Für alle Inhaber von Hotels und Gästehäusern, die das Gefühl haben, dass die nächtliche Schlüsselübergabe viel Zeit und Ressourcen verbraucht oder die vielleicht einfach nur ein kleines Gästehaus mit wenig Personal haben, hat LivionKey nun ein System für ein elektronisches Schlüsseldepot entwickelt: LivionKey 30
Dieses Schlüsselausgabesystem für Hotels und Gasthäuser ermöglicht es den Gästen, ihre Schlüssel oder Zutrittskarten zu jeder Tages- und Nachtzeit abzuholen oder zurückzugeben. Das spart den dem Betreiber Zeit und Personal oder gibt Inhabern, die nur ein kleines Hotel haben und das meiste in Eigenregie machen müssen, einfach die Möglichkeit durchzuschlafen, auch wenn die Gäste mitten in der Nacht ankommen.
Die Lösung für ein häufiges Problem
Die Idee zu einem Schlüsselausgabeautomaten kam dem Team von LivionKey, weil viele Besitzer von Gästehäusern, besonders dann, wenn sie gleich mehrere Apartmenthäuser oder Ferienwohnungen an Gäste vermieteten, die Ansicht vertraten, dass die Schlüsselübergabe unnötig viel Zeit und Arbeitsaufwand beansprucht. Man muss sich vor Augen halten, dass die Schlüsselübergabe an spät anreisende Gäste in der Praxis bedeuten kann, dass der Gästehausbesitzer oder einer seiner Angestellten für nur einen Gast bis tief in die Nacht in Bereitschaft bleiben muss. Das erscheint den meisten als unverhältnismäßig. Hier will LivionKey mit seinem Check-in-System LivionKey 30, auch Karussell genannt, Abhilfe schaffen.
Wie funktioniert das Schlüsselausgabesystem für Hotels und Gasthäuser?
Zunächst installiert der Hotelinhaber den Schlüsselautomat, eine 44,2 cm x 53,5 cm x 17,6 cm große Box mit einer hochwertigen Edelstahlfront, die äußerlich Ähnlichkeit mit einem Safe hat, im Innenbereich des Hotels. Dazu muss man den Automaten nur aufhängen und ans Stromnetz anschließen. An der Front befinden sich ein Bedienfeld, die blaue LED-Kontrollleuchte, die abschaltbare Frontkamera und das Ausgabefach für den Schlüssel oder die Zutrittskarte. Leuchtet die Kontrollleuchte, ist die elektronische Schlüsselverwaltung betriebsbereit und kann programmiert werden. Die Schlüssel können nun mithilfe der Livion-App-Software im Schlüsseldepot abgelegt werden.
Konkret bedeutet das, dass der Inhaber eine Buchung bekommt und Name und Buchungszeitraum des Gastes mit der Livion-App-Software eingibt und dann das Schlüsselfach zu einem freien Zimmer auswählt. Danach wird ein PIN-Code zu dem Schlüsselfach festgelegt und dann via E-Mail oder SMS (dabei können Gebühren anfallen) an den Gast weitergeleitet. Die Schlüsselautomaten-Steuerungssoftware übermittelt die Daten von der App umgehend an den Automaten. Der Gast kann nun durch Eingabe der PIN den für ihn vorgesehenen Schlüssel jederzeit entnehmen, aber auch zurückgeben. Seine PIN behält für den gesamten Buchungszeitraum Gültigkeit.
Wie man das für den Innenbereich vorgesehe System von außen zugänglich macht
Der LivionKey 30 ist mit seiner empfindlichen Elektronik einzig für den Innenbereich vorgesehen und nicht witterungsbeständig. Nun ist es natürlich ein berechtigter Einwand, dass der Gast, um an den Automaten im Innenraum zu kommen, erst einmal in das Gebäude hinein muss, das gerade in den Nachtstunden verschlossen sein dürfte. Natürlich hat LivionKey auch für dieses Problem eine Lösung. Sie heißt LivionKeyPad. Dies wird außen angebracht und installiert und entsprechend mit dem Türschloss verbunden. So kann der Gast mit dem gleichen PIN-Code, welchen er ins LivionKeyPad eingibt, auch ins Gebäude gelangen.
Zusätzliche Funktionen für mehr Sicherheit
Das Check-in-System von LivionKey verfügt über weitere, allesamt auch über das Mobiltelefon und die (kostenpflichtige) Cloud-Software, in der die Daten sicher gespeichert werden und von wo sie somit immer und überall abrufbar sind, steuerbare Funktionen, die nicht nur die Bedienung und Planung komfortabler machen, sondern auch für ein größeres Maß an Sicherheit sorgen. So kann der Besitzer eines LivionKey-Schlüsselautomaten auf Wunsch jederzeit über die Entnahme oder Rückgabe eines Schlüssels oder einer Zutrittskarte informiert werden.
Auch die Programmierung des Automaten aus der Ferne ist mit der App von LivionKey möglich, was es dem Hotel- oder Gasthausinhaber ermöglicht, auch bei Abwesenheit über einen längeren Zeitraum die Buchungen und die Schlüsselausgabe zu verwalten. Falls es das Sicherheitskonzept vorsieht, ist es auch möglich, die Frontkamera des Automaten zu aktivieren. Diese macht dann bei der Schlüsselentnahme oder -rückgabe ein Foto des Gastes. Wenn der Inhaber diese Funktion aktiviert, ist es wichtig, dass die DSGVO-Hinweise, die als Zusatzzubehör auch von LivionKey bezogen werden können, gut sichtbar angebracht werden (Rechtsgrundlage der Überwachung DSGVO Art. 6 Abs.1 lit.f.).
Im Notfall – etwa, wenn der Gast seine PIN verlegt bzw. vergessen hat, – lässt sich die Schlüsselausgabe auch vom Inhaber ferngesteuert öffnen, um den Schlüssel herauszugeben. Ferner befindet sich im Innenraum des Schlüsselfachs eine weitere Kamera, mit der kontrolliert werden kann, ob sich auch wirklich ein Schlüssel im Aus- und Rückgabefach befindet. Alle Vorgänge am Schlüsselautomaten werden zudem in einem Ereignisprotokoll in der Webanwendung aufgezeichnet und protokolliert. Ein weiteres Feature der App ist, dass sie auch über Versuche der Manipulation oder gar des Aufbrechens des Automaten umgehend informiert.
So werden Erschütterungen sofort registriert und der Inhaber wird über sie in Kenntnis gesetzt. Auch der Versuch, den Schlüssel zu entwenden, wird durch LivionKey erschwert, denn auch das ausbleibende Zurückgeben oder Abholen eines Schlüssels entgeht dem System und somit dessen Inhaber nicht. Ferner informiert die LivionKey-Software auch über Stromausfälle. Wobei anzumerken ist, dass der Automat auch über ein Batterie-Back-up verfügt, das ihn bis zu 10 Stunden mit Strom versorgen kann.
Im Übrigen ist es möglich, mehr als einen LivionKey-Automaten mit der App zu steuern. Inhaber größerer Hotels und Gasthäuser können also mehrere der auf dreißig Schlüssel oder Zutrittskarten ausgelegten Automaten anbringen oder diese auch zusammen mit den LivionKey 1 verwenden.
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