Ein Event steht und fällt mit dem Cateringsystem. Caterer übernehmen die Versorgung und den Service. Wie finden Veranstalter einen guten Dienstleister?
Liebe geht durch den Magen und auch bei Feiern aller Art stehen Speis und Trank im Mittelpunkt des Geschehens. Ob ein Event gelingt, hängt also zu einem guten Teil von der Verköstigung ab. Caterer sind die Experten, die sich um gutes Essen & Trinken für Großveranstaltungen kümmern und die Organisation in ihre Hand nehmen. Dienstleister für Cateringsysteme gibt es zudem viele, denn die Nachfrage ist hoch, wenn nicht gerade Pandemie ist. Welche Angebote können Veranstalter nutzen, worauf kommt es bei gutem Catering an und welche Kriterien sind wichtig? Lassen wir versuchen, diese Fragen gemeinsam zu klären.
Welche Anlässe gibt es für Catering?
Catering wird immer dann nachgefragt, wenn es etwas zu feiern gibt und die Anzahl der Gäste so groß ist, dass es schwierig bis unmöglich wird, die Verköstigung aller mit eigenen Mitteln zu stemmen. Durch die Auslagerung aller Angelegenheiten, welche die Verpflegung betreffen, hat der Gastgeber wieder alle Hände frei und den nötigen Raum, um sich individuell um die Gäste zu kümmern.
Mögliche Anlässe für Catering sind Hochzeiten, Betriebsfeiern, Weihnachten, Geburtstag, Taufe, Kommunion, Konfirmation, Jubiläen, Ausstände, Karneval und Vereinsfestivitäten. Die Liste ließe sich noch lange fortsetzen. Regionale Anbieter wie Catering Wuppertal gibt es reichlich, sodass sich ein regionaler Anbietervergleichstest lohnt.
Was man vorher checken sollte
Eine Checkliste erleichtert Organisation und Planung und ist auch unter dem Aspekt wichtig, dass die Absprache mit dem Caterer besser gelingen kann. Fragen, die zu klären sind, sind die Größe der Veranstaltung, Anzahl der Gäste, der ungefähre Ablauf und die Art der Verköstigung. Die Art richtet sich nach dem Anlass und kann beispielsweise rustikal, gutbürgerlich oder Feinkost sein. Bei der Präsentation der Speisen stehen Menü, Buffet, Fleischspieß und Grill zur Auswahl.
Auch bietet es sich an, sich vorher Gedanken zu machen, welche zusätzlichen Dienstleistungen gewünscht sind. Üblich sind in der Branche zum Beispiel die Lieferung von Tischen, Stühlen, Zelten, Geschirr und Besteck; der Verleih von Veranstaltungstechnik und sogar die Vermittlung von DJs, Bands, Künstlern und Animatoren. Darüber hinaus bedeutet die Übernahme der Bedienung der Gäste eine weitere spürbare Erleichterung. Dasselbe gilt nach dem Fest, wenn der Caterer Abbau und Spülen übernimmt.
Was ist der Flying Service?
Viele Caterer bieten mit dem Flying Service eine zusätzliche Dienstleistung an. Wird diese gebucht, stellen die Anbieter fahrbare Servicestationen bereit. Das Personal ist fortwährend mit verschiedenen Leckerbissen und Drinks unterwegs, um diese den Gästen zur Hand zu reichen. Das Angebot erinnert an ein Buffet, nur entfällt das lästige Anstehen. Einen weiteren Vorteil hat der Flying Service dadurch, dass zeitweise oder dauerhaft eine feste Sitzordnung vermieden werden kann, was den Ablauf der Veranstaltung lockerer gestaltet und den Gästen dabei hilft, Kontakte zu knüpfen und miteinander ins Gespräch zu kommen.
Worauf sollte man bei der Auswahl des Caterers achten?
Fünf Kriterien helfen dabei, den richtigen Dienstleister zu finden:
Reputation
Das Studieren von Bewertungen ist inzwischen selbstverständlich geworden und hilft dabei, sich vom Anbieter ein Bild zu verschaffen. Auch Erfahrungen von Freunden und Bekannten mit einem bestimmten Caterer können Empfehlungen sein, die bei der Entscheidungsfindung unterstützen.
Essen
Die Güte ihrer Speisen und Getränke präsentieren alle Caterer im besten Licht. Überzeugen Sie sich selbst durch eine Kostprobe!
Flexibilität
Die kulinarischen Vorlieben haben sich weiter ausdifferenziert. Immer mehr Vegetarier und Veganer machen ein zusätzliches Angebot an Speisen erforderlich. Zugleich wächst die Sensibilität für mögliche Allergene und Nahrungsmittelunverträglichkeiten. Der Caterer sollte flexibel genug sein, um auf diese Ansprüche einzugehen.
Service
Wenn ein Service gewünscht ist, sollte dieser reibungslos funktionieren und erstklassig sein. Bereits fehlende Freundlichkeit kann der guten Stimmung Essig in den Wein schütten. Veranstalter sollten deshalb das Serviceangebot des Caterers studieren und sich nicht scheuen, Fragen zu stellen.
Kosten
Gerade bei vielen Gästen können die Preise schnell durch die Decke gehen. Es lohnt also die Preise der Caterer miteinander zu vergleichen und speziell auf Rabatte ab einer bestimmten Teilnehmerzahl zu achten.