Ein virtuelles Kick Off Event bildet den Auftakt für ein neues Jahr, eine neue Unternehmensetappe oder ein neues Projekt. Es bildet damit den Grundstein für nachhaltiges Teambuilding und eine reibungslose Zusammenarbeit von Kolleginnen und Kollegen - im Homeoffice und vor Ort
Vor allem für Teams, die online miteinander zusammenarbeiten, empfiehlt sich eine solche Auftaktveranstaltung. Sie hilft dabei, dass sich Kollegen im entgrenzten Arbeitskosmos auf einer persönlichen Ebene kennenlernen können. Die Impulse, die ein virtuelles Kick Off dabei setzt, sind nicht zuletzt für die Entwicklung des sozialen Gefüges ausschlaggebend.
Teambuilding in Zeiten von Corona
Wie sich inzwischen angekündigt hat, wird uns die Corona-Pandemie mindestens bis ins kommende Jahr begleiten. In der Folge starten viele Firmen auch 2022 mit einem Großteil Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice. Für Betriebe aus der HOGA betrifft das zumindest jene Angestellten, die nicht unmittelbar am Tagesgeschäft mit direktem Kundenkontakt beteiligt sind. Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort und im Homeoffice nicht auseinanderdriften zu lassen, sind ortsunabhängige Teambuilding-Maßnahmen das Mittel der Wahl.
In den letzten 2 Jahren haben Event-Agenturen Ihre Angebote entsprechend erweitert; neben vollständig virtuellen Teamevents werden inzwischen auch hybride Event-Konzepte angeboten, bei denen die Partizipation sowohl vor Ort als auch online möglich ist. „Sich Innovationen gegenüber nicht zu verschließen und sich den neuen Marktbedingungen rechtzeitig anzupassen und war unsere einzig logische Antwort auf die pandemische Lage“, meint Christoph Scheunemann, Inhaber der Event-Agentur younited hierzu.
Er entwickelt mit seinem Team aus Event-Experten seit mehr als 15 Jahren Ideen für Firmenevents – und stellt neuerdings auch Konzepte für online Kick Offs und weitere virtuelle Teamevents bereit. „Gerade zu Zeiten von Corona und Social Distancing ist der Teamaufbau und -zusammenhalt wichtiger denn je.“, betont Scheunemann. Wer in einer Ausnahmesituation wie dieser in seine Mitarbeiter investieren würde, sorge langfristig für ein gesundes Arbeitsklima und stärke die Mitarbeiterbindung, so der Experte.
Unternehmerische Vorteile eines virtuellen Kick Offs
Tatsächlich bringt die Investition in online Teamevents wie virtuelle Kick Offs aus unternehmerischer Sicht gleich mehrere Vorteile mit sich. Neben den offensichtlichen wie der vereinfachten Integration neuer Mitarbeiter ergeben sich auch solche, die indirekt wirken. Vordergründlich tragen teambildende Maßnahmen zu einer guten Unternehmenskultur bei, parallel dazu verbessern sie das Standing eines Arbeitgebers und tragen als Mitarbeiter-Benefit zur besseren Fachkräfteakquise bei.
Speziell für virtuelle Teamevents und Kick Offs kommen folgende Punkte zum Tragen:
- Förderung wichtiger Soft Skills aller Teilnehmer
- Motivierender Impuls zum Projekt- oder Jahresstart
- Verringerter Planungs- und Organisationsaufwand gegenüber von On-Site-Veranstaltungen
- Keine Transitkosten
- Steuerlich absetzbar als Betriebsveranstaltung mit bis zu 110 € pro Mitarbeiter
Da die Teammitglieder ortsunabhängig am Kick Off teilnehmen können, fällt die Terminfindung außerdem häufig leichter aus. Der zeitliche Rahmen der Veranstaltung lässt sich ebenfalls gut abschätzen. Und dank moderner Software-Integrationen eröffnen sich viele Möglichkeiten für außergewöhnliche Eventkonzepte, mit denen ein virtuelles Kick Off Event zum echten Highlight wird. Unser Tipp: beziehen Sie Ihr Team proaktiv in die Planung der Veranstaltung ein und seien Sie als Entscheider offen für Ideen und Wünsche Ihrer Angestellten. Auf diese Weise drücken Sie Wertschätzung aus, von der das Arbeitsklima nur profitieren kann.
Ablauf eines virtuellen Kick Offs
Damit Ihr online Kick Off Event zu einem unvergesslichen Erlebnis für alle Teilnehmer wird, bedarf der Ablauf einer durchdachten Planung. In der Regel beginnt ein Kick Off mit einer Begrüßung durch den Veranstalter und einer anschließenden Vorstellungsrunde. Haben sich alle Teammitglieder in Ruhe vorgestellt, rücken die Ziele des bevorstehenden Geschäftsjahres oder Projektes in den Vordergrund. Nach einer kurzen Ablaufplanung werden die Verantwortlichkeiten und Deadlines festgelegt.
Auch die Kommunikationsstruktur sollte genügend Beachtung finden. Wurde alles Wichtige rund um das neue Geschäftsjahr oder Projekt geklärt, folgen interaktive Teambuilding-Maßnahmen. Am Ende des virtuellen Kick Offs sollten alle Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, konstruktives Feedback zu äußern. Abschließend möchten wir Ihnen noch 3 praktische Tipps für Ihre nächste Online-Veranstaltung mit auf den Weg geben:
3 Tipps für ein gelungenes online Kick Off
1. Prüfen Sie die Technik vorab auf Funktionsfähigkeit
Ein online Kick Off basiert maßgeblich auf Technik. Damit am Tag des Events keine ungeahnten Technikprobleme auftreten, bietet sich ein vorheriger Test an. Überprüfen Sie beispielsweise die Internetstabilität und ob die verwendete Software für die Teilnehmeranazahl leistungsstark genug ausfällt. Haben Sie ein spezielles Rahmenprogramm mit virtuellen Teamspielen geplant, sollten Sie auch hier Ausschau nach möglichen Problemen bei der Durchführung halten, da es sich bei der Mitarbeiterzufriedenheit um ein kostbares Gut handelt.
2. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Software
Mit modernen Videodiensten wie Skype, Zoom und Co. lassen sich nahezu alle Ideen für virtuelle Kick Offs umsetzen. Praktische Zusatzfunktionen wie Bildschirmübertragungen oder Videopräsentationen ergänzen Ihre Gestaltungsmöglichkeiten. Nutzen Sie diese, steigern Sie die Beteiligungsbereitschaft der Teammitglieder und holen das Beste aus ihrem digitalen Konferenzraum.
3. Verwenden Sie die Webcam
Telefonkonferenzen laden zu interessanten Gesprächen ein. Bei Videokonferenzen fängt die Webcam zusätzlich Mimik, Gestik sowie Körpersprache aller Teilnehmer ein. Das unterstützt die Kommunikation und stärkt das Gefühl der Zusammengehörigkeit, da sich die Teammitglieder auch nonverbal verständigen können.