Elektronische Kassensysteme ? Digitale Lösungen für die Gastronomie
Wenn wir ein Restaurant eröffnen oder modernisieren, gibt es viele Dinge zu beachten. Dabei sollten die Überlegungen für ein geeignetes Kassensystem nicht vernachlässigt werden. Handblöcke und eine einzelne analoge Kasse sind heute veraltet. Stattdessen helfen digitale Technologien immer mehr, die Prozesse des Bestellung-Aufnehmens, -Weiterleitens und -Verrechnens zu automatisieren und Arbeitsschritte zu erleichtern. Worauf muss man bei einem guten Kassensystem für die Gastronomie achten?
Die Hardware
Ein gutes Kassensystem für die Gastronomie wird vor allem dadurch definiert, dass es auf den Gastronomiebetrieb spezialisiert ist. In Bezug auf die Hardware bedeutet das, dass die dazugehörigen Geräte den Bedingungen des Gastro-Alltags standhalten müssen. Für eine Kasse, die in der Nähe von Zubereitungsflächen steht, eignet sich deshalb keine empfindliche Technologie, die keine Spritzer von Flüssigkeiten, Krümel oder Fettflecken aushält. Daneben gibt es verschiedene Ausfertigungen der Hardware, für die sich der Gastronom entscheiden kann. Dazu gehören beispielsweise einzelne Handgeräte, die mit der Kasse verbunden sind, oder Software, die Smartphone oder Tablets in das System einbinden kann.
Bestellungsabwicklung und Kartenzahlung am Tisch
Die praktischste Eigenschaft eines Kassensystems für Gastrobetriebe ist es, so die Bestellungsabwicklung und Bezahlprozesse direkt am Tisch zu ermöglichen. Mobile Kartenlesegeräte, andere Peripheriegeräte oder Gadgets, die sich mit Smartphones und Tablets kombinieren lassen, ermöglichen es jeder Bedienungskraft Bestellungen mit wenigen Klicks präzise aufzunehmen und direkt an die Küche weiterzuleiten. So können auch die Bezahlvorgänge für den jeweiligen Tisch leichter abgewickelt werden, indem sie mit dem WLAN oder Handynetzwerk mit der Kasse verbunden sind und sie wichtige Informationen miteinander teilen.
Die Software
Diese praktischen Funktionalitäten werden erst durch die passende Software ermöglicht. Durch sie erhalten wir notwendige Features, beispielsweise bei einem Kassensystem mit TSE (Technischer Sicherheitseinrichtung), oder hilfreiche Zusatzleistungen. Zu diesen gehören:
- Reservierungen und Tischmanagement
Eine Kalenderfunktion mit Tischplan ermöglicht es, mit wenig Aufwand Reservierungen aufzunehmen, zu stornieren und die Besetzung der Tische zu überblicken. Durch die Hilfe des Programms werden so Fehler wie Doppelbuchungen reduziert.
Viele dieser Funktionen können außerdem voll automatisiert werden. Ermöglichen wir den Gästen beispielsweise durch eine App einen Platz zu reservieren, kann das System eigenständig prüfen, wann und wo eine Verfügbarkeit offen ist und sie ohne menschliche Prüfung zuteilen. - Vielfältige Zahlungsmethoden
Die mobilen Kartenleser und andere Geräte ermöglichen es uns, verschiedene Zahlungsmethoden anzunehmen. Dazu gehören Bargeld und Kartenzahlung, aber auch das Auslesen von digitalen Geldbörsen und das kontaktlose Zahlen mit dem Smartphone. Noch dazu lassen sich auf diesen Geräten auch Trinkgeldzahlungen flexibel hinzurechnen, egal durch welche Zahlungsmethode. - Artikeleigenschaften und Preise managen
Das System ermöglicht es, die Eigenschaften und Preise einzelner Artikel manuell abzuändern. So können wir spontan Rabatte eingeben, Zwischenrechnungen erstellen oder Trinkgelder hinzurechnen. Damit können wir auch Sonderwünsche der Kunden direkt im System eintragen, wenn durch eine gewünschte Extra-Beilage beispielsweise ein kleiner Aufpreis anfällt. - Bestellungen direkt in die Küche senden
Durch die Peripheriegeräte ist es nicht nur möglich, Bestellungen und ihre Preise festzuhalten. Das, was wir in dem Gerät vermerken, kann durch das System direkt in die Küche oder an die Bar weitergeleitet werden. So können viele Gerichte schneller zubereitet werden und extra Arbeitsschritte für die Bedienungen fallen weg. - Backoffice-Funktionen
Das Kassensystem kann unser Arbeitsleben auch außerhalb der Restaurantfläche erleichtern. Hier können wir beispielsweise Warenbestände hinterlegen und Nachbestellungen automatisieren. Viele Kassensysteme ermöglichen es zusätzlich auch das Personal über die Software zu managen, indem dort Schichten, Finanzbuchhaltung und Berechtigungen geplant und hinterlegt werden können. Wichtig ist auch die erwähnte TSE-Funktion.
Seit 2021 sind Kassensysteme verpflichtet, eine technische Sicherheitseinrichtung zu besitzen. Diese liegt in Hardware- oder Cloud-Form vor. Durch dieses Feature wird es unmöglich, Belegdaten der Kasse nachträglich zu manipulieren. Belege werden automatisch fortlaufend nummeriert, signiert, gesichert und können in dieser Form direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
Fazit
Kassensysteme werden stetig an unsere digitale Welt angepasst. Amazon-Lebensmittelgeschäfte besitzen selbstscannende Produkte, durch die Kassenmitarbeiter hinfällig werden, im Einzelhandel können wir durch verbundene Barcodescanner automatisch Inventuren durchführen und vieles mehr. Auch für die Gastronomie gibt es spezialisierte Kassensysteme. Die besten unter ihnen erlauben es und mit robuster Hardware und schlauer Software leicht Bestellungen aufzunehmen, weiterzugeben und abzurechnen. Hinter den Kulissen helfen sie bei der Organisation und erfüllen notwendige Sicherheitsvorschriften. Durch die weitgehende Automatisierung von Teilprozessen sparen wir dadurch sowohl Zeit als auch Geld.