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Check-In Service & Software (einchecken)

Aktualisiert am: 12.11.2020
Check-In / Bildquelle: Hotelier.de
Check-In / Bildquelle: Hotelier.de

Einchecken ist der deutsche Begriff für check in.

Online einchecken Vorteile

Warum online einchecken? Einchecken kann man auf verschiedene Weise, klassisch an der Rezeption und am Flugschalter oder aber eben online. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man kann sich aus den nicht vergebenen Sitzplätzen etwas selbst reservieren. Und spart viel Zeit und kann am Flughafen - wenn man kein Gepäck abgeben muss - gleich zum Boarding oder der Passkontrolle durchgehen. Nachts einchecken ohne Buchung im Hotel: Siehe Schlüsselausgabesystem.

Was ist Check-In?

Der Check In (engl. = Anmeldung) ist ein kontrolliertes Bearbeitungssystem von Dokumenten. Es findet in der Regel mit elektronischen Hilfsmitteln (Software) statt und unterliegt ähnlichen Parametern wie ein Hotel-Login

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Check-In Hotel

Der Gast wird beim Hotel Check-in im Hotelbetrieb empfangen, die Gastrechnung wird eröffnet. Das Check In eine Aufgabe des Front Office Managements.

Self Check-in online - Mobile Check In

Bei den Automatenhotels schon lange Gang und Gebe, gibt es den Self Check In auch in Mid Scale Hotels (Mercure etc.), um mehr Zeit für Gast zu haben - im Hintergrund steht wohl aber wohl vor allem die Absicht, beim Personal zu sparen. Mehr Info Self-Check-in online. Ein weiterer Check-in ist via Smartphone als Mobile Check In möglich. Der Gast erhält den Code per Link oder Email, er öffnet die elektronischen Hotelschließsysteme dann selbst, das lange Warten am Front Office entfällt.

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Check In Service - Hotel Check In Service

Ein exklusiver Service ist der private Check-in über separate Stationen/Lounges oder in speziellen Etagen z.B. für VIP's. Häuser ab 4 Sternen haben einen 24 Stunden Check-in/Check-out. Ansonsten halten Hotels mit dem Anspruch auf eine 'Rund-um-die Uhr-Geschäft' eine Check In Box vor (Link siehe unten), um einen 24 Stunden Check-in/Check-out gewährleisten zu können.

Viele Hotels mit lässigem Understatement wollen ihren Gästen mehr Freiraum und Ungezwungenheit präsentieren. Dort wird z.B. ein Check-in an der Bar möglich gemacht. Sie hierzu den Bericht:

Express-Service (Quick-Check-in) beim Check-in wird dann als Service angeboten, wenn es wirklich schnell gehen muss, Zeit gespart werden soll oder Gäste (VIPs) beim Check-in keine Zeit haben oder nicht gesehen werden wollen.

Check In/Check Out und Housekeeping

Gibt der Gast die Zimmerkarte im neuen Check-In-Automaten in der Hotellobby ein, wird das Zimmer automatisch im Hotelsystem als "ausgecheckt und zu reinigen" gekennzeichnet. Das Housekeeping-Personal erhält sofort eine Nachricht auf ihre iPods. Wenn das Zimmer gereinigt worden ist, kennzeichnen die Mitarbeiter das entsprechend in der App.  Dass ist möglich mit der Software 'Roomchecker'.

Check In Gast-Verhalten

Eine Umfrage des Online-Hotelreservierungsdienstes hotel.de unter seinen deutschen und europäischen Partnerhotels im Jahr 2010 zeigt, dass Hoteliers Ehrlichkeit als wichtigste Eigenschaft bei Gästen einschätzen. Mit über 95 % möchte der Hotelier die Eigenschaft der Verlässlichkeit des Gastes, z.B. keine Stornierung in letzter Sekunde oder die Beachtung der Check-In- und Check-out-Zeiten durch den Hotelgast.

Check-In Marketing - Hotel Check-In Marketing

Der Check-in ist das Entree des Hauses - hier muss man also aufpassen, damit der Gast nicht enttäuscht ist. Und: Wenn das Hotel clever ist, wird Aufmerksamkeit mit Marketing verbunden: der Gast erhält für die Minibar ein Getränk gratis und freut sich die kostenlose Erfrischung.

Beim Check-in und Check-out am Front Office werden die E-Mail-Adressen der Gäste gewonnen, die Sie noch nicht haben — auch der jungen Gäste, sie sind die Gäste von morgen. Gewinnen Sie die Sympathie ihrer Gäste mit witzigen Give-aways wie kleinen Plüschtieren mit einer Litze ihres Adressaufdrucks — diese E-Mail-Adresse ist Ihnen sicher!

Check-In Smartphone

Suite8 mystay gibt dem Hotelgast bisher unerreichte Möglichkeiten der direkten Kommunikation mit dem Hotel an die Hand. Mithilfe von Smartphones können Informationen und Details zu aktuellen und zukünftigen Hotelreservierungen über die Suite8 Homepage in Echtzeit eingegeben und bearbeitet werden.

Weitere Möglichkeiten sind der persönliche Check-In, das Ansehen der eigenen historischen Daten und das Versenden von Nachrichten direkt an das Hotel. So können zum Beispiel besondere Wünsche wie Tisch- oder Wellness-Reservierungen bereits vor Anreise des Gastes vorgenommen werden. Sollten schon Nachrichten im Hotel für den Gast eingehen, so können diese sofort an den Gast verschickt werden. Mehr Info: Interaktion per iPhone - Organisieren und Verwalten in Echtzeit

Check-In Software und Online Technik

Ariane Systems ist der weltweit führende Anbieter von Check-in/Check-out-Lösungen. Lesen Sie alles zu der Technik in dem Bericht: Über 5 Mrd. $ Umsatz mit Check-ins an Ariane Systems Check-in-Terminals weltweit

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'Intelligente' Check-in Systeme sind mit technischen Endgeräten wie Minibars verbunden, die beim Check in automatisch entriegelt und beim Check-Out wieder verriegelt werden: Bartech Minibars. Inzwischen wird der Bereich Check-in/Check-out Aufenthaltsmanagement für den Gast genannt: Reservierungen anlegen und verlängern, Self-Check-in/-Check-out, Gastdaten bearbeiten, Infos rings um das Hotel, Social-Media-Anbindung werden durch SaaS Anwendungen gesteuert.

Hotel Check-In Kritik

Auf die Frage, was sie auf Geschäftsreisen im Hotel am meisten stört, gaben u.a. 45,5 Prozent an, dass ein langwieriger Hotel Check-in/Check-out Prozess störe. Es herrscht also nach wie vor Servicebedarf.  Der ganze Bericht: Studie-Geschaeftsreisen

Software Check-in

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Technische Details beim Online Check In Automat

Beim Online Check In oder mobilen Check In sind über Schnittstellen Buchungsplattformen der AirlinesHotels oder Hotelketten eingebunden. Diese Datenbanken werden abgefragt und bestehende  Buchungen werden in der internen Datenbank des Leistungsgebenden (AccorReiseveranstalter etc.) abgespeichert. Großer Vorteil beim Check in online: Der Gast oder Kunde hat ohne  Zeitbegrenzungen Zugang zu Leistungen z.B. via Buchungscode und E-Mail-Adresse und erhält als Bestätigung einen elektronischen Zimmerschlüssel (z.B. als RFID-Code) z.B. über sein Smartphone.

Online Check-in mittels mobile-Key

Der Gast benötigt für diesen Vorgang  nur ein Smartphone, das internetfähig ist. Er erhält mit einer E-Mail einen mobile-Key. Der Hotelier arbeitet mit einem Buchungsverwaltungssystem, bei dem er Hotelzimmer real time mit Kreditkarte abrechnen kann.

Der Online Check-in kann auch unterwegs verwaltet werden über das Smartphone oder Tablet mit App und Online Verwaltungsplattformen. Ein Terminal ist also für einen Online Check In nicht zwangsläufig notwendig, da kein physischer Schlüssel ausgeworfen wird.

Via App den Online Check-in kontrollieren

  • Existierende Reservierungen verwalten
  • Neue Reservierungen einsehen
  • Neue Reservierungen erstellen
  • Kalendervorschau
  • Verfügbarkeit
  • Wer reist heute an?

Was sollte die Software für Online Check In via Terminals oder mobile noch ‚können'?

  • Verwalten von Zimmern, Hotels oder anderen Unterkünften
  • Add On vergeben z.B. für Frühstück, Extrabett, Sauna
  • Channel-Manager
  • Gutscheine und Coupons managen
  • Integrationsfähigkeit auf Homepage
  • Pauschalangebote verwalten
  • Preise administrieren
  • Sales-Reports erstellen
  • Zahlungsschnittstellen bedienen

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Synonym: Einchecken

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