet eine wichtige Voraussetzung bei der Einrichtung von Kassensystemen ist. Wer im Gastrobereich mit Kundenbindungsanreizen arbeitet und etwa Gutscheine oder Rabatte nutzt, kann diese über das Kassensystem ideal steuern und nach Bedarf anpassen beziehungsweise abrufen.
Wenn die Bezahlung mit Kredit- oder EC-Karten angeboten werden soll, lässt sich ein entsprechendes Kartenlesegerät ergänzend verwenden. Bestellungen und Reservierungen können auch online vorgenommen werden. Dies kommt vielen Gästen zugute, die so ohne telefonische Wartezeit einen Tisch reservieren können, der im System automatisch erfasst wird. Auch ein Tischwechsel bei den Mitarbeitern ist dank digitaler Kassensysteme eine sekundenschnelle Angelegenheit. Ein Mitarbeiter loggt sich zum Schichtende aus, der nachkommende Kollege in den eigenen Account ein.
Die zentralen Gründe für die Relevanz von Kassensystemen in der Gastronomie
Unabhängig von der grundlegend effizienteren Arbeitsweise mit einem digitalen Kassensystem müssen sich alle Gastronomen, die bisher mit einem älteren elektronischen Kassensystem arbeiten, an die neuen gesetzlichen Regelungen halten. Seit Beginn des Jahres 2023 besteht die Verpflichtung, ein manipulationssicheres System zu verwenden, das mit einer entsprechenden technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Die detaillierten damit verbundenen Anforderungen sind in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) festgelegt.
Moderne digitale Kassensysteme sind nicht nur für den gastronomischen Bereich geeignet, sondern bieten die entsprechende Rechtssicherheit, die bei den Abrechnungen verbindlich vorgeschrieben ist. Darüber hinaus können die Kassensysteme individuell für einen jeweiligen Betrieb gestaltet werden und funktionieren in ihrer Gesamtheit sowohl sicherer als auch zeitsparender als etwa eine klassische offene Ladenkasse.
Digitale Kassensysteme sind die Zukunft in der Gastronomie. Sie sind einerseits einfach in der Bedienung und andererseits komplex im Funktionsumfang. Die Systeme sparen eine enorme Menge an Zeit und erlauben außerdem eine effiziente Strukturierung, die sämtliche Prozesse nachhaltig optimiert und auch für den Komfort des Gastes verbessert.