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Buchhaltung Aufgaben - Was ist Buchhaltung? Definition

Aktualisiert am: 17.02.2021
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Was ist Buchhaltung? Definition

Die Buchhaltung (Synonym Buchführung) beschäftigt sich mit der bzw. dem Rechnungswesen eines Unternehmens. In größeren Hotel ist diese oft im Back Office Bereich untergebracht. Die Betriebswirtschaftslehre bezeichnet die  Buchführung nur als Methodik oder Tätigkeit.

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Aufgaben der Buchhaltung bzw. Buchführung

  • Anlagenbuchhaltung für Güter des Anlagevermögens (siehe Abschreibung)
  • Debitorenbuchhaltung für Fakturierung an den Gast/Kunden
  • Finanzbuchhaltung für die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung
  • Kreditorenbuchhaltung verarbeitet Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten - siehe Kreditor
  • Lager- oder Mengenbuchhaltung für das Verbuchen der Materialwirtschaft
  • Kosten- und Leistungsrechnung - welche Organisationseinheiten der Firma oder Projekte verursachen welche Kosten
  • Lohnbuchhaltung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen - siehe Lohnabrechnung

Die wöchentliche und monatliche Buchhaltung

Leitsatz: Nur strukturierte Buchhaltung ist gute Buchhaltung! Dieser Absatz mit den Tipps stammt von SumUp und Nadine Hirte, der Erfinderin des Master-Ordner-Systems https://entspannteordnung.de/ und Ordnungsexpertin

Vier Tipps für Kleinunternehmer zusammengestellt, um langfristig Ordnung in die Finanzen zu bekommen. Vorweg: nur koordinierte und feste Arbeitsabläufe garantieren den Geschäftserfolg! 

Tipp 1 – Routine und definierte Ablagen schaffen!

Der Zeitgewinn einer klaren Ablagestruktur mit festen Zeiten für die Buchhaltung ist enorm. Um Ordnung zu halten, ist vor allem Routine notwendig. Ein Banktag pro Woche und jeden Monat einen Monatsabschluss im Terminkalender fest einzuplanen, bringt Struktur in die Buchhaltung. Unternehmer, die keine monatliche Buchhaltung haben, sind im Blindflug unterwegs und haben keinen Überblick über den aktuellen Stand oder etwaige Nachzahlungen an das Finanzamt oder die Krankenkasse.

„Die perfekte Grundlage für einen schnellen Monatsabschluss: Alle Einnahmen und Ausgaben sollten mit Belegen nachweisbar sein. Noch schneller geht es, wenn die Belege von Anfang an nach Umsatz und Art der Ausgabe vorsortiert abgelegt werden. "

Tipp 2 – Digitalisierung der Unterlagen

Wie alle Geschäftsinhaber stehen auch Kleinunternehmer vor der Herausforderung, digitale Dokumente und Papierdokumente zusammenzubringen. Um das Chaos der unsortierten Stapel in den Griff zu bekommen, sind feste Orte für die Unterlagen notwendig. Der Tipp der Expertin: Alle Papierdokumente sollten digital verfügbar sein. Es wird empfohlen, auch die Papierablage digital zu übernehmen, d.h. Papierdokumente werden gescannt und sortiert abgelegt.

Eine Entsorgung der Papieroriginale wird nicht empfohlen. Es gibt verschiedene Meinungen dazu, ob Papierdokumente entsorgt werden sollen. Man sollte diese jedoch aufbewahren und gleichzeitig digitale Rechnungen anlegen. Grundsätzlich gilt, Papier- und die digitale Ablage sollten stets derselben Struktur folgen.

Ablagekörbe, Ordnungs- oder Fächermappen sind die ideale Lösung, um im Alltag die Papierunterlagen vor der Bearbeitung oder dem Einscannen zwischenzeitlich abzulegen. Für die langfristige Ablage wird speziell Kleinunternehmern zusätzliche Ordner empfohlen, in denen die Ausgaben in feste Kategorien unterteilt sind.

Tipp 3 – Digitale Tools sparen Zeit

Digitale Hilfsmittel sind sehr wichtig für ordentliche Finanzen – vor allem für Geschäftsinhaber und Selbständige. Dabei gilt: Möglichst nur ein Tool nutzen, das dem individuellen Bedarf an Funktionalitäten gerecht wird. Im Bereich Buchhaltung sind auf dem Markt ganz verschiedene, moderne Buchhaltungssysteme wie z.B. Lexoffice, Sevdesk etc. verfügbar. Wer kein Kassenbuch führen oder aber hygienisch sichere Zahlungsarten anbieten möchte, sollte, sofern noch nicht geschehen, auf bargeldlosen Zahlungsverkehr umstellen und eventuell sogar darüber zusätzliche integrierte Accounting- und Zahlungsangebote nutzen. 

Digitale Tools einzusetzen kostet zwar initial etwas, aber im Vergleich zu der Zeitersparnis sind die Ausgaben gering und rentieren sich schon nach kurzer Zeit. Pro Monat können damit mehrere Arbeitstage eingespart werden. Wenn das Chaos zu groß ist oder eine grundlegende Struktur allein nicht aufgebaut werden kann, kann professionelle Unterstützung den Weg in ein geordnetes System ebnen. 

Tipp 4 – Konten für Privates UND Geschäftliches

Gerade für Klein- und Kleinstunternehmer ist es häufig einfacher, geschäftliche Zahlungen auch ab und zu über das Privatkonto abzuwickeln. Für die Führung der Buchhaltung ist es allerdings sinnvoller, private und geschäftliche Ausgaben voneinander zu trennen. Alle geschäftlichen Zahlungen sollten auch über geschäftliche Konten abgewickelt werden. Dazu gehören auch getrennt geführte Konten nach Kreditkarte oder digitalen Zahlungsanbietern.

Der Expertentipp: Geschäftliche und private Zahlungen sollten getrennt werden. Dies ist kein großer Aufwand und am Ende zahlt es sich für die Abrechnungen aus.

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