Software Auswahl & Planung durch ein Pflichtenheft Projekt
Kostenlose Anfragen an unsere Lieferanten stellen und Preisinformationen erhalten

Software Auswahl & Planung durch ein Pflichtenheft Projekt

23.03.2015 | Wolfgang Ahrens Hotelier.de

Bei der Planung der neuen Software wählen Hotels in der Regel ein Programm, das der IT Dienstleister vorschlägt. Während des Abstimmungsprozesses fällt dann auf, das etwas vergessen wurde oder oft kommen weitere Ideen, die auch realisiert werden können - durch höhere Preise. Wir zeigen auf, wie Sie durch überlegte Planung die richtige Software Auswahl treffen

So ist es dann oft: Das Konzept für die neue Software ist schon längst abgestimmt, die Arbeiten daran in vollem Gange oder die Installation des neuen Software wird schon vorgenommen, da fällt auf, das es zum Tool Reservierung keine Post-Stay-Mailings gib, obwohl die Verkaufsabteilung so viel Wert auf das After Sales Marketing gelegt hat. Dann wird nachbestellt - und der Chef macht ‚dicke Backen', weil die verschiedenen technischen Parameter, die nun betroffen sind, viel mehr Geld kosten als geplant.

Falls zum Thema ‚Software Auswahl & Planung Fragen' auftauchen…

  • … sprechen Sie die Software IT Dienstleister an - Sie stehen mit kostenlosem Online Rat zur Verfügung oder machen Ihnen gerne Vorschläge.

Software Planung nicht richtig ausgeführt - jetzt wird es teuer

Die Situation ist bekannt und gefürchtet und trotzdem wird der Fehler immer wieder gemacht. Aber wie schließt man ihn aus? Die Antwort ist einfach: Durch eine Leistungsbeschreibung, die von allen Beteiligten und möglichst vielen Externen (z.B. Kollegen und Freunden in anderen Häusern) mit geprüft wird. 4 Augen sehen mehr als 2 Augen, 8 Augen sind gut, 10 Augen sind besser.

Software Auswahl - Pflichtenheft erstellen

Hierzu wird zunächst der IT Dienstleister eingeladen, dem man seine Wünsche vorträgt. In der Regel kommt dazu der Projektmanager und der Programmierer sowie der kreative Kopf der Firma, wenn dies nicht der Projektmanager ist. Die Kosten sollten hierfür (bei Anreise der Firma) für 1-2 Tage inklusive dem Erstellen des Pflichtenheftes ca. 2000 - 3000 € nicht übersteigen.

Bevor man weiter in die Materie fachlich eindringt: Wird das neue Programm weiterentwickelt - wie oft gibt es Updates? Und: Entspricht das System den gesetzlichen und finanzbuchhalterischen Vorschriften?

In der Regel haben gute Hotels bereist eine Internetseite. Hierauf fußend muss dann festgelegt werden, welchen Qualitätsanforderungen die neue Seite genügen soll.

Wir haben hier für Hotels eine Checkliste angelegt, um die eigenen Ansprüche zu prüfen. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, genügt aber kleinen und großen Hotels in der Grundkonzeption.

Software Pflichtenheft Inhalt Allgemein

  • Content Management System - unbedingt notwendig für das organische Ranking bei den Suchmaschinen sprich Google
  • Design Neuerstellung oder Überarbeitung
  • Responsive Design - gestalterisches und technische Technologie von Websites, damit auf allen Endgeräten wie z.B. Smartphones und Tabletcomputern die Website richtig dargestellt wird
  • Seitenstruktur
  • Suchmaschinenoptimierung
  • Video Integrationen

Software Pflichtenheft Inhalt hotelspezifisch

Kleine Hotels und Pensionen benötigen nur einen einfachen Zimmerbelegungsplan - hierfür muss man keine Software erstellen, sondern kann diese Software als fertiges Modul kaufen. Diese Software Parameter haben wir mit einem Stern gekennzeichnet.

  • All-in-One-Lösungen - Programme, die Zusatzfunktionen kostenlos inkludiert haben
  • Anzahlungen/Deposit buchen*
  • Buchbarkeit der eigenen Internet Seite -> Buchungssystem
  • Channel Management
  • Drag & Drop-Methode - Verschieben und Kopieren von Dateien*
  • Einfache Bedienbarkeit -  Folgekosten durch Schulungen von Mitarbeitern fallen weg*
  • Erinnerungsfunktionen für Weckruf im Merkblatt*
  • FTP Datenaustausch mit einem Webserver*
  • Gästestammdaten - mit Exportmöglichkeit für Serienbriefe etc.*
  • Gruppenreservierung*
  • Kalender*
  • Grafische Oberfläche*
  • Kassenbuch*
  • Marketing - siehe Mailings und Newsletter*
  • Mailings - Pre- oder Post-Stay*
  • Mehrwertsteuersatz frei wählbar*
  • Netzwerkfähig (LAN)
  • Newsletter - Senden/Verwalten*
  • PayTV Kompatibilität
  • Rechnungen erstellen - Rechnungspaket mit Umsatzstatistik*
  • Rechnungs-Export für Finanzsoftware oder sonstige Auswertungen*
  • Rechnungen direkt mit allen Daten aus der Reservierung erstellen*
  • Rechnungslegung der Getränke (Minibar etc.) auf die Zimmerstammdaten buchen*
  • Reservieren mit Reservierungsplan / Belegungsplan / Zimmerplan*
  • Reservierungsbestätigung automatisch*
  • Restaurantkassen Kompatibilität
  • Revenue Management
  • Schließanlagen Kompatibilität
  • Schnittstellenfähigkeit zu Buchungsplattformen wie HRS, regionalen Städteportalen (oft provisionsfrei) oder Bewertungsportalen
  • Statistiken und Sales Report*
  • Suchfunktion im Reservierungsplan*
  • Übernachtungsarten*
  • Variable Ereignisse farblich gestalten*
  • Verfügbarkeitskalender (online)*
  • Vorlagen für Rechnungspositionen*
  • Wellness Software/Spa Software
  • Yield Management
  • Zimmerstammdaten*

Pflichtenheft Vorlage

Das Pflichtenheft sollte den Zweck des Dokuments erläutern, Qualitätsrichtlinien, die möglichen Browser, den funktionalen Umfang, eine Roadmap mit Fertigstellungstermin (Launch) sowie die Betrachtung von rechtlichen Aspekten wie die Lizenz enthalten sowie die…

…Software Kosten

Nach der endgültigen Abnahme des Pflichtenheftes liefert der IT Dienstleister einen Kostenanschlag. Dieser wird dann verbindlich angenommen oder endverhandelt. Wichtig: Entstehen Folgekosten beispielsweise durch Installationen, Schulungen, die Erweiterung um Funktionen, Updates oder Wartungsverträge?

Software Dienstleister

Sie suchen Unterstützung? Schreiben Sie den

eine Email.

Tags: Lasten Pflichtenheft Software

Links

Andere Presseberichte


Kommentare

Sie können der Erste sein, der diesen Beitrag kommentiert