Was ist eine Rechnung? Definition:
Eine Rechnung dient zur Begleichung einer Schuld aufgrund einer vertraglich vereinbarten und erbrachten Leistung in einer Form des Geldes.
Die Zahlung dieser Schuld ist gesetzlich festgelegt im Bürgerlichen Gesetzbuch gemäß § 286. Wann ist die Rechnung spätestens zu zahlen? § 286 (3): Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.
Springen Sie zu den Ausführungen, um eine 'normale Rechnung' aus Papier zu erstellen unter dem Titel: Mustervorlage 'Rechnung schreiben' oder lesen Sie ab hier die Ausführungen zum Thema E-Rechnungen.
Grundsätzliches zur Rechtsgültigkeit: E-Rechnungen haben den gleichen rechtlichen Status wie Papier-Rechnungen. Das bedeutet, sie müssen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um als gültig anerkannt zu werden! Weiteres zur Rechtsgültigkeit siehe unten.
Wer ist betroffen von der Pflicht zum E-Rechnungen schreiben?
Nur die Abrechnung von Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) muss zukünftig durch eine elektronische Rechnung gewährleitstet werden. Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger müssen im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Im Einführungsschreiben (Tz. 14) wirft das Bundesfinanzministerium aus, dass die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen auch gilt für:
- Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
- Für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer im Reverse-Charge-Verfahren gemäß § 13b UStG schuldet.
Wichtig für das Reisegewerbe! E-Rechnungen müssen auch erstellt werden für:
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
- Rechnungen zu Reiseleistungen (§ 25 UStG)
- Zu Umsätzen, für welche die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.
Die Verpflichtung gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.
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Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1. Januar 2025. Der Gesetzgeber hat aber Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG) vom Jahr 2025 bis 2027 vorgesehen.
Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte Leistungen zwischen Unternehmern und deren B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen gestellt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung. Dieses ist eine Rechnung in einem elektronischen Design, die speziell formatiert empfangen, übermittelt und ausgestellt wird.
Dazu gibt es neue Begriffsdefinitionen gemäß (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG). Unterschieden wird ab 1. Januar 2025 zwischen elektronischen Rechnungen, die in der Gesetzesbegründung noch als eRechnungen bezeichnet wurden, im Entwurf des Einführungsschreibens als E-Rechnungen und sonstige Rechnungen. Im Weiteren kann davon ausgegangen werden (Stand Juli 2024), dass sich der Begriff E-Rechnung durchsetzt.
Was ist an der E-Rechnung wichtig?
E-Rechnungen bzw. elektronische Rechnungen haben den gleichen rechtlichen Status wie Papier-Rechnungen.
Es gibt gleich mehrere wichtige Aspekte, die sie für Unternehmen oder Organisationen besonders interessant machen.
1. Vorteil in Sachen Effizienz: Durch E-Rechnungen ergeben sich schnellere Verarbeitungen und weniger Papierverbrauch. Der Prozess der Rechnungserstellung wird in der Gesamtheit beschleunigt.
2. Sicherheit: Durch die parallele Speicherung der Daten auf der Cloud von sicherer Mehrfachspeicherung auf Servern liegen die Daten zugriffssicher.
3. Kosteneinsparung: Druck- und Versandkosten fallen weg, ein geringerer Verwaltungsaufwand hilft, Personal- und Sachkosten zu reduzieren.
4. Systemintegration: E-Rechnungen werden direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning Softwaresystem) integriert. Die Verarbeitung der Daten wird vereinfacht, mögliche Fehler reduziert.
5. Erreichbarkeit: Elektronische Rechnungen können überall erstellt, versandt und empfangen werden. Zudem sind sie leicht zu speichern, zu finden und zu verwalten. Der Zugriff auf Dokumente und Daten ist schnell und einfach.
6. Schnellere Zahlungen: Durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse werden Zahlungen schneller bearbeitet. Die Liquidität eines Unternehmens kann verbessert werden bei effizienter Anwendung der E-Rechnungs-Software.
7. Umweltverträglichkeit: E-Rechnungen reduzieren den Papierverbrauch. Umwelt und Ressourcen werden weniger beansprucht.
Was ist an der E-Rechnung in rechtlicher Hinsicht wichtig?
1 Aufbewahrungspflichten: Unternehmen sind wie bisher verpflichtet, Rechnungen auch als E-Rechnungen für 10 Jahre vorzuhalten gemäß § 147 AO. Die Rechnungen müssen für eine ordnungsgemäße Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit gespeichert werden.
2. Authentizität, Integrität und Lesebarkeit: Eine E-Rechnung muss authentisch sein, sie muss also vom Aussteller stammen. Der Inhalt der Rechnung hat während der Aufbewahrungsfrist unverändert zu durch digitale Signatur oder andere Sicherheitsmaßnahmen.
3. Datenschutz: Auch bei den E-Rechnungen gelten insbesondere bei den personenbezogenen Daten die Datenschutzbestimmungen, speziell bei der Übermittlung und Speicherung der Daten.
4. Formale Anforderungen: E-Rechnungen unterliegen die gleichen inhaltlichen Anforderungen erfüllen wie physische Rechnungen aus Papier wie die Angaben zum Leistungsnehmer und Leistungsgeber, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer. Dies sind nur Beispiele ohne eine Garantie der Vollständigkeit.
5. Interoperabilität: E-Rechnungen sollten in einem standardisierten Format erstellt werden, um die Interoperabilität, also die Fähigkeit zum Zusammenspiel verschiedener Systeme, Techniken oder Organisationen zu gewährleisten.
6. Steuerrecht: Steuerrechtliche Vorgaben für E-Rechnungen müssen wie bei Papier-Rechnungen beachtet werden, damit zum Beispiel die Vorsteuerabzugsberechtigung gewährleitet ist.
Mustervorlage 'Rechnung schreiben' - Was muss in einer Rechnung stehen?
Auch die Unternehmer von Hotels, Restaurants und Lieferanten sowie Hersteller von Waren führen Leistungen oder Lieferungen aus und erstellen deshalb Rechnungen.
Wie schreibe ich nun eine korrekte Rechnung? Diese muss untere steuerliche Angaben enthalten. Der Rechnungsempfänger hat zu prüfen, ob die Rechnungsangaben in Ordnung sind. Ist die Rechnung fehlerhaft, versagt das Finanzamt den Vorsteuerabzug, wenn dies geprüft wurde.
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Nummer für die Rechnung
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstandes der Lieferung oder Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Hotel →Dienstleistung)
- Zeitpunkt der Lieferung oder Ausführung
- Angewendeter Steuersatz, Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen sind mit entsprechenden Steuersätzen getrennt auszuweisen
- Entgelt für die Lieferung oder Ausführung
- Steuerbetrag auf das Entgelt, ist gesondert auszuweisen - bei Steuerbefreiung wie z.B. Kleinunternehmer Hinweis einpflegen
- Bei Zahlung vor Erbringung der Leistung sollte der Zeitpunkt der Zahlung vereinbart werden - am besten AGB Hinweis machen
Enthält eine Rechnung nicht alle Angaben, muss sie berichtigt werden gemäß § 31 Abs. 5 UStDV.
Wichtig: Alle Rechnungen sind für das Finanzamt prüfungssicher zu administrieren.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung betrifft die Fertigung von Rechnungen, deren Höhe unter 250 € liegt.
Sie muss enthalten: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, genaue Lieferbezeichnung, Bruttopreis, Umsatzsteuersatz 7 oder 19 Prozent.
Quelle siehe Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung UStDV § 33 Rechnungen über Kleinbeträge.
Elektronische Übermittlung der Rechnung an den Rechnungsempfänger
Durch Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) sind rückwirkend zum 1. Juli 2011 die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen deutlich reduziert worden. Der Rechnungsaussteller ist nunmehr - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers … zur elektronischen Übermittlung der Rechnung - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt.
Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder eines elektronischen Datenaustauschverfahrens (EDI) ist für die elektronische Übermittlung einer Rechnung nur noch optional und nicht mehr verpflichtend.
Tipp: Für kleine und mittlere Unternehmen ist die Übermittlung der Rechnung auf dem elektronischen Weg von Vorteil, da erheblich Porto gespart werden kann. Auch muss die Datei nicht mehr wie früher mit einer qualifizierten Signatur verschickt werden.
Gegenüber dem früher als Alternative nur zugelassenen Fax kann der Empfänger jetzt einen Mail-Anhang in bester Qualität (wie das Original) erhalten.
Erfahrungsgemäß verlangen nach wie vor Rechnungsempfänger eine "Originalrechnung". Das Original ist in diesem Fall die Datei auf dem PC des Rechnungserstellers. Doch Vorsicht: Oft ist die Verteilung der Rechnung auf elektronischem Weg mit erhöhtem Mahnaufwand verbunden (Gründe: nicht erhalten, übersehen, im Spam-Filter gelandet, nicht erhalten haben wollen etc.)- und damit Personalaufwand, der den Porto-Aufwand schnell übersteigen kann.
Aufbewahrungsfristen von Rechnungen
Eine Rechnungskopie muss der Unternehmer zu den Akten nehmen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Ausstellung und beträgt zehn Jahre, bei Privatpersonen 2 Jahre.
Eingangsrechnungen unterliegen dem gleichen Recht. Die Verpflichtung zur Rechnungslegung besteht auch bei der Ausführung von steuerfreien Leistungen. Verstöße gegen Rechnungsausstellungspflicht werden mit Bußgeld geahndet.
Dies bedeutet weiterhin die Aufbewahrung und Prüffähigkeit der Rechnungen gemäß GDPdU.
Neue Rechnungserstellung nach Erbringung einer Leistung
Was ist das Reverse-Charge-Verfahren
Beim Reverse-Charge-Verfahrens darf der leistende Unternehmer dem Leistungsempfänger nur den Nettopreis in Rechnung stellen. Daraus entsteht für den Kunden in der Folge eine Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt.
Werbekostenzuschuss Rechnung
Werbekostenzuschüsse sind begehrte, kostenlose Hilfen für die Gastronomie. Aber auch hier muss die Rechnung allen Ansprüchen des Finanzamtes genügen, siehe den Eintrag Werbekostenzuschuss Rechnung.
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Tipps
- Finanznachrichten lesen
- Ist die elektronische Übermittlung der Rechnung gesetzlich erlaubt: ja, siehe oben
- Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) lesen
- Rechnungen unter 250 € - eventuell interessant für Kleinunternehmer wie die Betreiber von Pensionen etc. - müssen wesentlich weniger Ansprüchen genügen.
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