Software Auswahl & Planung durch ein Pflichtenheft Projekt
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Pflichtenheft-Projekt für Software-Auswahl in der Hotellerie

18.02.2023 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

Bei der Planung der neuen Software wählen Hotels und andere Unternehmen in der Regel ein Programm, das der IT Dienstleister vorschlägt. Während des Abstimmungsprozesses fällt dann auf, das etwas vergessen wurde oder oft kommen weitere Ideen, die auch realisiert werden sollen - durch höhere Preise. Wir zeigen auf, wie Sie durch ein Pflichtenheft-Projekt die richtige Software-Auswahl treffen

Pflichtenhefte können auch per Telko besprochen werden
Pflichtenhefte können auch per Telko besprochen werden

So ist es dann oft: Das Konzept für die neue Software ist schon längst abgestimmt, die Arbeiten daran in vollem Gange oder die Installation des neuen Software wird schon vorgenommen, da fällt auf, das es zum Tool Reservierung keine Post-Stay-Mailings gib, obwohl die Verkaufsabteilung so viel Wert auf das After Sales Marketing gelegt hat. Dann wird nachbestellt - und der Chef macht ‚dicke Backen', weil die verschiedenen technischen Parameter, die nun betroffen sind, viel mehr Geld kosten als geplant.

Falls zum Thema ‚Software Auswahl & Planung Fragen' auftauchen…

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Software-Planung nicht richtig ausgeführt, weil Pflichtenheft-Projekt fehlt

Jetzt wird es teuer! Die Situation ist bekannt und gefürchtet und trotzdem wird der Fehler immer wieder gemacht. Aber wie schließt man ihn aus?

Die Antwort ist einfach: Durch eine Leistungsbeschreibung wie ein Pflichtenheft-Projekt, die von allen Beteiligten und möglichst vielen Externen (z.B. Kollegen und Freunden in anderen Häusern) mit geprüft wird. Vier Augen sehen mehr als zwei Augen, acht Augen sind gut, zehn Augen sind besser.

Software-Auswahl über Pflichtenheft-Projekt erstellen

Hierzu wird zunächst der IT Dienstleister eingeladen, dem man seine Wünsche vorträgt. In der Regel kommt dazu der Projektmanager und der Programmierer sowie der kreative Kopf der Firma, wenn dies nicht der Projektmanager ist. Die Kosten sollten hierfür (bei Anreise der Firma) für 1-2 Tage inklusive dem Erstellen des Pflichtenheftes ca. 2000 - 3000 € nicht übersteigen.

Bevor man weiter in die Materie fachlich eindringt: Wird das neue Programm weiterentwickelt - wie oft gibt es Updates? Und: Entspricht das System den gesetzlichen und finanzbuchhalterischen Vorschriften?

In der Regel haben gute Unternehmen bereits eine Internetseite. Hierauf fußend muss dann festgelegt werden, welchen Qualitätsanforderungen die neue Seite genügen soll.

Wir haben hier für Hotels eine Checkliste angelegt, um die eigenen Ansprüche zu prüfen. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, genügt aber kleinen und großen Hotels in der Grundkonzeption.

Software Pflichtenheft-Inhalt für allgemeine Projekte

  • Content-Management-System - unbedingt notwendig für das organische Ranking bei den Suchmaschinen sprich Google
  • Design Neuerstellung oder Überarbeitung
  • Open-Source-Projekte wie für Content-Management - hier muss beachtet werden, dass die Sicherheitsupdates immer rechtzeitig erfolgen müssen. Werden diese nicht selbst administriert, ist dies durch den externen Support zu gewährleisten. Dies verursacht regelmäßig Kosten. Open Source Support kann auch eingestellt werden, siehe Drupal. Hier lauern also Gefahren!
  • Responsive Design - gestalterisches und technische Technologie von Websites, damit auf allen Endgeräten wie z.B. Smartphones und Tabletcomputern die Website richtig dargestellt wird
  • Seitenstruktur
  • Suchmaschinenoptimierung
  • Support - wird eine Dienstlesistung als Open Source Projekt entwickelt, sollte in einem Vertrag festgehalten werden, das die Firma für einen Zeitraum X (min. 5 JHare) den Support ausführt.
  • Video Integrationen

Software Pflichtenheft Inhalt hotelspezifisch

Kleine Hotels und Pensionen benötigen nur einen einfachen Zimmerbelegungsplan - hierfür muss man keine Software erstellen, sondern kann diese Software als fertiges Modul erwerben:

Pflichtenheft Vorlage

Das Pflichtenheft sollte den Zweck des Dokuments erläutern, Qualitätsrichtlinien, die möglichen Browser, den funktionalen Umfang, eine Roadmap mit Fertigstellungstermin (Launch) sowie die Betrachtung von rechtlichen Aspekten wie die Lizenz enthalten.

Software Kosten

Nach der endgültigen Abnahme des Pflichtenheftes liefert der IT Dienstleister einen Kostenanschlag. Dieser wird dann verbindlich angenommen oder endverhandelt. Wichtig: Entstehen Folgekosten beispielsweise durch Installationen, Schulungen, die Erweiterung um Funktionen, Updates oder Wartungsverträge?

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Tags: Lasten Pflichtenheft Software

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