Kassennachschau ab 2018 ohne Ankündigung
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Kassennachschau ab 2018 ohne Ankündigung

02.01.2018 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

In Österreich gibt es ein staatliches Organ mit dem Namen ‚Finanzpolizei'. Die gibt es in Deutschland vom Namen her nicht, aber die Kassennachschau wird auch hierzulande wirklich dramatischer

Das ‚machen' von Schwarzgeld soll noch mehr behindert werden. Und die Gastronomie ist bekannt dafür, dass es allerlei Tricks gibt, um nicht ordnungsgemäß abzurechnen. Die seit dem 1. Januar 2017 eingeführten verschärften Dokumentationspflichten bei den elektronischen Kassensystemen haben das Ziel, genau dies verhindern.

Jetzt kommt zum 01.01.2018 die Kassennachschau als ein weiteres Kontrollinstrument hinzu, damit Gastronomen Geld verdienen, ohne den Fiskus zu betrügen. Das Finanzamt darf dann ohne Verdacht und vorherige Ankündigung sowie formelle Anordnung die ordnungsgemäße Kassenführung vor Ort überprüfen. Und es kann es kann nun wirklich teuer werden: Verstöße gegen die Finanz-Vorschriften werden mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet, allerdings nur um Rahmen eines Verwaltungsaktes.

Für wen gilt die Kassennachschau nicht?

Für alte Kassen, die z.B. als offene Ladenkassen mit Schublade betrieben werden und eine einfache Kassenbuchführung hinterlegen, ändert sich nichts durch das Gesetz vom 22.12.2016. Allerdings können die Prüfer auch hier für eine Kassennachschau unangemeldet hereinschneien.

Voraussetzungen für die Kassennachschau

Die neuen Vorschriften zur Kassennachschau werden durch das ‚Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)' mit der ‚Abgabenordnung (AO) § 146b Kassen Nachschau' belegt.

Dabei wird ein besonderer Augenmerk darauf gelegt, ob in der elektronischen Registrierkasse die entsprechende Geschäftsfälle ordnungsgemäß erfasst und ob auf den Belegen der Manipulationsschutz hervorgeht.

Was ist zulässig bei einer Kassennachschau und was nicht? Wer darf prüfen?

Zulässig ist eine Kassen-Nachschau nach § 146b Abs. 1 S. 1 AO - Zitat aus oberem Link - zur ‚Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben'.
Weiter: die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde können ohne eine vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Absatz 1. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden.

Und: Das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 des Grundgesetzes) wird insoweit eingeschränkt. Das Finanzamt darf also auch Privaträume betreten, wenn das Finanzamt wichtige Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind oder Verdunklungsgefahr besteht.

Aber: Die Kassennachschau berechtigt nicht zu einer Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich nur auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung zu beziehen. Und doch ist auch hier Vorsicht geboten, denn werden große Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann sofort, ohne Fristsetzung und gesonderte Prüfungsanordnung zu einer vollständigen Betriebsprüfung übergegangen werden.

Checkliste für eine Kassennachschau

Wenn Sie diese Checkliste beachten, kann eigentlich nicht mehr viel ‚schief gehen'.

Lassen Sie sich vom Prüfer - dem Amtsträger - nicht nur mit den Dienstausweis zeigen, sondern auch ein Dokument vorlegen, aus dem seine Autorisierung zur Nachschau nachgewiesen wird. Bleiben Sie immer freundlich und stellen Sie einen Raum zur Verfügung, wo ungestört der Ablauf des Verfahrens geklärt werden kann, ähnlich wie bei einer Zollkontrolle wegen Schwarzarbeit. Man sollte sich nicht gleich angefasst fühlen, wenn die Prüfer ‚aus dem Nichts auftauchen'.

Schon vor der Kassennachschau sollte eine Person bestimmt werden, die Entscheidungsbefugnis und Zugang zu den wichtigen Dokumenten und dem Zugang zum Kassensystem samt digitalen Aufzeichnungen hat, wenn der GF, CEO oder Betriebsleiter einmal nicht da ist.

Liegen alle wichtigen Dokumente bereit? Dazu zählen technische Daten der Registrierkasse, das Kassenjournal und/oder Datenerfassungsprotokolle.

Arbeitet die Registrierkasse und der Manipulationsschutz ordnungsgemäß?

Prüfungen können auch bei der Abwesenheit des Geschäftsinhabers erfolgen. Ergo: Mitarbeiter auf die Kassennachschau vorbereiten.

Bei einer alten Kasse (z.B. offene  Ladenkasse) kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen ebenso wie Aufzeichnungen der Vortage.

Man kann das Betreten der Räumlichkeiten und damit die  Kassennachschau verweigern. Zwangsmittel können vom Finanzamt nur im Rahmen der Durchsetzung von Verwaltungsakten eingesetzt werden, das Betreten im Rahmen der Kassennachschau stellt aber ‚nur'  tatsächliches Verwaltungshandeln dar. Doch dann steht zu befürchten, dass die  Prüfer zu einer Außenprüfung übergehen, die dann unter den Augen eines negativ eingestellten Beauftragten hoheitlicher Belange stattfindet.

Lassen Sie sich für die eigene Dokumentation einen Beleg über die Kassennachschau ausstellen.

Branchenhinweise für Kassensysteme

Nutzen Sie diese kostenlose Möglichkeit der Anfrage an Kassenhersteller. Gemäß AGB kostenlos.

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