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Checkliste Messe für Messeorganisation und Messeplanung

01.06.2015 | Sascha Brenning - Hotelier.de

Wir haben für die Messeorganisation eine 'Checkliste Messe' angelegt, damit Sie Ihren Messeauftritt in Ruhe planen können

Messe Hamburg: Blick vom Übergang von Halle A1 zu A4 auf den Fernsehturm / Bildquelle: Sascha Brenning
Messe Hamburg: Blick vom Übergang von Halle A1 zu A4 auf den Fernsehturm / Bildquelle: Sascha Brenning

Checkliste Messe Organisation: Schritt A - Messeauftritt planen

Zunächst muss natürlich überprüft werden - intern oder durch eine PR Agentur-, ob eine Messeteilnahme dem Unternehmen etwas einbringt. Viele junge Firmen gehen überstürzt an den Start und vergessen grundlegende Erfordernisse. Und: Welche Messe kommt für mein Unternehmen in Frage? Kommt eine Firma z.B. aus der Gastronomie Branche und hat eher regionalen Bezug im Vertrieb, ist nicht unbedingt die Internorga, sondern z.B. die GastRo in Rostock zu bevorzugen. Ganz wichtig: Sprechen Sie mit einer guten Presseagentur über Ihre PR, damit Ihr Produkt ins rechte Licht gerückt wird.

Als Newcomer gibt es auf Messen Spezialtarife oder sogar - wie auf der Internorga - die 'Newcomer Area'. Benötigt man nicht soviel Platz, kann man eventuell bei einem bekannten Partner, der auch ausstellt, am Stand teilnehmen. Vorteil: Geringere Kosten, man sammelt leichter Erfahrungen.

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Vorbereitung des Messestands mit Checkliste Messeorganisation

  • Pwersonal festlegen, dass die Messe organisiert. Briefing vornehmen und in regelmäßigen Zeitanständen mit der erstellten Checkliste den Erfolg kontrollieren
  • Standgrößen abfragen, Kosten ermitteln
  • Lage des geplanten Stands festlegen
  • Messeteilnahme am besten per Einschreiben übermitteln   

Selbstverständlich müssen auch finanzielle und personelle Rahmenbedingungen stimmen. Sind diese Aufgabenfelder bewältigt, gilt es von den Zielgruppen die Key Accounts festzulegen. Weiterhin: Welche Anzeigen schaltet man, die Terminplanung sollte abgeschlossen sein.  

Nächster Schritt: Externe Kommunikation für die Messe   

  • Einladungen schicken an Kunden und Partner   
  • Anzeigen in Printmedien und elektronische Medien?

Details zu Anzeigen in Printmedien und elektronischen Medien

  • Beiträge in Kunden- und Hauspublikationen   
  • Externe Newsletter z.B. Hotelier. Preise - hier kostenlos den Newsletter beziehen
  • Gewinnspiele, Verlosungen, Wettbewerbe, Verlosungen usw.   
  • Wettbewerbspreise   

Intern müssen nun Präsentationsschwerpunkte festgelegt werden mit den Sonderangeboten zur Messe.

Mit dem Messebau und einer eventuellen Agentur ist abzuklären   

  • Gestaltung des Messestandes
  • Zeichnung für Standdisplay   

Checkliste Messe - die möglichen Partner

  • Agenturen  
  • Messebauer   
  • Elektriker
  • Tischler   
  • Montagepersonal   

Merkzettel Messeorganisation- auch mit internen Anforderungen

  • Ausstellerausweise, Aufbauausweise anfordern
  • Anschlüsse für Internet, Telefon, Fax
  • Elektroinstallationen
  • Gutscheine für Eintrittskarten bestellen
  • Parkscheine   
  • Prospekt- und Informationsmaterial
  • Versicherungen abgedeckt? (Haftpflicht, Diebstahl, Feuer, Transport usw.)
  • Wasserinstallationen   
  • Werbegeschenke

Infrastruktur Messestand prüfen

  • Internet, Fax, Telefon usw.   
  • Beamer, Filmprojektoren, TV, Video usw.   
  • Musterprodukte
  • Schlüssel

Kundenlisten anlegen

  • Liste der angemeldeten Besucher   
  • Kontaktbögen anlegen (auch elektronisch)      

Personal für die Messe

  • Auswahl des Personals (intern und extern)   
  • Arbeitsplan erstellen - wer ist wann anwesend?
  • Hotels buchen
  • Messeunterlagen verteilen   
  • Namensschilder bestellen, fehlen noch Visitenkarten?
  • Schulung des Standpersonals vor Ort
  • Verantwortlichkeiten festlegen   

Test des Messestandes

  • Standabnahme   
  • Einweisung des Personals
  • Erinnerung: Kontaktbögen Pflege
  • Test von Geräten und Leitungen (Telefone, PCs usw.)
  • Vollständigkeit Material   

Checkliste Messe nach der Messe

To do's für den den After Sales Bereich.

Abbau Messetand

  • Abtransport Material
  • Demontagepersonal
  • Rücktransport der Produkte usw.

Nachbearbeitung der Messe

  • Auswertung der Kontakte
  • Erfolgskontrolle   
  • Follow up Maßnahmen/Bewerbungen -  After Sales Management
  • Versand von Dokumentationen   
  • Planung von Besuchen nach der Messe   
  • Planung Nachakquisition
  • Follow up Maßnahmen   
  • Schlussbericht Messe

Verwandte Begriffe im Lexikon

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