Als Inhaber eines Hotels stehen Sie täglich vor zahlreichen Herausforderungen, um Ihr Geschäft effizient und erfolgreich zu führen: Sie müssen Ihr Hotelpersonal managen, Einkäufe organisieren, Kundenwünsche erfüllen und sich um die Abrechnung der Zimmer und zusätzlicher Dienstleistungen kümmern. Die aufwendige Abrechnungszeit können Sie minimieren, wenn Sie in Ihrem Hotel auf Kartenzahlung setzen
Anbieter wie die Bezahlexperten erleichtern Ihnen nicht nur den Abrechnungsaufwand, sondern verschaffen Ihrem Hotel auch ein modernes und kundenorientiertes Image. Wir erklären Ihnen, wie Sie Kartenzahlungen in Ihrem Hotel anbieten können, welche Kartenlesegeräte sich am besten für Sie eignen und welche Vorteile Ihnen als Hotelier das Anbieten von modernen Zahlmöglichkeiten bietet. Fast zwei Drittel aller Hotelzimmer werden inzwischen online gebucht – und viele im gleichen Schritt auch schon im Buchungsprozess direkt von Ihren zukünftigen Gästen bezahlt.
Trotzdem fallen in den meisten Hotels nach wie vor Barzahlungen oder Rechnungen an, etwa für Zusatzangebote wie Spa-Behandlungen, Restaurantbesuche, Zimmerupgrades und den Hotel-Parkplatz oder die örtliche Kurtaxe. In solchen Fällen können Sie entweder bar kassieren, Rechnungen schreiben oder Ihre Kunden per EC-, Debit- oder Kreditkarte zahlen lassen.
Während sowohl der Umgang mit Bargeld als auch das Schreiben von Rechnungen für Sie mit einem gewissen Organisationsaufwand, wie dem Bereithalten von genügend Wechselgeld, Bareinzahlungen oder mit Wartezeiten und im schlimmsten Fall Zahlungsausfällen, verbunden sind, erleichtern Ihnen Kartenzahlungen den Hotel-Alltag erheblich. Mit dieser Zahlungsmethode haben Sie nämlich bereits in wenigen Tagen das Geld automatisch auf Ihrem Konto und erhalten für Ihre Buchhaltung alle Zahlungsbelege gesammelt.
Ihre Vorteile, wenn Sie Kartenzahlungen im Hotel anbieten
Neben dem Vereinfachen Ihrer Buchhaltung, dem sicheren Zahlungseingang und dem Verringern Ihrer Bargeld-Handlings vergrößern Sie durch das Anbieten von Kartenzahlungen auch Ihre Kundenbasis: In der heutigen Zeit bevorzugen die meisten Reisenden die Bezahlung mit Karte. Indem Sie Kartenzahlungen anbieten, sprechen Sie eine breitere Zielgruppe an und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass auch Reisende aus anderen Ländern Ihr Hotel wählen.
Mit Kartenlesegeräten der Bezahlexperten ist es für Sie beispielsweise kein Problem mehr, wenn bei Ihnen etwa asiatische Gäste mit JCB- oder China UnionPay-Karten zahlen möchten oder amerikanische Kunden – wie Sie es aus ihrer Heimat gewohnt sind – ohne Bargeld bei Ihnen im Hotel einkehren. Studien haben darüber hinaus gezeigt, dass Kunden tendenziell mehr ausgeben, wenn sie mit Karten oder auch mobilen Bezahlsystemen wie Apple Pay oder Google Pay zahlen können.
Indem Sie Kartenzahlungen akzeptieren, eröffnen Sie in Ihrem Hotel die Möglichkeit, lukrative Zusatzleistungen wie Massagen, einen Besuch im hoteleigenen Wellnessbereich, Restaurantbesuche oder Zimmerupgrades an Ihre Gäste zu verkaufen. Mit effizienten und zuverlässigen Kartenlesegeräten, wie es sie etwa bei Anbietern wie den Bezahlexperten gibt, können Sie Ihre Umsätze steigern und Ihr Hotelgeschäft weiter ausbauen. Die Akzeptanz von Kartenzahlungen verbessert außerdem das Kundenerlebnis in Ihrem Hotel erheblich.
Sie werden merken: Gäste schätzen die Möglichkeit, ihre bevorzugte Zahlungsmethode zu wählen und das Hotel ohne den Stress des Bargeldwechsels oder einen zusätzlichen Weg zum Geldautomaten zu verlassen. Mit den modernen Kartenlesegeräten der Bezahlexperten können Sie Ihren Gästen ein schnelles und reibungsloses Zahlungserlebnis bieten, das in Erinnerung bleibt. Zudem bergen Bargeldtransaktionen in Hotels immer das Risiko von Fehlern oder Diebstählen. Indem Sie Kartenzahlung akzeptieren, reduzieren Sie das Risiko von Falschabrechnungen oder auch Diebstählen.
Durch Sicherheitstechnologien wie Chip- und PIN-Verifizierung wird die gesamte Zahlungsabwicklung in Ihrem Hotel sicherer und zuverlässiger. Als Hotelier ist es in erster Linie natürlich Ihr Wunsch, Ihren Gästen einen unvergesslichen Aufenthalt zu bescheren – die Buchhaltung gehört allerdings auch immer zu Ihren Aufgaben, damit in Ihrem Hotel alles läuft. Rechnungen sortieren, abgleichen, wer bereits bezahlt hat und die Einnahmen tagesaktuell im Auge behalten: Diese zeitfressenden Aufgaben können Sie dank Kartenzahlung auf ein Minimum reduzieren. Die Nutzung von Kartenlesegeräten erleichtert die Buchhaltung in Ihrem Hotel-Alltag erheblich.
Jede Kartenzahlung wird elektronisch erfasst und bietet eine genaue und zuverlässige Aufzeichnung Ihrer Einnahmen. Mit den Kartenlesegeräten der Bezahlexperten können Sie detaillierte Transaktionsberichte erstellen und Ihre Buchhaltung auf diese Weise optimieren. Zudem entfällt das Warten auf die Überweisung einer Rechnung, denn der Betrag wird in den meisten Fällen direkt beim Zahlungsvorgang auf den Konten Ihrer Kunden für Sie blockiert. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Aufwand bei der manuellen Abrechnung, sondern es ermöglicht Ihnen auch noch, den Überblick über Ihre Finanzen jederzeit zu behalten.
Die Kosten für Kartenzahlung im Hotel
Häufig sind Hoteliers kritisch, wenn es um das Anbieten von Kartenzahlung in ihrem Hotel geht, weil sie die Kosten scheuen. Dabei vergessen sie jedoch häufig, dass auch beim Umgang mit Bargeld Kosten entstehen: Die Einnahmen müssen beispielsweise am Ende des Tages gezählt werden, es muss dafür gesorgt werden, dass jederzeit genügend Wechselgeld zur Verfügung steht und auch für das Einzahlen der Einnahmen berechnen die meisten Banken inzwischen Gebühren von 2 € bis 6 € pro Bareinzahlung. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit mit berechnen und drei Bargeldeinzahlungen pro Woche vornehmen, kommen da pro Monat schnell einige Hundert Euro für das Bargeld-Handling zusammen.
Für das Anbieten von Kartenzahlungen entstehen Ihnen bei Anbietern wie den Bezahlexperten auf der einen Seite monatliche Fixkosten und auf der anderen Seite variable Kosten, die von der Anzahl und Höhe der Transaktionen Ihrer Hotelgäste abhängen. Als Hotelier mit einer festen Rezeption entscheiden Sie sich am besten für ein stationäres, kabelgebundenes Kartenlesegerät, da nahezu alle Zahlungen an Ihrer Rezeption getätigt werden und diese Geräte besonders günstig sind.
Bei den Bezahlexperten beginnt die monatliche Miete für ein kabelgebundenes Kartenlesegerät bereits bei 6,99 €. Hinzu kommen als Fixkosten für Sie eine Servicepauschale von 5,99 € und 1,99 € für das zentrale Clearing, damit Sie alle Tageseinnahmen als eine Buchung auf Ihr Konto erhalten. Diese Kosten fallen für Sie jeden Monat unabhängig vom Umsatz an. Wenn Sie Umsatz über Ihr Kartenlesegerät machen, entstehen folgende variable Kosten:
- 1. Eine Transaktionsgebühr in Höhe von 7 bis 9 Cent, abhängig von der Anzahl Ihrer monatlichen Transaktionen.
- 2. Kartenabhängige Gebühren: Für EC- bzw. Girocard-Zahlungen berechnen die Bezahlexperten Ihnen 0,25 % des Umsatzes als Gebühr, für Debitkarten 0,89 % und wenn Ihre Gäste mit Kreditkarte bezahlen, wird eine Gebühr in Höhe von 1,19 % des Umsatzes berechnet.
Beispielrechnung: Kosten für Kartenzahlung in einem Hotel
Für einen genauen Überblick über Ihre Kosten hier eine Beispielrechnung der Bezahlexperten für ein Hotel, das im Monat durchschnittlich 20.000 € mit Kartenzahlungen umsetzt und in dem die Gäste zu gleichen Teilen mit EC-, Debit- und Kreditkarte bezahlen. Der durchschnittliche Rechnungsbetrag in unserem Beispiel beträgt 100 €:
Als Fixgebühren fallen für den Hotelier aus dem Beispiel monatlich an:
- 6,99 € Terminalmiete
- 5,99 € Servicepauschale
- 1,99 € zentrales Clearing
Für die ersten 100 Transaktionen werden jeweils 9 Cent berechnet (insgesamt 9 €), die weiteren 100 Transaktionen kosten jeweils 8 Cent (insgesamt 8 €). Zusammen ergibt das Transaktionsgebühren in Höhe von 17 €.
Hinzu kommen kartenabhängige Gebühren in Höhe von:
- 68 Zahlungen x 100 € x 0,25 % = 17,00 € für die EC-Kartenzahlungen
- 66 Zahlungen x 100 € x 0,89 % = 58,74 € für die Debitkarten-Zahlungen
- 66 Zahlungen x 100 € x 1,19 % = 78,54 € für die Kreditkarten-Zahlungen
Insgesamt fallen für den Hotelier bei einem monatlichen Umsatz von 20.000 Euro also 186,25 € Gebühren für das Anbieten von Kartenzahlungen in seinem Hotel an.
Fazit zu Kartenzahlungen in Hotels
Als Hotelier haben Sie es bei der Rechnungsstellung mit hohen Geldbeträgen zu tun, denn Ihre Gäste sind gern bereit, Geld für Zusatzleistungen wie Spa-Behandlungen, ein Zimmer-Upgrade, den Restaurantbesuch oder den Parkplatz direkt an Ihrem Hotel zu bezahlen. Um sich den Aufwand und die Kosten für das Bargeld-Handling, also etwa das Einzahlen von Barzahlungen bei Ihrer Bank oder das Besorgen von Wechselgeld, zu sparen, ist es für Sie sinnvoll, auch Kartenzahlungen in Ihrem Hotel anzunehmen.
Außerdem fällt für Sie dann auch das Warten auf die Zahlung von Rechnungen und das Schreiben von Mahnungen weg, denn Kartenzahlungen werden Ihnen bei Anbietern wie den Bezahlexperten innerhalb weniger Tage auf dem Konto gutgeschrieben – und das, ohne für Sie hohe Extrakosten zu verursachen.