Lohnbuchhaltung auslagern und Kosten sparen
Kostenlose Anfragen an unsere Lieferanten stellen und Preisinformationen erhalten

Lohnbuchhaltung auslagern und Kosten sparen

30.04.2021 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

Die Lohnbuchhaltung ist ein relevanter Teil der Buchhaltung und mit einem großem Arbeits-Aufwand speziell bei der Lohnabrechnung verbunden. Viele Firmen müssen sich deshalb befragen, ob es sich lohnt, die Lohnbuchhaltung auszulagern

Wenn das Back-Office stressfrei arbeitet, werden Kernaufgaben besser realisiert
Wenn das Back-Office stressfrei arbeitet, werden Kernaufgaben besser realisiert

Die Lohnbuchhaltung wird auch Lohnbuchführung genannt. Die Dienstleistung umfasst auch das Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Lohnsteuerrecht. Für die betriebliche Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind also weitreichende Kenntnisse erforderlich. 

Dabei müssen die Lohnkonten der Arbeitnehmer bearbeitet werden, wobei unter anderem der § 41 EStG mit seinen Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug zu beachten ist. 

Vielfältige Probleme mit der Lohnbuchhaltung im eigenen Unternehmen

In der Regel macht dies ein angestellter Lohnbuchhalter oder das Human Resources Management. Oft ist diese Abteilung überlastet und ein einzelner Lohnbuchhalter kann zur Sollbruchstelle werden, weil er krank wird, Urlaub macht oder mit seinem komplexen Wissen das Unternehmen verlässt.     

Das zusätzliche Problem: Die Arbeiten an der Lohnbuchhaltung mit den Gehaltsabrechnungen werden immer aufwendiger. Hinzu kommt, dass sich die Verantwortlichen im Unternehmen immer öfters einer Weiterbildung unterziehen müssen, die zusätzlich Zeit kostet. 

Der Fiskus bereitet die größten Sorgen

Und natürlich gibt es einen Wust von Aufgaben, die sich durch den Fiskus ergeben. Natürlich sind auch hier ganz besondere gesetzliche Grundlagen zu beachten wie die Gewerbeordnung (GewO), die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) oder die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV).  

Dabei unterliegt die Lohnbuchhaltung den Betriebsprüfungen der Finanzämter. Im Speziellen wird die Prüfung der Lohnsteuer bei einer Außenprüfung vorgenommen, wobei die sachgemäße Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch die verantwortliche Stelle vom Finanzamt geprüft wird. 

Müssen all diese Belange von einer internen Abteilung oder dem Lohnbuchhalter im Unternehmen gewährleistet werden? Es ist genau zu überlegen, ob eine Firma in der mittelfristigen Planung diese Aufgaben im Unternehmen belassen will. 

Wann sich das Auslagern der Lohnbuchhaltung lohnt

Die rechtlichen Aspekte aus bereits oben genannten Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsverhältnissen sind sehr arbeitsaufwendig und müssen ständig aktualisiert werden.

Verpasst der zuständige Mitarbeiter oder die Abteilung gesetzliche Neuerungen, kann dies in Deutschland weitreichende Folgen haben, denn der Schutz der Belegschaft steht vor den berechtigten Interessen der Unternehmen. 

Zudem ist die Lohnbuchhaltung durch die Corona-Epidemie noch komplizierter geworden und damit noch fehleranfälliger als bisher schon.

Wer also die Lohnbuchhaltung auslagern sollte, gehört vor allem zu den kleinen und mittleren Unternehmen, die KMU genannt werden. Allein im Gastgewerbe gibt es in Deutschland im Jahr 2020 circa 230.000 KMU (Quelle Statistisches Bundesamt), die hierfür infrage kommen. Aus Kostengründen hat sich das Outsourcing, also das Vergeben dieser Aufgaben an externe Dienstleister, in den letzten Jahren sehr verstärkt.

Die Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung 

  • Die rechtliche Verantwortung sinkt, da die korrekte Anwendung des Lohnsteuerrechts nicht mehr im eigenen Unternehmen liegt. Steuerprüfungen zur Lohnsteuer können also ruhiger entgegensehen werden
  • Das Unternehmen muss sich bei diesen kritischen Aufgaben und einer Auslagerung nicht mehr auf einzelne Mitarbeiter oder den Steuerberater verlassen
  • Weiterbildungen zum Thema Lohnbuchhaltung müssen nicht mehr besucht werden
  • Lohnbuchhaltungssoftware ist nicht mehr im Fokus der firmeneigenen IT

Das alles spart Zeit, Nerven und Geld! 

Links

Andere Presseberichte