Die Buchungskriterien in den Deutschen Jugendherbergen gelten als besonders komplex. Hotelmanagement-Softwareanbieter Sihot erarbeitete mit den Betrieben eine Methode zur Steigerung des Umsatzes
Unter den Jugendherbergen dürfen sich die Standorte in den beiden Bundesländern Rheinland-Pfalz und Saarland, einem von 14 DJH-Landesverbänden mit insgesamt 42 Häusern, nun über den Platz an der Spitze freuen. Dank einer innovativen Digitalstrategie und mit Hilfe der anpassungsfähigen Sihot-Hotelmanagement-Software-Lösung wurden die Online-Buchungs- und Verwaltungsprozesse vollständig optimiert. Hierzu gehört auch eine Vereinfachung von Prozessen für die Mitarbeitenden sowie den Hotelgast. Selbst im Corona-Jahr 2021 erzielte der Landesverband so rund 370.000 Buchungen von Familien online.
Das waren dreimal so viele wie die zweit- und dritt meist gebuchten Landesverbände. „Wir haben unsere Buchungsstrecke mit Sihot so gestaltet, dass Gäste selbst komplexe Gruppenreisen sofort und verbindlich online buchen können – rund um die Uhr und ohne Restriktionen wie Mindestaufenthalte oder bestimmte Zimmerbelegungen“, so Carsten Groeger, Marketing, Die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland. Unter dem Motto „Steuern statt Reagieren“ hat das Team von Sihot die Herausforderung angenommen, gemeinsam mit den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland eine neue Digitalstrategie auszuarbeiten und auch aktiv umzusetzen.
Jugendherbergen werden immer moderner und zeitgemäßer – damit steigt die Komplexität der Anforderungen. Einfach ist deshalb bei den Prozessen wenig: Durch die diversen Zielgruppen, komplexen Buchungsparameter und vielfältigen Event- und Freizeitprogramme, sind die Verwaltungsprozesse von Jugendherbergen tatsächlich weitaus anspruchsvoller als die vieler Hotels. Dennoch unterliegen sie den gleichen Marktkonditionen und müssen darüber hinaus zu Vereinsbedingungen wirtschaften. Zudem gibt es bisher keine spezielle Software für Jugendherbergen am Markt, sodass viele mit selbst entwickelten Programmen arbeiten.
„Die modulare Struktur unserer Hotelmanagement-Software deckt alle Verwaltungsprozesse eines großen Hotels ab, daher sind alle steuerungsrelevanten Funktionen bereits integriert. Das ermöglicht den Jugendherbergen auf Knopfdruck genau die Daten zu extrahieren und auszuwerten, die sie für strategische Entscheidungen brauchen. Ob Stornoquoten, Forecasts oder andere Analysen, die für Controlling, Ein- und Verkauf relevant sind. Insbesondere in der Pandemie haben die so evaluierten Daten gute Entscheidungsgrundlagen geliefert.
Das integrierte Gutschein-Modul zum Beispiel hat dafür gesorgt, dass der Landesverband gut durch die Pandemie gekommen ist und schon Mitte 2022 wieder das Buchungsniveau von 2019 erreicht hat“, ergänzt Sarah Mildenberger, Head of Global Marketing bei Sihot. Carsten Groeger fügt hinzu: „Möglichst einfach für den Anwender: das gilt bei uns nicht nur für die Online-Buchungen, sondern auch für die internen Prozesse. Mit Sihot.CRM konnten wir über alle 42 Häuser verbindliche und einheitliche Strukturen für die Datenpflege schaffen, zum Beispiel durch übersichtliche Gestaltung der Nutzeroberflächen und Pflichtfelder.“
Bereits seit dem Jahr 2004 arbeiten die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland mit Sihot; seit 2008 mit der Buchungsmaschine Sihot.WEB, die es ermöglichte, die gewünschten Buchungsparameter immer wieder an Strategie und Marktentwicklungen anzupassen.
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